Nowe kwoty zwrotów kosztów zagranicznych podróży służbowych

Kiedy dyrektor firmy lub pracownik wyjeżdża za granicę w celu służbowym, często ponosi pewne wydatki, przykładowo na posiłki lub przejazdy taksówką. Można wtedy oczywiście zachowywać wszystkie rachunki, faktury i dowody zapłaty i w ten sposób zwracać koszty „pojedynczo”, ale ze względów praktycznych nie zawsze jest to możliwe. Pracodawca lub firma ma również możliwość zwracać koszty tych drobnych wydatków na zasadzie ryczałtu.

Lista krajów

W przypadku ryczałtowych zwrotów kosztów można skorzystać z tzw. „listy krajów„. W wykazie tym rząd belgijski określa dokładne kwoty diet dla poszczególnych krajów na jeden dzień pobytu (o długości co najmniej 10 godzin). Po raz pierwszy od prawie pięciu lat lista ta została zaktualizowana.

Jeśli zwroty kosztów podróży służbowych nie przekroczą kwot widniejących na tej liście krajów, pozostaną w 100% kosztem uzyskania przychodu i nie zostaną opodatkowane.

Przykładowo, za dzień pobytu w Holandii można otrzymać maksymalnie 98 euro ryczałtu, a za dzień pobytu w Niemczech 87 euro.

Co wchodzi w skład ryczałtu?

 Ryczałt obejmuje koszty posiłków, napojów, transportu lokalnego i innych drobnych wydatków na miejscu. Nie obejmuje on zakwaterowania (np. hotel) ani kosztów podróży (np. samolotem) do miejsca docelowego. Pracodawca może zwrócić te koszty dodatkowo oprócz dziennej stawki ryczałtowej. W tym celu należy jednak zachować dokumenty potwierdzające.

Niestety, jeśli podróże zagraniczne odbywają się codziennie lub co tydzień, czyniąc z tego integralny element aktywności zawodowej, nie ma możliwości skorzystania ze zwrotów ryczałtowych.

Organy podatkowe akceptują kwoty z listy krajów lub też stawkę ryczałtową w wysokości 37,18 EUR za dzień, niezależnie od celu podróży. Pracodawca z sektora prywatnego może zatem wybrać jedną z dwóch stawek ryczałtowych.

Zmniejszona kwota ryczałtu

Jeżeli pracodawca lub firma zwraca również koszty zakwaterowania, które obejmują określone posiłki, zryczałtowaną stawkę dzienną należy zmniejszyć o 35% w przypadku, gdy jest to lunch i 45% w przypadku kolacji.

Niższe zwroty za dłuższe podróże służbowe

Z listy krajów można korzystać także w przypadku podróży służbowych dłuższych niż 30 dni (i trwających do 24 miesięcy), aczkolwiek zwroty za te dłuższe podróże należące do „kategorii 2” są niższe.

Za dzień pobytu w Holandii podczas podróży dłuższej niż 30 dni można otrzymać maksymalnie 59 EUR zwrotu kosztów. W przypadku Niemiec maksymalna kwota wynosi 52 EUR.

Zwrot kosztu zakwaterowania

 Jeśli pracownik nocuje za granicą, koszt ten może być dodatkowo zwrócony. Zwrot kosztu zakwaterowania obejmuje koszt noclegu i śniadania. Zasadniczo zwrot kosztów odbywa się na podstawie rzeczywistego kosztu za jedną noc. W przypadku braku faktur lub rachunków można zastosować zryczałtowany maksymalny zwrot kosztów zakwaterowania zgodnie z listą krajów.