Konsekwencje obowiązku e-fakturacji za pośrednictwem Peppol dla przedsiębiorstw zagranicznych?
W Polsce funkcjonuje odrębna platforma do e-fakturowania, KSeF, która nie jest częścią europejskiej sieci Peppol. W Belgii e-fakturowanie za pośrednictwem Peppol jest obowiązkowe, co oznacza, że przedsiębiorstwa nieposiadające siedziby w Belgii — w tym firmy polskie — muszą dostosować się do innych zasad działania. Poniżej przedstawiamy, jakie konsekwencje dla przedsiębiorstw spoza Belgii ma belgijski system Peppol.
Od 1 stycznia 2026 w Belgii obowiązuje wymóg wystawiania i otrzymywania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych za pośrednictwem sieci Peppol. Jeśli nie mają Państwo siedziby w Belgii, ale prowadzą tam działalność, pojawia się pytanie, czy ta zmiana ma również wpływ na działalność Państwa firmy. Przedstawiamy naszą analizę.
CZYM JEST „USTRUKTURYZOWANA FAKTURA ELEKTRONICZNA”?
Faktura w formacie PDF wysyłana pocztą elektroniczną jest wprawdzie fakturą elektroniczną, ale nie oznacza to, że jest to ustrukturyzowana faktura elektroniczna. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna to szczególny rodzaj faktury elektronicznej, który umożliwia jej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie. Jest ona generowana w formacie PEPPOL BIS i wysyłana za pośrednictwem sieci PEPPOL. Skrót PEPPOL pochodzi od Pan-European Public Procurement Online. Ewentualne odstępstwa od formatu są dopuszczalne, o ile obie strony wyrażą na to zgodę. W takich przypadkach faktury muszą jednak nadal spełniać europejskie normy dotyczące semantyki i składni.
CZY OBOWIĄZEK WYSTAWIANIA FAKTUR ELEKTRONICZNYCH DOTYCZY RÓWNIEŻ PRZEDSIĘBIORCÓW ZAGRANICZNYCH?
Ustrukturyzowane fakturowanie elektroniczne między przedsiębiorstwami (B2B) obowiązuje od 1 stycznia 2026 i ma zastosowanie, gdy spełnione są łącznie następujące trzy kryteria:
Kto ma obowiązek wystawiać faktury?
Obowiązek wystawiania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych dotyczy zasadniczo wszystkich przedsiębiorstw mających siedzibę w Belgii, z nielicznymi wyjątkami. Przedsiębiorstwa zagraniczne posiadające stały zakład w Belgii są traktowane na równi z podatnikami VAT mającymi siedzibę w Belgii i muszą zatem wystawiać ustrukturyzowane faktury elektroniczne, o ile spełnione są pozostałe warunki.
Podatnicy VAT, którzy nie mają siedziby w Belgii, nie są zatem zobowiązani do wystawiania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, nawet jeśli zostali zidentyfikowani w Belgii do celów VAT, niezależnie od tego, czy wyznaczyli przedstawiciela VAT.
Kto musi być w stanie je odbierać?
Obowiązek przyjmowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych dotyczy zasadniczo wszystkich przedsiębiorstw mających siedzibę w Belgii, z nielicznymi wyjątkami. Przedsiębiorstwa zagraniczne posiadające stały zakład w Belgii są traktowane na równi z podatnikami VAT mającymi siedzibę w Belgii i muszą zatem otrzymywać ustrukturyzowane faktury elektroniczne, o ile spełnione są pozostałe warunki.
Podatnicy VAT, którzy nie mają siedziby w Belgii, nie są zatem zobowiązani do przyjmowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, nawet jeśli zostali zarejestrowani w Belgii do celów VAT, niezależnie od tego, czy wyznaczyli przedstawiciela VAT.
W odniesieniu do jakich transakcji?
Nie we wszystkich transakcjach należy wystawiać lub otrzymywać ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną. Występują tu pewne ograniczenia techniczne. Ogólnie rzecz biorąc, obowiązek dotyczy wyłącznie lokalnych dostaw towarów i usług, które mają miejsce w Belgii dla celów podatku VAT i nie są zwolnione na podstawie art. 44 Kodeksu VAT, o ile towary nie są wysyłane lub transportowane z Belgii do innego państwa członkowskiego lub do miejsca poza UE. Ponadto obowiązek ten ma zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy Belgia jest państwem członkowskim właściwym do ustanowienia zasad fakturowania.
Wniosek
Na podstawie powyższych kryteriów można wywnioskować, że przedsiębiorstwa zagraniczne, które nie posiadają stałego zakładu w Belgii dla celów podatku VAT:
- nie mają obowiązku wystawiania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych;
- nie mają obowiązku przyjmowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.
Czy Państwa zagraniczna firma podlega obowiązkowi wystawiania i/lub otrzymywania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych? Jeśli tak, należy podjąć stosowne kroki.
Czy potrzebują Państwo więcej informacji na temat tych przepisów lub pomocy w przejściu na ustrukturyzowane fakturowanie elektroniczne? Specjaliści Van Havermaet służą pomocą.