Belgijski system VAT – przewodnik dla firm zagranicznych

Rozpoczynając działalność na rynku belgijskim bądź rozszerzając działalność na rynki europejski z Belgii, spotkanie z belgijskim systemem VAT jest jedynie kwestią czasu. Poniżej wyjaśniamy kilka ważnych obowiązków, których należy przestrzegać jako płatnik podatku VAT w Belgii, takie jak identyfikacja VAT, składanie okresowych deklaracji VAT, roczna lista klientów, wymogi księgowe oraz prawidłowe wystawianie faktur.

Podatek europejski

Podatek od wartości dodanej (VAT) to podatek pośredni nakładany w Belgii na dostawę towarów i usług. Podobnie jak w innych państwach członkowskich UE, belgijski system VAT opiera się na dyrektywie UE 2006/112/WE. Jednak konkretne zastosowania i obowiązki administracyjne różnią się w zależności od państwa członkowskiego. W Belgii przepisy te zostały określone w belgijskim Kodeksie VAT, który wszedł w życie 1 stycznia 1971 roku.

Czy moja firma musi się zarejestrować do VAT?

Zasadniczo firma musi zarejestrować się do VAT w Belgii, gdy tylko stanie się podatnikiem VAT. Zarówno belgijskie, jak i zagraniczne firmy są traktowane jako podatnicy VAT, gdy dostarczają towary lub świadczą usługi zgodnie z definicją belgijskiego kodeksu VAT. Podatnik VAT wykonuje wspomniane czynności:

• regularnie
• niezależnie
• z motywem zysku lub bez niego
• jako działalność główna lub pomocnicza
• niezależnie od miejsca prowadzenia działalności gospodarczej

Firmy wykonujące wyłącznie działalność zwolnioną z VAT (taką jak niektóra działalność społeczno-kulturalna, transakcje finansowe czy usługi medyczne) i w związku z tym nie mają prawa do odliczania VAT, zasadniczo nie muszą rejestrować się do VAT i nie mogą naliczać VAT swoim klientom. Jednak takie firmy muszą nadal rejestrować się do VAT, gdy są zobowiązane opłacać belgijski VAT, na przykład w wyniku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów czy korzystania z usług wewnątrzwspólnotowych lub ich świadczenia.

Firmy zagraniczne (czyli firmy zlokalizowane lub posiadające siedzibę za granicą oraz bez stałego zakładu  w Belgii) są zobowiązane do rejestracji do VAT, gdy wykonują transakcje w Belgii, za które same są zobowiązane do płatności belgijskiego VAT, a zatem mają także prawo do odliczenia VAT. Firmy zagraniczne, które dla swoich transakcji wychodzących podlegających belgijskiemu VAT mogą stosować mechanizm odwrotnego obciążenia VAT, nie muszą ubiegać się o belgijski numer VAT, pod warunkiem, że nie jest on również wymagany dla ich transakcji przychodzących. 

Jakie obowiązki ma spółka podlegająca VAT?

Spółka podlegająca VAT (z wyjątkiem przypadków pełnego zwolnienia z VAT) ma obowiązek:

• rejestracji w belgijskiej administracji VAT przed rozpoczęciem działalności
• składania okresowych deklaracji VAT (miesięcznych lub kwartalnych)
• odprowadzania VAT naliczanego swoim klientom
• składania rocznej listy klientów
• prowadzenia księgowości i wystawiania faktur 

Identyfikacja VAT

Firmy zagraniczne mają kilka możliwości odnośnie rejestracji VAT w Belgii:

• Bezpośrednia identyfikacja VAT (RBI);
• Rejestracja VAT z powołaniem przedstawiciela VAT (AVI). Jest to obowiązkowe dla firm założonych poza Unią Europejską (z wyjątkiem Wielkiej Brytanii i Norwegii);
• Rejestracja VAT dla transakcji okazjonalnych, takich jak targi i wystawy;
• Rejestracja w systemie One-Stop-Shop (OSS).

Każdy system ma swoje zalety i wady. Najbardziej odpowiednia forma rejestracji VAT zależy od konkretnych okoliczności, w jakich znajduje się przedsiębiorstwo. Po uzyskaniu belgijskiego numeru VAT należy spełnić określone obowiązki przy każdej okresowej deklaracji VAT. 

Okresowa deklaracja VAT

Będąc podatnikiem VAT jest się zobowiązanym do składania okresowych deklaracji VAT. Zazwyczaj deklaracje składane są co miesiąc. Miesięczne zeznanie VAT musi być zasadniczo złożone nie później niż 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano transakcji podlegających opodatkowaniu.

W niektórych przypadkach można jednak zdecydować się na składanie deklaracji VAT kwartalnie. Co do zasady, kwartalna deklaracja VAT musi zostać złożona nie później niż 25. dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym transakcje miały miejsce. Na składanie deklaracji kwartalnych można zdecydować się w następujących przypadkach:

• gdy obroty wynoszą mniej niż €2.500.000 rocznie. W tym celu uwzględnia się całkowity roczny obrót „belgijski”, a nie tylko transakcje faktycznie podlegające VAT;
• gdy obroty wynoszą mniej niż 250 000 € rocznie na łączną dostawę produktów energetycznych, multimediów i pojazdów silnikowych.

Składanie deklaracji miesięcznych lub kwartalnych wpływa również na częstotliwość składania informacji o dokonanych transakcjach wewnątrzwspólnotowych. W przypadku miesięcznych deklaracji VAT informacje o dokonanych transakcjach wewnątrzwspólnotowych należy również składać miesięcznie. W przypadku kwartalnych deklaracji VAT, informację można również składać kwartalnie, pod warunkiem, że całkowita kwota dostaw wewnątrzwspólnotowych i transakcji trójstronnych w danym kwartale nie przekracza 50 000 € oraz próg ten nie został przekroczony w ciągu poprzednich czterech kwartałów. 

Informacja o dokonanych transakcjach wewnątrzwspólnotowych

Informacja o transakcjach wewnątrzwspólnotowych jest narzędziem kontrolnym, które umożliwia organom podatkowym różnych państw członkowskich wymianę informacji dotyczących transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Podatnik VAT jest zobowiązany do składania informacji o transakcjach wewnątrzwspólnotowych, chyba że w odpowiednim okresie nie dokonał on żadnych transakcji, które muszą być uwzględnione w informacji, i nie musi wykonać żadnych korekt do wcześniej złożonych informacji.

Informacja wewnątrzwspólnotowa musi obejmować trzy kategorie transakcji:

• Zwolnione z VAT wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów;
• Dostawy towarów w państwie członkowskim przeznaczenia wysyłki lub transportu towarów, w przypadku transakcji trójstronnych;
• Usługi, które zgodnie z ogólną regułą odbywają się w innym państwie członkowskim, gdzie klient jest zarejestrowany i gdzie jest podatnikiem VAT. 

Zwrot VAT?

Firmy realizujące transakcje podlegające opodatkowaniu VAT w Belgii mają zasadniczo prawo do odliczenia VAT zapłaconego za zakupy i wydatki od VAT, który muszą przekazać belgijskim organom podatkowym. Oznacza to, że odliczeniu podlega tylko VAT od towarów i usług, z których skorzystano do celów prowadzenia działalności firmy. VAT od wydatków prywatnych lub określonych kategorii wydatków (koszty samochodu, koszty reprezentacyjne, koszty hotelowe i restauracyjne itp.) nie może być odliczony lub może być odliczony tylko częściowo.

W każdym okresie deklaracji VAT, gdy należny VAT przekroczy VAT do odliczenia, będzie należało zapłacić VAT belgijskim organom podatkowym, lub też, gdy kwota VAT do odliczenia przekroczy kwotę należnego VAT, powstanie saldo do zwrotu. W tym drugim przypadku saldo może zostać przeniesione na kolejny okres lub, pod pewnymi warunkami, zwrócone.

Składanie miesięcznych lub kwartalnych deklaracji VAT ma również wpływ na zwroty VAT. Składanie deklaracji miesięcznych umożliwia ubieganie się o zwrot swojego salda VAT do dwunastu razy w roku, podczas gdy przy deklaracjach kwartalnych możliwość ta jest ograniczona do czterech razy w roku. Wniosek o zwrot musi zostać złożony w ciągu trzech lat, począwszy od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym nastąpiła przyczyna zwrotu.

Dla przedsiębiorstw składających miesięczne deklaracje VAT najpóźniejsza data zwrotu salda VAT to ostatni dzień drugiego miesiąca po okresie deklaracji VAT (na przykład: najpóźniejsza data zwrotu salda VAT za styczeń to 31 marca bieżącego roku kalendarzowego).

Dla przedsiębiorstw składających kwartalne deklaracje VAT najpóźniejsza data zwrotu salda VAT to ostatni dzień trzeciego miesiąca po okresie deklaracji VAT (na przykład: najpóźniejsza data zwrotu salda VAT za pierwszy kwartał to 30 czerwca bieżącego roku kalendarzowego). 

Roczna lista klientów

Belgijskie organy podatkowe wymagają od spółek podlegających VAT (z kilkoma wyjątkami) składania rocznej listy klientów. Zestawienie to zawiera listę belgijskich numerów VAT wszystkich klientów, którym dana firma dostarczała towary lub świadczyła usługi w poprzednim roku kalendarzowym, na łączną kwotę przekraczającą 250 € na klienta. Klienci podlegający VAT, którzy prowadzą wyłącznie działalność zwolnioną z VAT, oraz zagraniczni klienci podlegający VAT, którzy nie są zidentyfikowani do VAT w Belgii, nie muszą być uwzględniani na liście.

Lista klientów musi być składana corocznie nie później niż 31 marca roku następującego po roku kalendarzowym, do którego odnoszą się zgłoszone transakcje. Dla każdego klienta wykaz musi zawierać belgijski numer identyfikacyjny VAT, całkowitą kwotę dostaw towarów i usług oraz całkowitą kwotę należnego podatku VAT.

Księgowość i fakturowanie

Podatnik VAT w Belgii jesteś zobowiązany do prowadzenia (ograniczonej) dokumentacji księgowej oraz wystawiania faktur przy dostarczaniu towarów lub świadczeniu usług. Obowiązek fakturowania nie ma zastosowania, jeśli dostawy lub usługi są zwolnione z VAT, a przedsiębiorca jako dostawca lub wykonawca usług, nie ma prawa do odliczenia VAT. Zazwyczaj nie ma też obowiązku wystawiania faktur za dostawy dla osób prywatnych do użytku prywatnego.

Od 1 stycznia 2026 roku firmy założone w Belgii muszą wymieniać faktury elektronicznie w ujednoliconej formie za pośrednictwem sieci Peppol dla krajowych transakcji B2B. W przypadku zagranicznych firm obowiązkowi temu podlegają tylko firmy posiadające w Belgii stały zakład VAT lub prowadzące działalność poprzez spółkę zależną założoną w Belgii. W takich przypadkach faktury elektroniczne muszą być wysyłane i odbierane przez sieć Peppol w ujednoliconej formie zgodnie z belgijskim prawem.

Czy chcieliby Państwo dowiedzieć się więcej o belgijskim systemie VAT lub złożyć wniosek o belgijski numer VAT?

Prosimy o kontakt z naszymi doradcami ds. VAT w celu uzyskania dalszych informacji.