Obowiązek due diligence przy pracach z obywatelami spoza EOG we Flandrii – koniec okresu tolerancji od 1 lipca 2026

Pod koniec ubiegłego roku informowaliśmy w naszym artykule o nowym obowiązku due diligence dotyczącym zatrudniania obywateli państw trzecich spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) we Flandrii. 

Przypominamy, że przewidziany okres tolerancji kończy się 1 lipca 2026. Od tego momentu służby inspekcji pracy będą nakładać kary w przypadku stwierdzenia nielegalnego zatrudnienia oraz naruszenia obowiązku due diligence. 

Jeżeli są Państwo zobowiązani do pozyskiwania dokumentów, nieprzestrzeganie obowiązku due diligence może skutkować nałożeniem sankcji karnych, sięgających do 60 000 EUR lub 720 000 EUR (w przypadku osób prawnych). Kwoty te są ponadto mnożone przez liczbę zagranicznych pracowników, których dotyczy naruszenie, maksymalnie do 100 osób. 

Jeżeli natomiast są Państwo zobowiązani do dostarczania dokumentów, brak ich przekazania lub nieterminowe przekazanie może skutkować odmową dostępu do placu budowy. Jeżeli dodatkowo zostanie stwierdzone nielegalne zatrudnienie, mogą zostać nałożone również sankcje karne w wysokości wskazanej powyżej. 

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorstwa działające w objętych obowiązkiem sektorach ryzyka muszą być w stanie wykazać, że prawidłowo wywiązują się ze swoich obowiązków, w zależności od roli w łańcuchu podwykonawców: 

Jeśli są Państwo zobowiązani do pozyskiwania dokumentów (zleceniodawca / wykonawca / pośredni wykonawca): 

• Należy uzyskać wymagane dokumenty od bezpośredniego podwykonawcy przed rozpoczęciem prac. 

• Należy dopilnować, aby podwykonawca dostarczał aktualne dokumenty w przypadku wygaśnięcia ich ważności w trakcie realizacji projektu. 

• Należy zweryfikować, czy otrzymane dokumenty wydają się autentyczne (oczywiste fałszerstwa są traktowane tak samo jak brak dokumentów). 

• Należy zapewnić możliwość udostępnienia tych dokumentów organom kontroli społecznej przez okres pięciu lat od zakończenia współpracy. 

• Należy zgłosić odpowiednim służbom kontroli społecznej przypadki braku dokumentów, ich oczywistej nieważności lub odmowy ich przekazania. 

Jeżeli są Państwo zobowiązani do dostarczania dokumentów ((pod)wykonawca): 

• Należy uprzednio sprawdzić, czy pracownicy z państw trzecich posiadają wymagane pozwolenia na pracę i pobyt; 

• Należy odpowiednio wcześnie rozpocząć niezbędne formalności (takie jak rejestracja w gminie), uwzględniając możliwe okresy oczekiwania; 

• Należy zadbać o to, aby wszystkie wymagane dokumenty były ważne i aktualne przez cały okres realizacji prac; 

• Należy przekazać wymagane dokumenty w sposób kompletny i terminowy na pierwsze żądanie zleceniodawcy lub wykonawcy.  

Mając na uwadze potencjalne kary grzywny, zalecamy – jeśli jeszcze tego Państwo nie zrobili – terminową weryfikację obecnych procedur oraz postanowień umownych z (pod)wykonawcami.  

W przypadku pytań lub potrzeby wsparcia we wdrażaniu praktycznych rozwiązań, chętnie służymy pomocą.