Das belgische Mehrwertsteuersystem erläutert für ausländische Unternehmen

Wenn Sie als Unternehmen in den belgischen Markt einsteigen oder von Belgien aus auf dem breiteren europäischen Markt aktiv sein möchten, müssen Sie sich mit dem belgischen Mehrwertsteuersystem auseinandersetzen. Im Folgenden erklären wir einige wichtige Verpflichtungen, die Sie als Mehrwertsteuerzahler in Belgien berücksichtigen müssen, wie die Mehrwertsteuerbestimmung, die Einreichung periodischer Mehrwertsteuererklärungen, die Jahreskundenliste, die Buchführung und die korrekte Ausstellung von Rechnungen.

Europäische Steuer

Die Mehrwertsteuer ist eine indirekte Steuer, die in Belgien auf die Lieferung von Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Wie in den anderen europäischen Mitgliedstaaten basiert das belgische Mehrwertsteuersystem auf der Europäischen Richtlinie 2006/112/EG. Die praktische Anwendung und administrative Verpflichtungen variieren jedoch von Mitgliedstaat zu Mitgliedstaat. In Belgien sind diese im Mehrwertsteuergesetzbuch festgelegt.

Muss sich mein Unternehmen für die Mehrwertsteuer anmelden?

Grundsätzlich muss ein Unternehmen in Belgien die Mehrwertsteuer registrieren, sobald es der Mehrwertsteuer unterliegt. Sowohl belgische als auch ausländische Unternehmen unterliegen der Mehrwertsteuer, wenn sie Waren oder Dienstleistungen liefern, die im belgischen Mehrwertsteuergesetzbuch beschrieben sind. Ein Steuerzahler macht Folgendes:

• regelmäßig
• auf unabhängiger Basis
• gewinnorientiert oder gemeinnützig
• hauptsächlich oder zusätzlich
• unabhängig davon, wo die wirtschaftliche Tätigkeit ausgeübt wird

Unternehmen, die ausschließlich befreite Transaktionen durchführen (wie bestimmte soziokulturelle Aktivitäten, finanzielle Transaktionen oder medizinische Eingriffe usw.) und daher kein Recht auf Vorsteuerabzug haben, sind grundsätzlich nicht verpflichtet, sich für die Mehrwertsteuer zu registrieren, und dürfen ihre Kunden keine Mehrwertsteuer erheben. Diese Unternehmen müssen sich jedoch registrieren, wenn sie belgische Mehrwertsteuer schulden, zum Beispiel infolge von innergemeinschaftlichen Erwerben, dem Kauf von innergemeinschaftlichen Dienstleistungen oder die Erbringung bestimmter Dienstleistungen.

Ausländische Unternehmen (d. h. Unternehmen mit Wohnsitz oder eingetragenem Sitz im Ausland und ohne feste Niederlassung in Belgien) sind verpflichtet, sich für die Mehrwertsteuer zu registrieren, wenn sie in Belgien Geschäfte durchführen, für die sie selbst belgische Mehrwertsteuer zahlen müssen und daher Anspruch auf Mehrwertsteuerabzug haben. Ausländische Unternehmen, die für ihre ausgehenden Transaktionen – die der belgischen Mehrwertsteuer unterliegen – stets eine ‚Reverse Charge‘ abrechnen können, sind nicht verpflichtet, eine belgische Mehrwertsteuernummer zu beantragen, solange dies nicht auch für ihre eingehenden Transaktionen verpflichtend ist.

Welche Verpflichtungen hat ein Mehrwertsteuer registriertes Unternehmen?

Ein mehrwertsteuerlich registriertes Unternehmen (mit Ausnahme der vollständig steuerpflichtigen Person) muss

• sich vor Beginn ihrer Tätigkeit bei den belgischen Mehrwertsteuerbehörden identifizieren
• Periodische Mehrwertsteuererklärungen (monatliche oder vierteljährliche Steuererklärungen) einreichen
• die von den Kunden erhobene Mehrwertsteuer zu zahlen
• jährlich eine Kundenliste einreichen
• Buchhaltung führen und Rechnungen ausstellen

Mehrwertsteuer-Identifikation

Ausländische Unternehmen haben mehrere Möglichkeiten zur Mehrwertsteuerregistrierung in Belgien:

• Direkte Mehrwertsteuer-Identifikation;
• Mehrwertsteuerregistrierung mit Ernennung eines haftbaren Vertreters. Dies ist für Unternehmen außerhalb der Europäischen Union (außer Großbritannien und Norwegen) verpflichtend;
• Mehrwertsteuerregistrierung für zufällige Transaktionen wie Messen und Veranstaltungen;
• One-Stop-Shop-Registrierung (OSS).

Jedes System hat seine Vor- und Nachteile. Welche Form der Mehrwertsteuerregistrierung für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von den konkreten Umständen ab. Nach Erhalt einer belgischen Mehrwertsteuernummer müssen in jedem Steuerzeitraum bestimmte Verpflichtungen erfüllt werden.

Periodische Mehrwertsteuererklärung

Als Steuerpflichtiger sind Sie verpflichtet, Ihre Mehrwertsteuererklärung regelmäßig einzureichen. In der Regel reicht man diese Steuererklärung monatlich ein. Grundsätzlich muss die monatliche Steuererklärung spätestens am 20. des Monats nach dem Monat erfolgen, in dem die steuerpflichtigen Transaktionen stattfanden.

In bestimmten Fällen können Sie sich jedoch entscheiden, die Steuererklärung vierteljährlich einzureichen. Grundsätzlich muss die vierteljährliche Erklärung spätestens am 25. des Monats nach dem Quartal, in dem die Transaktionen stattfanden, abgegeben werden. In folgenden Fällen können Sie Ihre Steuererklärung vierteljährlich abgeben:

• Ihr Umsatz beträgt weniger als 2.500.000 EUR pro Jahr. Dabei wird Ihr gesamter ‚belgischer‘ Jahresumsatz berücksichtigt, also nicht nur die tatsächlich der Mehrwertsteuer unterliegenden Transaktionen;
• Ihr Umsatz beträgt weniger als 250.000 € pro Jahr für alle Energieprodukte, Multimedia und Landfahrzeuge.

Die Einreichung einer monatlichen Erklärung oder einer vierteljährlichen Erklärung hat ebenfalls Auswirkungen auf die Frist zur Einreichung der  Zusammenfassende Meldung. Wenn Sie Ihre Mehrwertsteuererklärung monatlich einreichen, sind Sie auch verpflichtet, eine monatliche  Zusammenfassende Meldung einzureichen. Wenn Sie Ihre Mehrwertsteuererklärung vierteljährlich einreichen, können Sie auch die  Zusammenfassende Meldung vierteljährlich einreichen, solange die Gesamtmenge der innergemeinschaftlichen Lieferungen und Verkäufe im Kontext des  Dreiecksgeschäft während des Quartals, auf das sich die Steuererklärung bezieht, 50.000 EUR nicht überschreitet und diese Grenze in den vorangegangenen vier Quartalen nicht überschritten wurde.

Zusammenfassende Meldung?

Die  Zusammenfassende Meldung ist ein Kontrollinstrument, das es den Steuerbehörden verschiedener Mitgliedstaaten ermöglicht, Informationen über innergemeinschaftliche Transaktionen auszutauschen.

Als Mehrwertsteuerpflichtiger sind Sie verpflichtet, eine  Zusammenfassende Meldung einzureichen, es sei denn, Sie haben im vergangenen Zeitraum keine Handlung vorgenommen, die in der Steuererklärung enthalten sein muss, und Sie müssen auch nicht zuvor eingereichte Steuererklärungen korrigieren.

In der  Zusammenfassende Meldung müssen Sie drei Kategorien von Transaktionen angeben:

• Innergemeinschaftliche Lieferungen;
• Lieferungen von Waren im Mitgliedstaat der Ankunft der Sendung oder Transport der Waren, im Fall von Dreiecksgeschäft;
• Dienstleistungen, die gemäß der allgemeinen Regel in einem anderen Mitgliedstaat stattfinden, in dem der Empfänger der Dienstleistungen ansässig ist und in dem er für die Mehrwertsteuer verpflichtet ist.

Vorsteuerabzug?

Unternehmen, die in Belgien mit Mehrwertsteuer registrierte Transaktionen durchführen, haben grundsätzlich das Recht, die auf Einkäufe und Kosten gezahlte Mehrwertsteuer von der an die belgischen Steuerbehörden zu zahlende Mehrwertsteuer abzusetzen. Das bedeutet, dass nur die Mehrwertsteuer auf Waren und Dienstleistungen, die für die Geschäftstätigkeit verwendet werden, absetzbar ist. Die Mehrwertsteuer auf private Ausgaben oder bestimmte Ausgabenkategorien (Autokosten, Vertretungskosten, Hotel- und Restaurantkosten usw.) kann nicht oder nicht vollständig abgezogen werden.

Für jeden Berichtszeitraum muss entweder ein Betrag der zu zahlenden Mehrwertsteuer an die belgischen Steuerbehörden gezahlt werden, wenn die zu zahlende Mehrwertsteuer höher ist als die abzugsfähige Mehrwertsteuer, oder es entsteht ein erstattbarer Mehrwertsteuerbetrag, wenn die abzugsfähige Mehrwertsteuer höher ist als die zu zahlende Mehrwertsteuer. Im letzteren Fall kann der Saldo auf den nächsten Zeitraum übertragen oder unter bestimmten Bedingungen zurückgefordert werden.

Ob Sie monatlich oder vierteljährlich die Mehrwertsteuer melden, hat ebenfalls Einfluss auf die  Vorsteuerabzug. Als monatlicher Anmelder können Sie Ihre Vorsteuer zwölfmal im Jahr zurückfordern. Wenn Sie vierteljährlich einreichen, können Sie das nur viermal im Jahr tun. Sie müssen den Antrag auf Rückerstattung innerhalb eines Zeitraums von drei Jahren ab dem 1. Januar des darauffolgenden Jahres einreichen, in dem der Grund für die Rückerstattung eingetreten ist.

Für monatliche Deklaranten ist das endgültige Rückerstattungsdatum des Guthabens der letzte Tag des zweiten Monats nach dem Zeitraum der Mehrwertsteuererklärung (zum Beispiel: Das endgültige Rückerstattungsdatum für das Guthabens aus dem Januarzeitraum ist der 31. März des laufenden Kalenderjahres).

Für vierteljährliche Deklaranten ist das endgültige Rückerstattungsdatum des Guthabens der letzte Tag des dritten Monats nach dem Zeitraum der Mehrwertsteuererklärung (zum Beispiel: Das endgültige Rückerstattungsdatum für das Guthabens aus dem ersten Quartal ist der 30. Juni des laufenden Kalenderjahres).

Jährliche Kundenliste

Die belgischen Steuerbehörden verpflichten mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen (mit wenigen Ausnahmen), jährlich eine Kundenliste einzureichen. Diese Kundenliste enthält eine Liste der belgischen Mehrwertsteuernummern aller Kunden, denen Ihr Unternehmen im vergangenen Kalenderjahr Waren oder Dienstleistungen geliefert hat, mit einem Gesamtbetrag von mehr als 250 EURpro Kunde. Mehrwertsteuerregistrierte Kunden, die nur steuerfreie Umsätze (gemäß Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuches) bewirken, sowie ausländische, mehrwertsteuerlich registrierte Kunden, die in Belgien nicht identifiziert sind, sollten nicht in die Liste aufgenommen werden.

Sie müssen die jährliche Kundenliste vor 31. März jeden Jahres einreichen.  Diese Liste enthält für jeden Kunden den Gesamtbetrag der Lieferungen und Leistungen sowie den Gesamtbetrag der in Rechnung gestellten Mehrwertsteuer.

Buchhaltung und Rechnungstellung

Als Mehrwertsteuerzahler in Belgien sind Sie verpflichtet, eine Buchhaltung zu führen und Rechnungen auszustellen, wenn Sie Waren oder Dienstleistungen liefern. Diese Rechnungspflicht gilt nicht, wenn die Lieferungen oder Dienstleistungen von der Mehrwertsteuer befreit sind und Sie als Lieferant keinen Anspruch auf Mehrwertsteuerabzug haben. Es besteht auch in der Regel keine Verpflichtung, Rechnungen für Lieferungen an Privatpersonen für den privaten Gebrauch auszustellen.

Ab dem 1. Januar 2026 müssen in Belgien ansässige Unternehmen ihre Rechnungen elektronisch und strukturiert über das Peppol-Netzwerk für Transaktionen innerhalb Belgiens im B2B-Kontext austauschen. Für ausländische Unternehmer gilt diese Verpflichtung nur, wenn sie einen feste Niederlassung in Belgien haben oder ihre Aktivitäten über eine in Belgien gegründete Tochtergesellschaft ausüben. In diesen Fällen müssen elektronische Rechnungen über das Peppol-Netzwerk in einem strukturierten Format gemäß belgischem Recht gesendet und empfangen werden.

Möchten Sie mehr über die Funktionsweise des belgischen Mehrwertsteuersystems erfahren oder möchten Sie eine belgische Mehrwertsteuernummer beantragen?

Bitte wenden Sie sich für weitere Informationen an unsere Mehrwertsteuerberater.