Werken op Belgische werven: wanneer hoeft u minder bedrijfsvoorheffing door te storten?

Voert uw buitenlandse onderneming bouw-, installatie-, onderhouds-, herstellings- of reinigingswerken uit op locaties in België? Dan hoeft zij mogelijk een deel van de ingehouden bedrijfsvoorheffing niet door te storten aan de Belgische fiscus. Dat kan een aanzienlijk financieel voordeel opleveren.

Aan deze fiscale regeling zijn wel strikte voorwaarden verbonden. Ook de bewijslast is de voorbije jaren aangescherpt. Een correcte toepassing vereist daarom een nauwkeurige opvolging en grondige documentatie. Hieronder zetten we de toepassingsvoorwaarden, de berekening van het voordeel en de vereiste bewijsstukken overzichtelijk voor u op een rij.

Toepassingsvoorwaarden

Om in aanmerking te komen voor de vermindering bedrijfsvoorheffing voor werken in onroerende staat, dienen buitenlandse ondernemingen cumulatief aan volgende voorwaarden te voldoen:

1. De betrokken werknemers zijn tewerkgesteld in een ploeg

Voor werkzaamheden in onroerende staat wordt onder “ondernemingen waar ploegenarbeid wordt verricht” verstaan: ondernemingen waarin werken in onroerende staat door één of meerdere ploegen wordt uitgevoerd, waarbij elke ploeg uit minstens twee personen bestaat die hetzelfde of complementair werk qua inhoud en omvang verrichten op locatie.

Een ploeg moet bestaan uit minstens twee personen, maar niet noodzakelijk uit twee werknemers. Een ploeg kan ook gevormd worden door bv. een zelfstandige/bedrijfsleider en zijn werknemer. De vermindering kan echter louter voor werknemers (en niet voor zelfstandigen) toegepast worden. Studenten of leerlingen in alternerende opleiding mogen niet mee in aanmerking genomen worden om te bepalen of er sprake is van een ploeg.

2. Het betreft werken in onroerende staat

De vrijstelling geldt enkel voor werken die kwalificeren als “werken in onroerende staat” volgens de btw-regelgeving.

Het is dus essentieel dat de aard van de uitgevoerde werken correct kan worden aangetoond. Een algemene verwijzing naar de activiteiten van de onderneming of naar de functietitels van werknemers is onvoldoende om aan de vereisten te voldoen.

3. De betrokken werknemers worden op locatie tewerkgesteld

Werken in onroerende staat die worden uitgevoerd door een ploeg op een werf bij een klant van de werkgever, worden aangemerkt als werken op locatie.

Werken die door een ploeg worden uitgevoerd op de hoofdzetel of een vestigingseenheid of in een atelier of magazijn van de werkgever, worden daarentegen niet beschouwd als werken op locatie.

4. Het bruto uurloon van de betrokken werknemers bedraagt minstens 17,64 EUR (kalenderjaar 2026).

Om voor de vrijstelling in aanmerking te komen, moet het bruto uurloon van de werknemer minstens 17,64 EUR bedragen voor de lonen van het jaar 2026. Dit bedrag wordt elk jaar op 1 januari geïndexeerd volgens de afgevlakte gezondheidsindex. Het loon waarmee rekening gehouden moet worden, is het bruto uurloon vóór inhouding van de persoonlijke sociale zekerheidsbijdragen zoals men kan terugvinden in de arbeidsovereenkomst.

5. Werfmelding 30bis

Vanaf 1 april 2022 kan een werkgever alleen gebruikmaken van het voordeel wanneer, in gevallen waarin dit verplicht is, de werfmelding “30 bis” voor werken in onroerende staat correct werd ingediend.

Indien de werfmelding niet verplicht is, blijft alles ongewijzigd en kan de werkgever het voordeel blijven ontvangen, mits aan de overige voorwaarden wordt voldaan.

6. 1/3e regel

Ondernemingen kunnen de vrijstelling enkel toepassen voor werknemers die in de betrokken maand minstens één derde van hun totale arbeidstijd (uitgedrukt in uren) werken in onroerende staat in ploegen op locatie hebben verricht.

Om te bepalen of aan de 1/3-norm wordt voldaan, wordt gebruikgemaakt van de volgende breukformule op basis van de gepresteerde uren:

• de teller: het aantal daadwerkelijk in ploegverband gepresteerde arbeidsuren, evenals de uren waarin de uitvoering van de arbeidsovereenkomst werd geschorst maar het loon door de werkgever werd doorbetaald, mits kan worden aangetoond dat de betrokken werknemer overeenkomstig zijn arbeidsregeling in ploegverband werken in onroerende staat op locatie zou hebben uitgevoerd;
• de noemer: het totaal aantal effectief gepresteerde arbeidsuren evenals het totale aantal uren waarvoor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst werd geschorst maar waarvoor het loon werd doorbetaald.

Wordt de drempel niet gehaald, dan kan de vrijstelling voor die werknemer in die maand niet worden toegepast.

Welke werkzaamheden komen in aanmerking?

De vrijstelling kan uitsluitend genoten worden voor werknemers die volgende werken uitvoeren:

1. Het bouwen, het verbouwen, het afwerken, het inrichten, het herstellen, het onderhouden, het reinigen en het afbreken, geheel of ten dele, van een uit zijn aard onroerend goed.

Daarnaast de handeling die erin bestaat een roerend goed te leveren en het op zodanige wijze aan te brengen aan een onroerend goed dat het onroerend uit zijn aard wordt.

Een onroerend goed is de grond en de gebouwen op deze grond en deze zijn dus niet-verplaatsbaar;

2. Andere handelingen, die met werk in onroerende staat worden gelijkgesteld:

a. iedere handeling die tot voorwerp heeft zowel de levering als de aanhechting aan een gebouw:

• van de bestanddelen of een gedeelte van de bestanddelen van een installatie voor centrale verwarming of airconditioning, daaronder begrepen de branders, de reservoirs en de regel- en controletoestellen verbonden aan de ketels of aan de radiatoren;
• van de bestanddelen of een gedeelte van de bestanddelen van een sanitaire installatie van een gebouw en, meer algemeen, van alle vaste toestellen voor sanitair of hygiënisch gebruik aangesloten op een waterleiding of een riool;
• van de bestanddelen of een gedeelte van de bestanddelen van een elektrische installatie van een gebouw, met uitzondering van toestellen voor de verlichting en van lampen;
• van de bestanddelen of een gedeelte van de bestanddelen van een elektrische belinstallatie, van brandalarmtoestellen, van alarmtoestellen tegen diefstal en van een huistelefoon;
• van opbergkasten, gootstenen, gootsteenkasten en meubels met ingebouwde gootsteen, wastafels en meubels met ingebouwde wasbak, zuigkappen, ventilators en luchtverversers waarmee een keuken of badkamer is uitgerust;
• van luiken, rolluiken en rolgordijnen die aan de buitenkant van het gebouw geplaatst worden;

b. iedere handeling die tot voorwerp heeft zowel de levering van wandbekleding of vloerbedekking als de plaatsing ervan in een gebouw, ongeacht of die bekleding of bedekking aan het gebouw wordt vastgehecht of eenvoudig ter plaatse op maat wordt gesneden volgens de afmetingen van de te bedekken oppervlakte;

c. ieder werk dat bestaat in het aanhechten, het plaatsen, het herstellen, het onderhouden en het reinigen van goederen bedoeld in a. of b. hierboven.

Bedrag vrijstelling

Voor ondernemingen die aan de bovenstaande voorwaarden voldoen, geldt dat zij 18% van de belastbare bezoldigingen van de betrokken werknemers niet hoeven door te storten als bedrijfsvoorheffing. Uit de berekeningsbasis worden premies (anders dan de ploegenpremie, waaronder o.m. eindejaarspremies), vakantiegeld en achterstallige bezoldigingen uitgesloten.

De berekening gebeurt niet per werknemer afzonderlijk, maar op het totaal van alle belastbare bezoldigingen van de in aanmerking komende werknemers. Indien er voor een werknemer nog een overschot aan vrijstelling bestaat, kan dit overschot worden overgeheveld naar één of meerdere andere werknemers om daar de bedrijfsvoorheffing te verminderen.

Het vrijstellingsbedrag is echter beperkt tot de bedrijfsvoorheffing die effectief werd ingehouden op de belastbare bezoldigingen waarop de vrijstelling van toepassing is.

Bewijslast en documentatie

Om de vrijstelling te kunnen toepassen, moet de werkgever kunnen aantonen dat aan de hierboven vermelde voorwaarden voor de vrijstelling is voldaan. Het moet duidelijk worden aangetoond dat de werknemers daadwerkelijk werken in onroerende staat hebben uitgevoerd, dat zij dit deden in ploegverband, dat zij hetzelfde of complementair werk verrichtten, én dat deze werkzaamheden op de betreffende locatie en binnen de relevante periode plaatsvonden.

Sinds april 2022 is de bewijslast aanzienlijk aangescherpt, waarbij de administratie specifiek en controleerbaar bewijs verlangt. In de praktijk houdt dit in dat contracten, lastenboeken, werkopdrachten, werfverslagen, taakverdelingen en andere ondersteunende documenten zorgvuldig moeten worden bewaard. De volledige bewijslast ligt immers bij de werkgever.

Verder moet de werkgever een nominatieve lijst ter beschikking houden van de administratie, met voor elke werknemer de volledige identiteit en de periode van het jaar waarin hij ploegenarbeid heeft verricht. De administratie mag op elk moment de juistheid van deze gegevens controleren en daarvoor de nodige bewijsstukken opvragen en onderzoeken.

Voor elke locatie waar in ploegverband werken in onroerende staat worden uitgevoerd, moet kunnen worden aangetoond dat de 30bis-aanmelding is gedaan of dat deze niet vereist is.

Wat betreft de aangifte bedrijfsvoorheffing, is de werkgever die van de vrijstelling geniet verplicht om een dubbele aangifte in te dienen: een globale aangifte 274.10 en een specifieke aangifte met code 57.

Aftopping van de vrijstelling

Vanaf 1 januari 2027 zal er een correctiefactor worden toegepast. Dit zorgt ervoor dat het vrijstellingsbedrag lager zal liggen en er bijgevolg meer bedrijfsvoorheffing zal moeten worden doorgestort.

De correctiefactor bedraagt:

• 97% voor bezoldigingen betaald of toegekend tussen 1 januari 2027 en 31 december 2027;
• 93,35% voor bezoldigingen betaald of toegekend tussen 1 januari 2028 en 31 december 2028;
• 95,9% voor bezoldigingen betaald en toegekend vanaf 1 januari 2029.

Het is vandaag nog onduidelijk of het percentage na 2029 zal worden vastgezet of nog zal worden aangepast.

De algemene berekeningswijze van de vrijstelling wijzigt niet.

Conclusie

De vermindering van doorstorting van bedrijfsvoorheffing kan een belangrijke financiële hefboom vormen, maar vraagt om een zorgvuldige, goed onderbouwde en gedocumenteerde aanpak om discussies met de fiscus omtrent de toepassing te vermijden.

Wilt u weten of uw huidige documentatie voldoet, of ontdekken wat de vrijstelling van bedrijfsvoorheffing voor werken in onroerende staat voor uw onderneming kan betekenen? Onze specialisten staan klaar om u te ondersteunen.