Neue Vorschriften für die Registrierung von EU-Arbeitnehmern ab dem 1. September 2025
EU-Bürger, die nach Belgien entsandt werden, sind verpflichtet, sich bei ihrer belgischen Gemeinde anzumelden. Ab dem 1. September 2025 gibt es eine wichtige Änderung im Verfahren zur Beantragung einer Anmeldebescheinigung.
Während man früher noch drei Monate (plus eventuell einen zusätzlichen Monat) Zeit hatte, um fehlende Dokumente nachzureichen, muss der Arbeitnehmer ab diesem Datum alle Unterlagen sofort vollständig einreichen. Keine Ausnahmen mehr: Wer nicht alle erforderlichen Dokumente vorlegt, kann keinen Antrag stellen.
Was ändert sich?
- Bis zum 31. August 2025: Ein Arbeitnehmer konnte sich bei der Gemeinde anmelden und fehlende Dokumente noch bis zu 3 Monate später einreichen.
- Ab dem 1. September 2025: Alle erforderlichen Nachweise müssen bei der ersten Antragstellung vorliegen. Fehlt etwas, wird der Antrag sofort abgelehnt.
Beispiel
Ein polnischer Arbeitnehmer wird nach Antwerpen entsandt, um dort zu arbeiten. Bis vor kurzem konnte er sich mit einem Arbeitsvertrag anmelden und später zusätzliche Dokumente einreichen. Ab dem 1. September 2025 muss er dafür sorgen, dass alle Unterlagen beim ersten Besuch der Gemeinde vorliegen – beispielsweise auch die Arbeitsbescheinigung und der Nachweis einer Krankenversicherung.
Wichtig für Arbeitgeber
Das belgische Recht sieht eine strenge Liste zulässiger Nachweise vor. Obwohl das EU-Recht mehr Spielraum lässt, lehnen die Gemeinden oft alles ab, was nicht genau der offiziellen Liste entspricht. Dies kann beispielsweise bei alternativen Vertragsformen oder atypischen Nachweisen zu Problemen führen.
Empfehlung
- Bereiten Sie die Anmeldung vor der Abreise nach Belgien vor.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitnehmer am ersten Tag alle erforderlichen Dokumente dabei hat.
- Kontaktieren Sie vorzugsweise vorab die zuständige Gemeinde, um deren Auslegung der Liste zu überprüfen.
- Wenn möglich, planen Sie den ersten Besuch bei der Gemeinde unmittelbar nach der Ankunft, um Verzögerungen zu vermeiden.
In der Praxis
Wir stellen fest, dass belgische Auftraggeber zunehmend erwarten, dass alle Mitarbeiter ausländischer Subunternehmer, unabhängig davon, ob es sich um EU-Bürger oder Nicht-EWR-Bürger handelt, ihre Anmeldung bei der Gemeinde unmittelbar nach ihrer Ankunft vornehmen und ihnen die entsprechenden Nachweise vorlegen. Dies geschieht zweifellos im Rahmen der bevorstehenden Sorgfaltspflicht, die am 1. Januar 2026 in Kraft treten wird. Mit anderen Worten: Die korrekte Anmeldung bei der Gemeinde ist keineswegs eine nutzlose Handlung, wie viele immer noch denken.