Neue Aufwandsentschädigungen für Auslandsdienstreisen
Wenn ein Geschäftsführer oder ein Angestellter „beruflich“ ins Ausland geht, entstehen ihm oft bestimmte Kosten. Denken Sie an Essens- oder Taxikosten. Sie können natürlich alle Belege, Rechnungen und Zahlungsnachweise aufbewahren und so die Kosten „eins zu eins“ erstatten, aber aus praktischen Gründen ist dies nicht immer möglich. Der Arbeitgeber oder das Unternehmen kann diese kleinen Ausgaben auch pauschal erstatten.
Länderliste
Für diese pauschalen Aufwandsentschädigungen können Sie eine „Länderliste“ verwenden. In dieser Liste gibt die Regierung die genauen Beträge der Aufwandsentschädigungen pro Land und pro Tag (mindestens 10 Stunden) an. Zum ersten Mal seit fast fünf Jahren ist diese Liste aktualisiert worden.
Wenn diese Freibeträge die in dieser Länderliste aufgeführten Beträge nicht übersteigen, sind sie zu 100 % steuerlich absetzbar und werden von Ihnen privat nicht besteuert.
So können Sie beispielsweise für einen Tag in den Niederlanden eine pauschale Erstattung von maximal 98 EUR und für einen Tag in Deutschland 87 EUR erhalten.
Was ist im Pauschalbetrag enthalten?
Der Pauschalbetrag deckt die Kosten für Mahlzeiten, Getränke, örtliche Verkehrsmittel und andere kleinere Ausgaben vor Ort. Sie umfasst nicht die Kosten für die Unterkunft (z. B. Hotel) oder die Reisekosten (z. B. Flugzeug) zum Zielort. Der Arbeitgeber kann diese Kosten zusätzlich zu der Tagespauschale erstatten. Hierfür müssen Sie die erforderlichen Belege aufbewahren.
Wenn Sie täglich oder wöchentlich reisen und dies einen wichtigen Teil Ihrer normalen beruflichen Tätigkeit ausmacht, können Sie die Pauschalvergütungen leider nicht nutzen.
Die Steuerbehörden akzeptieren entweder die Beträge der Länderliste oder einen Pauschalbetrag von 37,18 EUR pro Tag, unabhängig vom Bestimmungsland. Ein Arbeitgeber aus dem Privatsektor kann also zwischen zwei Pauschalbeträgen wählen.
Manchmal muss man den Pauschalbetrag reduzieren
Erstattet der Arbeitgeber oder das Unternehmen auch Hotel- und Übernachtungskosten, die bestimmte Mahlzeiten einschließen, so ist das pauschale Tagegeld für eine Mittagsmahlzeit um 35 % und für eine Abendmahlzeit um 45 % zu kürzen.
Geringere Zulage für längere Dienstreisen
Sie können die Länderliste auch für Geschäftsreisen verwenden, die länger als 30 Tage (und bis zu 24 Monate) dauern. Allerdings sind die Gebühren für diese „Kategorie 2“ niedriger.
Für einen Tag in den Niederlanden bei einer Reise von mehr als 30 Tagen können Sie eine maximale Aufwandsentschädigung von 59 EUR erhalten. Für Deutschland liegt der Höchstbetrag bei 52 EUR.
Übernachtungsgeld
Wenn Sie im Ausland übernachten müssen, kann dies zusätzlich erstattet werden. Dieses Übernachtungsgeld umfasst die Kosten für Unterkunft und Frühstück. Die Erstattung erfolgt grundsätzlich auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten pro Nacht. Liegen keine Rechnungen oder Belege vor, können Sie die maximale Übernachtungspauschale aus der Länderliste verwenden.