Nowe zasady rejestracji pracowników z UE od 1 września 2025

Obywatele UE delegowani do Belgii muszą rejestrować się w belgijskim urzędzie gminy pobytu. Od 1 września 2025 nastąpiła istotna zmiana w procedurze ubiegania się o „zaświadczenie o rejestracji”.

Podczas gdy wcześniej wnioskodawcy mieli trzy miesiące (z możliwością przedłużenia o dodatkowy miesiąc) na dostarczenie brakujących dokumentów, od września 2025 pracownicy  mają obowiązek dostarczyć wszystkie dokumenty od razu. Nie będzie już wyjątków: każdy, kto nie przedłoży wszystkich wymaganych dokumentów, nie będzie mógł rozpocząć procesu rejestracji.

Co się zmieniło?

• Do 31 sierpnia 2025: Pracownik mógł zgłosić się do urzędu gminy i dostarczyć brakujące dokumenty do 3 miesięcy od pierwszego zgłoszenia.
• Od 1 września 2025: Wszystkie wymagane dokumenty należy złożyć niezwłocznie wraz z początkowym wnioskiem. Jeśli czegokolwiek zabraknie, wniosek zostanie natychmiast odrzucony.

Przykład

Polski pracownik jest delegowany do pracy w Antwerpii. Do niedawna mógł  zarejestrować się z umową o pracę i uzupełnić dokumenty później. Od września 2025 musi przedłożyć wszystkie dokumenty już podczas pierwszej wizyty w urzędzie – na przykład: potwierdzenie zatrudnienia i potwierdzenie ubezpieczenia zdrowotnego.

Ważne dla pracodawców

Prawo belgijskie określa ścisłą listę akceptowanych dokumentów. Mimo że prawo unijne daje większą elastyczność, urzędy lokalne często odrzucają wszystko, co nie odpowiada w pełni oficjalnej liście. Może to powodować problemy, np. w przypadku alternatywnych form umów czy nietypowych dokumentów.

Zalecenia

• Przygotuj się do rejestracji jeszcze przed wyjazdem do Belgii.
• Upewnij się, że Twój pracownik ma wszystkie wymagane dokumenty od pierwszego dnia pobytu.
• Najlepiej wcześniej skontaktować się z przyjmującym urzędem, aby sprawdzić jego interpretację listy dokumentów.
• Jeśli to możliwe, umów pierwszą wizytę w urzędzie zaraz po przyjeździe, aby uniknąć opóźnień.

W praktyce

Zauważyliśmy, że belgijscy wykonawcy coraz częściej oczekują, że wszyscy pracownicy zagranicznych podwykonawców, zarówno obywatele UE, jak i spoza EOG, zarejestrują się w urzędzie bezpośrednio po przyjeździe i przedstawią potwierdzenie rejestracji. Jest to niewątpliwie związane z nadchodzącym obowiązkiem due diligence, który wejdzie w życie 1 stycznia 2026. Innymi słowy, prawidłowa rejestracja w urzędzie gminy to na pewno nie jest zbędny formalizm, jak wielu wciąż sądzi!