Zatrudnienie personelu w Belgii: od A do Z

Zatrudnianie personelu w Belgii wymaga przestrzegania rozbudowanych przepisów prawa socjalnego. Zagraniczni pracodawcy powinni przed zatrudnieniem pracowników sprawdzić, w jakim zakresie belgijskie prawo pracy i/lub prawo socjalne ma zastosowanie, gdy pracownicy wykonują swoją pracę w całości lub częściowo na terytorium Belgii.

Obowiązujące prawo pracy: swobodny wybór, ale nie bez ograniczeń

Zasadniczo strony mają swobodę wyboru obowiązującego prawa pracy. Wybór ten może być dokonany w sposób bezpośredni lub wynikać pośrednio z wykonania umowy o pracę. W przypadku braku wyboru prawa właściwego stosuje się prawo pracy kraju, w którym pracownik zwykle wykonuje swoją pracę. W wyjątkowych przypadkach może mieć zastosowanie inne prawo, jeżeli z całości okoliczności wynika, że umowa o pracę jest ściślej związana z innym krajem.

Nawet jeśli pracodawca i pracownik sami wybierają prawo pracy, które ma zastosowanie, wybór ten nie jest ostateczny. Na przykład, jeśli wybrano prawo pracy innego kraju niż Belgia, pracodawcy muszą nadal uwzględniać korzystniejsze przepisy bezwzględnie obowiązującego prawa pracy belgijskiego, zgodnie z art. 8 rozporządzenia Rzym I. Gdy pracownik wykonuje pracę na terytorium Belgii, belgijskie prawo pracy szybko zaczyna odgrywać ważną rolę, ponieważ prawie całe belgijskie prawo pracy ma charakter bezwzględnie obowiązujący.

Dotyczy to w szczególności delegowania pracowników, w ramach którego pracownik tymczasowo pracuje w Belgii, ale zazwyczaj jest aktywny zawodowo w jednym lub kilku innych krajach lub został zatrudniony w innym kraju. W takich przypadkach belgijskie prawo pracy ma zastosowanie od pierwszego dnia zatrudnienia, a przynajmniej te przepisy, które podlegają sankcjom karnym lub układy zbiorowe pracy, które zostały uznane za powszechnie obowiązujące (czyli praktycznie całe belgijskie prawo pracy).

Oprócz zwykłych przepisów prawa bezwzględnie obowiązującego istnieją również przepisy szczególnego prawa bezwzględnie obowiązującego, o których mowa w art. 9 rozporządzenia Rzym I. Przepisy te chronią istotne interesy Belgii, takie jak organizacja społeczna, polityczna i gospodarcza kraju, i mają zastosowanie niezależnie od tego, jakie prawo normalnie miałoby zastosowanie do umowy o pracę.

Jednak to belgijski sąd decyduje, które przepisy faktycznie objęte są tym szczególnym prawem bezwzględnie obowiązującym. Można tu wymienić prawo do płatnego urlopu, zakaz wypożyczania pracowników itp.

W momencie, gdy belgijski sąd staje się uprawniony, może on zdecydować, które przepisy szczególnego prawa bezwzględnie obowiązującego mają zastosowanie, co czasami sprawia, że sytuacja prawna staje się złożona i niepewna.

Komitet Parytatywny i dokumenty społeczne

W przypadku gdy zastosowanie ma belgijskie prawo pracy, kolejnym kluczowym krokiem jest ustalenie właściwego komitetu parytatywnego. Komitety parytatywne to sektoralne organy konsultacyjne w ramach których organizacje pracodawców i pracowników zawierają układy zbiorowe pracy (CAO), które określają między innymi minimalne wynagrodzenia, czas pracy, premie i dodatki. Obowiązujące płace minimalne dla poszczególnych sektorów można sprawdzić na stronie www.minimumlonen.be.

Ponadto istnieje również szereg istotnych dokumentów socjalnych. Chociaż pisemna umowa o pracę nie jest obowiązkowa w przypadku umowy na czas nieokreślony i pracy w pełnym wymiarze godzin, obowiązek ten ma zastosowanie w przypadku umów o pracę na czas określony, zatrudnienia w niepełnym wymiarze godzin oraz w przypadku pracy studenckiej. Niektóre postanowienia, takie jak klauzula o zakazie konkurencji, również muszą być sporządzone na piśmie. W takich przypadkach umowa musi zostać podpisana najpóźniej w momencie rozpoczęcia zatrudnienia. Nawet jeśli nie ma takiego obowiązku, umowa na piśmie jest nadal wysoce zalecana w celu zapewnienia transparentności warunków pracy.

Innym istotnym dokumentem jest regulamin pracy. Ten obowiązkowy dokument zawiera między innymi postanowienia dotyczące godzin pracy, nieobecności, choroby i procedur wewnętrznych. Zasadniczo regulamin pracy jest obowiązkowy, gdy pracownik jest zatrudniony w Belgii przez okres dłuższy niż dwanaście miesięcy, ale obowiązek ten może również powstać wcześniej, na przykład w przypadku nietypowych systemów pracy, takich jak praca nocna lub praca zmianowa.

Zabezpieczenie społeczne i obowiązkowe zgłoszenia

Kolejnym krokiem jest sprawdzenie, czy ma zastosowanie belgijski system zabezpieczenia społecznego. Na poziomie europejskim reguluje to rozporządzenie 883/2004. W przypadku oddelegowania pracownika zasadniczo obowiązuje system zabezpieczenia społecznego kraju pochodzenia. Jeśli pracownik pracuje i mieszka w tym samym kraju, zastosowanie ma system zabezpieczenia społecznego tego kraju. W przypadku zatrudnienia w kilku krajach ważne jest miejsce zamieszkania pracownika, a także udział czasu pracy wykonywanej w danym kraju lub dochodów tam generowanych. Jeśli co najmniej 25% czasu pracy lub dochodów jest wykonywane lub generowane w kraju zamieszkania, zastosowanie ma system zabezpieczenia społecznego kraju zamieszkania.

W zależności od właściwego systemu zabezpieczenia społecznego obowiązują różne obwiązkowe zgłoszenia. W przypadku pracowników objętych belgijskim systemem zabezpieczenia społecznego obowiązkowe są zgłoszenia DIMONA przy zatrudnieniu i odejściu z pracy. W przypadku pracowników nieobjętych ubezpieczeniem społecznym w Belgii obowiązuje zgłoszenie LIMOSA.

Ponadto w niektórych sektorach, takich jak budownictwo, usługi sprzątające, sektor mięsny lub sektor ochrony, istnieją dodatkowe obowiązkowe zgłoszenia. Na przykład wymagane może być zgłoszenie prac i rejestracja obecności na placu budowy. Ze względu na zakres i złożoność tych dodatkowych obowiązków, w niniejszym artykule ograniczamy się do ich wspomnienia.

Migracja zarobkowa i prawo pobytu

Pracownicy posiadający obywatelstwo spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) mogą pracować w Belgii wyłącznie wtedy, gdy posiadają wymagane pozwolenia na pracę i pobyt. Należy przy tym podkreślić, że ważny pobyt lub sytuacja zawodowa w jednym z państw członkowskich EOG nie uprawnia automatycznie obywatela spoza EOG do podjęcia pracy w Belgii.

Gdy pracodawca z siedzibą w EOG (lub Szwajcarii) tymczasowo oddelegowuje pracowników z państw trzecich do Belgii, może to nastąpić pod pewnymi warunkami bez konieczności ubiegania się o belgijskie zezwolenie na pracę. Możliwość ta wynika z tzw. zwolnienia Vander Elst. Zwolnienie to nie eliminuje jednak wszystkich formalności. Pracownik oddelegowany musi zgłosić się do gminy miejsca zamieszkania w ciągu trzech dni roboczych od przybycia do Belgii, składając oświadczenie o przybyciu.

Ponadto, jeśli pobyt w Belgii trwa dłużej niż 90 dni, wymagana jest rejestracja w rejestrze cudzoziemców. W zależności od gminy należy przedłożyć różne dokumenty, takie jak umowa o pracę, ewentualnie umowa o świadczenie usług oraz zaświadczenie A1. W praktyce procedura rejestracji może trwać kilka miesięcy, częściowo ze względu na czas oczekiwania w Wydziale ds. Cudzoziemców. Jeśli w momencie przybycia do Belgii wiadomo, że pobyt będzie trwał dłużej niż 90 dni, należy wraz z oświadczeniem o przybyciu złożyć wniosek o wpis do rejestru cudzoziemców, co jednak nie gwarantuje, że „długi pobyt” zostanie zatwierdzony przed upływem terminu 90 dni.

Jeśli nie można skorzystać ze zwolnienia Vander Elst, należy złożyć wniosek o pozwolenie jednolite. To łączone pozwolenie na pracę i pobyt umożliwia pracownikowi pobyt w Belgii i pracę przez okres dłuższy niż 90 dni. Jednak procedura ta również wiąże się ze znacznymi czasami oczekiwania – średnio do sześciu miesięcy – i podlega ściśle określonym warunkom.

Dodatkowe obowiązki

W przypadku gdy zastosowanie ma belgijski system zabezpieczenia społecznego, pracodawcy zobowiązani do opłacania belgijskich składek na ubezpieczenie społeczne mają obowiązek zarejestrować się w Urzędzie ds. Zabezpieczenia Społecznego (RSZ). Ponadto muszą oni wykupić ubezpieczenie od wypadków przy pracy i przystąpić do zewnętrznej służby ds. zapobiegania i ochrony w miejscu pracy (EDPBW). Ta zewnętrzna służba wspiera przedsiębiorstwa w zapewnianiu zdrowia, bezpieczeństwa i dobrego samopoczucia ich pracowników.

Kwestie podatkowe

Pracownik podlega opodatkowaniu w Belgii, gdy jest rezydentem podatkowym tego kraju lub gdy nie jest rezydentem podatkowym Belgii, ale pracuje w warunkach, które zgodnie z krajowym prawem podatkowym prowadzą do opodatkowania w Belgii. W praktyce istnieją trzy główne okoliczności, w których powstaje obowiązek podatkowy w Belgii: (1) gdy pracownik przebywa lub pracuje w Belgii przez ponad 183 dni w okresie dwunastu miesięcy; (2) gdy pracuje w Belgii na rzecz belgijskiego (materialnego) pracodawcy lub (3) gdy pracuje w ramach zakładu podatkowego w Belgii na rzecz pracodawcy. W sytuacjach (2) i (3) belgijskie dni robocze są automatycznie opodatkowane od pierwszego dnia, niezależnie od liczby przepracowanych dni.

Ponadto kluczową rolę odgrywają umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania między Belgią a krajem zamieszkania lub pracy. Umowy te określają, czy Belgia jako państwo zatrudnienia ma prawo do opodatkowania, na przykład w przypadku pracy na terytorium Belgii lub gdy faktyczne zatrudnienie ma miejsce w Belgii. Ramy te zapewniają, że pracownicy prowadzący działalność transgraniczną są traktowani w sposób prawidłowy zarówno pod względem podatkowym, jak i administracyjnym. Prawidłowe i terminowe złożenie zeznania podatkowego w Belgii jest indywidualną odpowiedzialnością pracownika.

Ze strony pracodawcy zatrudnienie pracowników w Belgii może wiązać się z obowiązkiem potrącania z wynagrodzenia pracownika zaliczek na belgijski podatek dochodowy i przekazywania ich belgijskiej administracji podatkowej. Belgijski podatek dochodowy jest należny, gdy wynagrodzenie jest wypłacane/przyznawane przez belgijską spółkę lub przez zagraniczną spółkę posiadającą belgijski zakład podatkowy, pod warunkiem że praca jest wykonywana dla tego belgijskiego zakładu.

Ponadto, gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie od spółki powiązanej za pracę wykonywaną na rzecz innej spółki powiązanej (beneficjenta), zaliczki na podatek dochodowy będą obowiązkowe w Belgii dla spółki-beneficjenta, o ile jest to spółka belgijska lub zagraniczna posiadająca belgijski zakład podatkowy (oraz praca jest faktycznie wykonywana dla tego belgijskiego (lub mającego siedzibę w Belgii) zakładu).

Wnioski

Zatrudnienie personelu w Belgii wymaga dogłębnej znajomości przepisów prawa pracy, przepisów socjalnych i podatkowych, a także skrupulatnej kontroli administracyjnej. Dla zagranicznych przedsiębiorstw profesjonalne i terminowe doradztwo jest zatem niezbędne, aby działać zgodnie z belgijskimi przepisami i uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek. Van Havermaet chętnie wspiera przedsiębiorstwa w tej złożonej kwestii.