Nieuwe onkostenvergoedingen voor buitenlandse zakenreizen

Wanneer een bedrijfsleider of een werknemer ‘voor het werk’ naar het buitenland gaat, dan zal hij of zij vaak bepaalde uitgaven doen. Denk aan maaltijd- of taxikosten. U kan natuurlijk alle bonnetjes, facturen en betaalbewijzen bijhouden en zo de kosten ‘één op één’ (laten) terugbetalen, maar omwille van praktische redenen is dat niet altijd mogelijk. De werkgever of de vennootschap kan deze kleine kosten ook op forfaitaire wijze vergoeden.

Landenlijst

U kan voor deze forfaitaire onkostenvergoedingen gebruik maken van een ‘landenlijst’. De overheid legt in deze lijst per land en per dag (minstens 10 uur) de precieze bedragen vast van de vergoedingen. Voor het eerst in bijna vijf jaar werd deze lijst nog eens aangepast.

Wanneer deze vergoedingen niet hoger zijn dan de bedragen die op deze landenlijst voorkomen, dan blijven ze voor 100% fiscaal aftrekbaar en wordt u er privé niet op belast.

Voor een dag in Nederland kan u bijvoorbeeld maximaal 98 EUR forfaitair vergoed krijgen, en voor een dag in Duitsland 87 EUR.

Wat zit er in het forfait?

Het forfait dekt de kosten voor maaltijden, drank, plaatselijk vervoer en andere kleine uitgaven ter plaatse. Huisvesting (bijv. hotel) of verplaatsingskosten (bijv. vliegtuig) naar de bestemming zitten hierin niet vervat. Deze kosten mag de werkgever bovenop het dagforfait vergoeden. U zal hiervoor de nodige bewijsstukken moeten bijhouden.

Wanneer u dagelijks of wekelijks zou reizen, en dit dus een belangrijk deel uitmaakt van uw normale beroepsactiviteit, dan kan u helaas geen gebruik maken van de forfaitaire vergoedingen.

De fiscus aanvaardt de bedragen uit de landenlijst ofwel een vast bedrag van 37,18 EUR per dag ongeacht de bestemming. Een werkgever uit de privésector kan dus kiezen tussen twee forfaits.

Soms moet u het forfait verminderen

Indien de werkgever of vennootschap ook hotel- en overnachtingskosten terugbetaalt die bepaalde maaltijden omvatten, dan moet de forfaitaire dagvergoeding verminderd worden met 35% voor een middagmaal en 45% voor een avondmaal.

Lagere vergoeding voor langere dienstreizen

Ook voor zakenreizen die langer duren dan 30 dagen (en maximaal 24 maanden) kan u de landenlijst gebruiken. Al zijn de vergoedingen van deze ‘categorie 2’ wel lager.

Voor een dag in Nederland tijdens een trip van meer dan 30 dagen kan u een maximale onkostenvergoeding krijgen van 59 EUR. Voor Duitsland is dit maximaal 52 EUR.

Logementsvergoeding

Wanneer u in het buitenland moet overnachten dan kan dit bijkomend vergoed worden. Deze logementsvergoeding omvat de verblijfskost en het ontbijt. De terugbetaling gebeurt in principe op basis van de reële kosten per nacht. Bij gebrek aan facturen of bonnetjes kan u de forfaitaire maximale logementsvergoeding uit de landenlijst gebruiken.