Was bedeutet die verpflichtende belgische E-Rechnung über Peppol für ausländische Unternehmen?

Seit dem 1. Januar 2026 hat Belgien die Verpflichtung eingeführt, strukturierte elektronische Rechnungen über das Peppol-Netzwerk zu senden und zu empfangen. Wenn Sie nicht in Belgien ansässig sind, aber in Belgien Geschäfte machen, stellt sich die Frage, ob diese Änderung auch Auswirkungen auf Ihr Unternehmen hat? Wir haben es für Sie überprüft. 

WAS IST EINE „STRUKTURIERTE ELEKTRONISCHE RECHNUNG“? 

Eine Rechnung im PDF-Format, die per E-Mail versandt wird, ist tatsächlich eine elektronische Rechnung, aber keine strukturierte elektronische Rechnung. Die strukturierte elektronische Rechnung ist eine spezielle Variante der elektronischen Rechnung, die eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie wird im PEPPOL-BIS-Format erzeugt und über das PEPPOL-Netz übertragen. PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement Online. Abweichungen sind möglich, sofern beide Parteien dem zustimmen. In solchen Fällen müssen die Rechnungen jedoch weiterhin den europäischen Standards für Semantik und Syntax entsprechen. 

GILT DIE VERPFLICHTUNG ZUR E-RECHNUNG AUCH FÜR AUSLÄNDISCHE UNTERNEHMER? 

Die verpflichtende strukturierte elektronische Abrechnung zwischen Unternehmen (B2B) begann am 1. Januar 2026 und gilt, wenn die folgenden drei Kriterien gemeinsam erfüllt sind: 

Wer sollte die E-Rechnung erstellen?

Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur Ausstellung strukturierter elektronischer Rechnungen für alle in Belgien gegründeten Unternehmen, mit wenigen Ausnahmen. Ausländische Unternehmen, die eine feste Niederlassung in Belgien haben, werden genauso behandelt wie ein in Belgien ansässiger Mehrwertsteuerzahler und müssen daher eine strukturierte elektronische Rechnung ausstellen, sofern die anderen Bedingungen erfüllt sind. 

Mehrwertsteuerpflichtige, die nicht in Belgien ansässig sind, sind daher nicht verpflichtet, strukturierte elektronische Rechnungen auszustellen, selbst wenn sie für Mehrwertsteuerzwecke in Belgien identifiziert werden, mit oder ohne Ernennung eines verantwortlichen Vertreters. 

Wer sollte E-Rechnungen empfangen können?

Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zum Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen für alle in Belgien gegründeten Unternehmen, mit wenigen Ausnahmen. Ausländische Unternehmen, die eine feste Niederlassung in Belgien haben, werden genauso behandelt wie ein in Belgien ansässiger Mehrwertsteuerzahler und müssen daher eine strukturierte elektronische Rechnung erhalten, sofern die anderen Bedingungen erfüllt sind. 

Mehrwertsteuerpflichtige, die nicht in Belgien ansässig sind, sind daher nicht verpflichtet, strukturierte elektronische Rechnungen zu erhalten, selbst wenn sie für Mehrwertsteuerzwecke in Belgien identifiziert sind, mit oder ohne Ernennung eines verantwortlichen Vertreters. 

Für welche Aktionen gelten E-Rechnungen? 

Man muss nicht für alle Transaktionen eine strukturierte elektronische Rechnung ausstellen oder erhalten. Es gibt mehrere technische Einschränkungen. Im Großen und Ganzen muss dies nur für lokale Lieferungen von Waren und Dienstleistungen erfolgen, die in Belgien zu Mehrwertsteuerzwecken erfolgen und nicht nach Artikel 44 des Mehrwertsteuergesetzes befreit sind und insofern die Waren nicht von Belgien in einen anderen Mitgliedstaat oder an einen Ort außerhalb der EU verschifft oder transportiert werden. Außerdem gilt die Verpflichtung nur, wenn Belgien der zuständige Mitgliedstaat ist, um die Rechnungsregeln festzulegen. 

Fazit 

Aus der Kombination der oben genannten Kriterien können wir ableiten, dass ausländische Unternehmen, die in Belgien keine feste Mehrwertsteuer haben: 

• keine strukturierten elektronischen Rechnungen ausstellen müssen; 

• Erhalten Sie strukturierte elektronische Rechnungen. 

Ist Ihr ausländisches Unternehmen verpflichtet, strukturierte elektronische Rechnungen auszustellen und/oder zu empfangen? Dann ist es ratsam, die erforderlichen Schritte zu unternehmen. 

Möchten Sie mehr Informationen zu dieser Gesetzgebung oder Hilfe beim Übergang zu strukturierten elektronischen Informationen? Unsere Spezialisten bei Van Havermaet helfen Ihnen gerne weiter!