Nieuwe regels voor registratie van EU-werknemers vanaf 1 september 2025

EU-onderdanen, die naar België gedetacheerd worden, zijn verplicht om zich in te schrijven bij hun Belgische gemeente. Vanaf 1 september 2025 is er een belangrijke verandering in de procedure voor het aanvragen van een verklaring van inschrijving.

Waar men vroeger nog drie maanden (plus eventueel één extra maand) de tijd had om ontbrekende documenten na te sturen, moet de werknemer vanaf die datum alles meteen volledig indienen. Geen uitzondering meer: wie niet alle vereiste documenten overhandigt, kan geen aanvraag opstarten.

Wat verandert er?

• Tot 31 augustus 2025: Een werknemer kon zich inschrijven bij de gemeente en ontbrekende documenten nog tot 3 maanden later indienen.
• Vanaf 1 september 2025: Alle vereiste bewijsstukken moeten meteen bij de eerste aanvraag aanwezig zijn. Ontbreekt er iets, dan wordt de aanvraag onmiddellijk geweigerd.

Voorbeeld

Een Poolse werknemer wordt gedetacheerd om in Antwerpen te werken. Tot voor kort kon hij zich inschrijven met een arbeidsovereenkomst en later bijkomende documenten indienen. Vanaf september 2025 moet hij ervoor zorgen dat alle stukken bij het eerste loketbezoek aanwezig zijn – bijvoorbeeld ook het bewijs van tewerkstelling én het bewijs van een ziektekostenverzekering.

Belangrijk voor werkgevers

De Belgische wet hanteert een strikte lijst van toegestane bewijsstukken. Hoewel het EU-recht meer ruimte laat, weigeren gemeenten vaak alles wat niet exact overeenkomt met de officiële lijst. Dit kan problemen opleveren bij bijvoorbeeld alternatieve contractvormen of atypische bewijsstukken.

Advies

• Bereid de inschrijving voor vóór vertrek naar België.
• Zorg dat je werknemer alle vereiste documenten bij zich heeft op dag één.
• Neem bij voorkeur vooraf contact op met de ontvangende gemeente om hun interpretatie van de lijst te checken.
• Indien mogelijk, plan het eerste gemeentebezoek meteen na aankomst om vertraging te vermijden

In de praktijk

We merken dat de Belgische opdrachtgevers steeds vaker verwachten dat alle werknemers van de buitenlandse onderaannemers, of het nu EU-burgers of niet-EER onderdanen zijn, hun inschrijving bij de gemeente meteen na aankomst in orde brengen en hen de bewijzen ervan voorleggen. Dit wordt ongetwijfeld gedaan in het kader van de nakende zorgvuldigheidsplicht, die vanaf 1 januari 2026 in werking zal treden. Met andere woorden, correcte inschrijving bij de gemeente is zeker geen nutteloze handeling, zoals velen nog steeds denken.