Het Belgische btw-systeem uitgelegd voor buitenlandse ondernemingen

Wanneer u als onderneming de Belgische markt wilt betreden of vanuit België actief wilt zijn op de bredere Europese markt, krijgt u te maken met het Belgische btw-systeem. Hieronder lichten wij enkele belangrijke verplichtingen toe waarmee u als btw-plichtige in België rekening moet houden, zoals de btw-identificatie, het indienen van periodieke btw-aangiften, de jaarlijkse klantenlisting, het voeren van een boekhouding en het correct uitreiken van facturen.

Europese belasting

De belasting over de toegevoegde waarde (btw) is een indirecte belasting die in België wordt geheven op de levering van goederen en diensten. Net als in de andere Europese lidstaten is het Belgische btw-systeem gebaseerd op de Europese Richtlijn 2006/112/EG. De concrete toepassing en administratieve verplichtingen verschillen echter per lidstaat. In België zijn deze vastgelegd in het Wetboek van de Belasting over de Toegevoegde Waarde, dat in werking trad op 1 januari 1971.

Moet mijn onderneming zich registreren voor btw?

Een onderneming moet zich in principe voor de btw registreren in België zodra zij btw-plichtig is. Zowel Belgische als buitenlandse ondernemingen zijn btw-plichtig wanneer zij goederen leveren of diensten verrichten die in het Belgisch Btw-Wetboek zijn omschreven. Een belastingplichtige doet dit:

• op regelmatige basis
• op zelfstandige basis
• met of zonder winstoogmerk
• hoofdzakelijk of aanvullend
• ongeacht op welke plaats de economische activiteit wordt uitgeoefend

Ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten (zoals bepaalde socio-culturele activiteiten, financiële verrichtingen of medische handelingen, …) en die daardoor geen recht op aftrek inzake btw hebben, zijn in principe niet verplicht zich voor de btw te registreren en mogen geen btw aanrekenen aan hun klanten. Voorgaande ondernemingen moeten zich echter wél registreren wanneer zij Belgische btw verschuldigd zijn, bijvoorbeeld naar aanleiding van intracommunautaire verwervingen van goederen, het afnemen van intracommunautaire diensten of het verrichten van intracommunautaire diensten.

Buitenlandse ondernemingen (d.w.z. ondernemingen met hun woonplaats of statutaire zetel in het buitenland en zonder vaste inrichting in België) zijn verplicht zich voor de btw te registreren wanneer zij in België handelingen verrichten waarvoor zij zelf Belgische btw verschuldigd zijn en waarvoor zij bijgevolg recht op aftrek inzake btw hebben. Buitenlandse ondernemingen die voor hun uitgaande handelingen – die onderworpen zijn aan Belgische btw – steeds ‘btw verlegd’ kunnen factureren, zijn niet gehouden om een Belgisch btw-nummer aan te vragen, zolang dit voor hun inkomende transacties ook niet verplicht is.

Welke verplichtingen heeft een btw-plichtige onderneming?

Een btw-plichtige onderneming (met uitzondering van de volledig vrijgestelde belastingplichtige) moet

• zich identificeren bij de Belgische btw-administratie vóór ze haar activiteiten start
• periodieke btw-aangiften indienen (maand-of kwartaalaangiften)
• de btw die zij aan haar klanten aanrekent, doorstorten
• een jaarlijkse klantenlisting indienen
• een boekhouding voeren en facturen uitreiken

Btw-identificatie

Buitenlandse ondernemingen beschikken over verschillende mogelijkheden om zich voor de btw in België te registreren:

• Rechtstreekse btw-identificatie (RBI);
• Btw-registratie met aanstelling van een aansprakelijk vertegenwoordiger (AVI). Dit is verplicht voor ondernemingen die gevestigd zijn buiten de Europese Unie (uitgezonderd UK en Noorwegen);
• Btw-registratie voor toevallige handelingen zoals beurzen en manifestaties;
• One-Stop-Shop registratie (OSS).

Elk systeem heeft zijn voor- en nadelen. Welke vorm van btw-registratie het meest geschikt is voor uw onderneming, hangt af van de concrete omstandigheden. Na het verkrijgen van een Belgisch btw-nummer moeten elke aangifteperiode bepaalde verplichtingen worden nageleefd.

Periodieke btw-aangifte

Als belastingplichtige bent u verplicht om periodiek uw btw-aangifte in te dienen. In de regel doet u deze aangifte maandelijks. De maandaangifte dient in principe ten laatste te gebeuren op de 20^ste van de maand volgend op de maand waarin de belastbare handelingen hebben plaatsgevonden.

In bepaalde gevallen kan u er echter voor kiezen om de aangifte in te dienen op kwartaalbasis. De kwartaalaangifte dient in principe ten laatste te gebeuren op de 25^ste van de maand volgend op het kwartaal waarin de handelingen hebben plaatsgevonden. U kan ervoor kiezen om uw aangifte in te dienen op kwartaalbasis in de volgende gevallen:

• Uw omzet bedraagt minder dan € 2.500.000,00 per jaar. Hiervoor wordt uw volledige ‘Belgische’ jaaromzet in overweging genomen, dus niet alleen de handelingen die effectief aan de btw worden onderworpen;
• Uw omzet bedraagt minder dan € 250.000,00 per jaar voor het geheel van leveringen van energieproducten, multimedia en landvoertuigen.

Het indienen van een maandaangifte, dan wel een kwartaalaangifte, heeft ook een weerslag op de indieningstermijn van de intracommunautaire opgave. Indien u maandelijks uw btw-aangifte indient, bent u ook verplicht maandelijks een intracommunautaire opgave in te dienen. Indien u uw btw-aangifte per kwartaal indient, mag u de intracommunautaire opgave ook per kwartaal indienen, zolang het totaalbedrag aan intracommunautaire leveringen en verkopen in het kader van driehoeksverkeer gedurende het kwartaal waarop de aangifte betrekking heeft niet hoger is dan € 50.000,00 en deze grens in vorige vier kwartalen ook niet overschreven is.

Intracommunautaire opgave

De intracommunautaire opgave is een controle-instrument waarmee de belastingdiensten van verschillende lidstaten inlichtingen aangaande intracommunautaire transacties kunnen uitwisselen.

Als btw-plichtige bent u verplicht een intracommunautaire opgave in te dienen, tenzij u in de afgelopen periode geen enkele handeling heeft verricht die in de opgave moet worden opgenomen, noch correcties hoeft aan te brengen aan vroeger ingediende opgaven.

In de intracommunautaire opgave dient u drie categorieën van handelingen te vermelden:

• Vrijgestelde intracommunautaire leveringen van goederen;
• Leveringen van goederen in de lidstaat van aankomst van de verzending of het vervoer van de goederen, in het geval van driehoeksverkeer;
• Diensten die overeenkomstig de algemene regel plaatsvinden in een andere lidstaat, waar de afnemer van de diensten is gevestigd en waar hij schuldenaar is van de btw.

Teruggaaf van btw?

Ondernemingen die btw-plichtige handelingen verrichten in België, hebben in principe het recht om de btw die zij zelf hebben betaald op aankopen en kosten af te trekken van de btw die zij aan de Belgische belastingdienst moeten afdragen. Dit betekent dat alleen de btw op goederen en diensten die voor de bedrijfsactiviteiten worden gebruikt, aftrekbaar is. De btw op privé-uitgaven of bepaalde categorieën van kosten (autokosten, representatiekosten, hotel-en restaurantkosten, …), kan niet of niet volledig worden afgetrokken.

Per aangifteperiode zal er ofwel een bedrag aan verschuldigde btw moeten worden betaald aan de Belgische belastingdienst wanneer de te betalen btw hoger is dan de aftrekbare btw, ofwel een terugvorderbaar btw-saldo ontstaan wanneer de aftrekbare btw groter is dan de verschuldigde btw. In dat laatste geval kan het saldo worden overgedragen naar een volgende periode of, onder bepaalde voorwaarden, worden teruggevraagd.

Of u een maandindiener, dan wel een kwartaalindiener van de btw-aangifte bent, heeft ook een invloed op de teruggave van btw. Als maandindiener kunt u uw btw-krediet twaalf keer per jaar terugvragen. Bent u een kwartaalindiener, kan dit slechts vier keer per jaar. De aanvraag tot teruggave moet u doen binnen een termijn van drie jaar vanaf 1 januari van het jaar volgend op dat waarin de oorzaak van teruggaaf zich heeft voorgedaan.

Voor maandaangevers bedraagt de uiterste terugbetalingsdatum van het teruggevraagde btw-krediet de laatste dag van de tweede maand volgend op de periode van de btw-aangifte (bijvoorbeeld: de uiterste terugbetalingsdatum voor het btw-krediet uit de periode januari is 31 maart van het lopende kalenderjaar).

Voor kwartaalaangevers bedraagt de uiterste terugbetalingsdatum van het teruggevraagde btw-krediet de laatste dag van de derde maand volgend op periode van de btw-aangifte (bijvoorbeeld: de uiterste terugbetalingsdatum voor het btw-krediet uit het eerste kwartaal is 30 juni van het lopende kalenderjaar).

Jaarlijkse klantenlisting

De Belgische belastingdienst verplicht btw-plichtige ondernemingen (op enkele uitzonderingen na) om een jaarlijkse klantenlisting in te dienen. Deze klantenlisting bevat een lijst van de Belgische btw-nummers van alle klanten aan wie uw onderneming in het vorige kalenderjaar goederen heeft geleverd of diensten heeft verstrekt voor een totaalbedrag van meer dan € 250,00 per klant. Btw-plichtige klanten die alleen vrijgestelde handelingen verrichten en buitenlandse btw-plichtige klanten die niet in België zijn geïdentificeerd moeten niet in de lijst worden opgenomen.

De klantenlisting moet u jaarlijks indienen vóór 31 maart van het jaar volgend op het kalenderjaar van de te rapporteren handelingen indienen. De lijst bevat per klant verplicht het Belgisch btw-identificatienummer, het totaalbedrag aan leveringen van goederen en diensten en het totaalbedrag van de verschuldigde btw.

Boekhouding en factureren

Als belastingplichtige in België bent u verplicht een (beperkte) boekhouding bij te houden en facturen uit te reiken wanneer u goederen levert of diensten verricht. Deze facturatieverplichting geldt niet als de leveringen of diensten zijn vrijgesteld van btw en u als leverancier of dienstverrichter geen recht op btw-aftrek heeft. Ook is er doorgaans geen verplichting om facturen uit te reiken bij leveringen aan particulieren voor privégebruik.

Vanaf 1 januari 2026 moeten in België gevestigde ondernemingen voor handelingen binnen België in een B2B-context hun facturen elektronisch en gestructureerd uitwisselen via het Peppol-netwerk. Voor buitenlandse ondernemers geldt deze verplichting alleen als zij in België een vaste inrichting voor btw hebben of hun activiteiten uitvoeren via een in België gevestigde dochtervennootschap. In die gevallen moeten elektronische facturen worden verzonden en ontvangen via het Peppol-netwerk in een gestructureerd formaat volgens de Belgische wetgeving.

Wenst u meer te weten over de werking van het Belgische btw-systeem of wenst u een Belgisch btw-nummer aan te vragen?

Contacteer dan onze btw-adviseurs voor verdere info.