Wat betekent de verplichte Belgische e-facturatie via Peppol voor buitenlandse bedrijven?
België heeft sinds 1 januari 2026 de verplichting ingevoerd om gestructureerde elektronische facturen via het Peppol-netwerk te verzenden en te ontvangen. Bent u niet in België gevestigd, maar doet u zaken in België, dan stelt zich de vraag of deze wijziging ook een impact heeft op uw onderneming? Wij zochten het voor u uit.
WAT IS EEN “GESTRUCTUREERDE ELEKTRONISCHE FACTUUR”?
Een factuur in Pdf-formaat die men via e-mail verstuurt is weliswaar een elektronische factuur, maar het is daarom nog geen gestructureerde elektronische factuur. De gestructureerde elektronische factuur is een specifieke variant van de elektronische factuur die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt. Ze wordt in het PEPPOL BIS-formaat gegenereerd en via het PEPPOL-netwerk verzonden. PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement Online. Eventuele afwijkingen zijn mogelijk mits beide partijen hiermee akkoord gaan. In dergelijke gevallen moeten de facturen echter nog steeds voldoen aan de Europese normen inzake semantiek en syntaxis.
GELDT DE VERPLICHTING TOT E-FACTURATIE OOK VOOR BUITENLANDSE ONDERNEMERS?
De verplichte gestructureerde elektronische facturatie tussen ondernemingen (B2B) is gestart sinds 1 januari 2026 en geldt wanneer de volgende drie criteria gezamenlijk zijn vervuld:
Wie moet uitreiken?
De verplichting tot uitreiking van gestructureerde elektronische facturen geldt in principe voor alle in België gevestigde ondernemingen, enkele uitzonderingen buiten beschouwing gelaten. Buitenlandse ondernemingen die in België over een vaste inrichting beschikken, worden gelijkgesteld met een in België gevestigde btw-plichtige en moeten dus een gestructureerde elektronische factuur uitreiken voor zover de overige voorwaarden vervuld zijn.
Btw-plichtigen die niet in België gevestigd zijn, zijn er dus niet toe gehouden gestructureerde elektronische facturen uit te reiken, zelfs niet wanneer ze in België voor btw-doeleinden zijn geïdentificeerd, al dan niet met aanstelling van een aansprakelijk vertegenwoordiger.
Wie moet kunnen ontvangen?
De verplichting tot ontvangen van gestructureerde elektronische facturen geldt in principe voor alle in België gevestigde ondernemingen, enkele uitzonderingen buiten beschouwing gelaten. Buitenlandse ondernemingen die in België over een vaste inrichting beschikken, worden gelijkgesteld met een in België gevestigde btw-plichtige en moeten dus een gestructureerde elektronische factuur ontvangen voor zover de overige voorwaarden vervuld zijn.
Btw-plichtigen die niet in België gevestigd zijn, zijn er dus niet toe gehouden gestructureerde elektronische facturen te ontvangen, zelfs niet wanneer ze in België voor btw-doeleinden zijn geïdentificeerd, al dan niet met aanstelling van een aansprakelijk vertegenwoordiger.
Voor welke handelingen?
Men moet niet voor alle handelingen een gestructureerde elektronische factuur uitreiken of ontvangen. Er zijn diverse technische beperkingen. In grote lijnen komt het erop neer dat het enkel moet voor lokale leveringen van goederen en diensten die voor btw-doeleinden in België plaatsvinden en niet zijn vrijgesteld op grond van artikel 44 WBTW en voor zover de goederen niet vanuit België worden verzonden of vervoerd naar een andere lidstaat of naar een plaats buiten de EU. Bovendien geldt de verplichting enkel wanneer België de bevoegde lidstaat is om de facturatieregels vast te stellen.
CONCLUSIE
Uit de combinatie van voormelde criteria kunnen we afleiden dat buitenlandse ondernemingen die niet over een vaste inrichting voor btw-doeleinden beschikken in België:
- geen gestructureerde elektronische facturen moeten uitreiken;
- geen gestructureerde elektronische facturen moeten ontvangen.
Valt uw buitenlandse onderneming onder de verplichting om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken en/of te ontvangen? Dan doet u er goed aan de vereiste stappen te ondernemen.
Wenst u meer informatie over deze wetgeving of wenst u hulp bij de overstap naar gestructureerde elektronische informatie? Onze specialisten bij Van Havermaet staan u graag te woord!