Sorgfaltspflicht in Flandern bei Tätigkeiten mit Nicht-EWR-Staatsangehörigen – Ende der Toleranzperiode am 1. Juli 2026
Ende letzten Jahres haben wir Sie in unserem Artikel über die neue Sorgfaltspflicht bei der Beschäftigung von Nicht-EWR-Staatsangehörige in Flandern informiert.
Wir möchten Sie daran erinnern, dass die vorgesehene Toleranzperiode am 1. Juli 2026 endet. Ab diesem Zeitpunkt werden die sozialen Inspektionsdienste im Falle illegaler Beschäftigung und Nichteinhaltung der Sorgfaltspflicht wirksam Sanktionen verhängen.
Falls Sie Dokumente anfordern müssen, kann die Nichteinhaltung der Sorgfaltspflicht zu strafrechtlichen Geldbußen in Höhe von bis zu 60.000 EUR bzw. 720.000 EUR (für juristische Personen) führen. Die Beträge sind jeweils mit der Anzahl der ausländischen Staatsangehörigen zu multiplizieren, auf die sich der Verstoß bezieht, wobei die Höchstzahl bei 100 liegt.
Falls Sie Dokumente vorlegen müssen, riskieren Sie bei nicht (rechtzeitiger) Übermittlung der erforderlichen Unterlagen zunächst, dass Ihnen der Zutritt zur Baustelle verweigert wird. Liegt darüber hinaus eine illegale Beschäftigung vor, können ebenfalls strafrechtliche Geldbußen in Höhe der oben genannten Beträge verhängt werden.
Konkret bedeutet das, dass Unternehmen in den betreffenden Risikosektoren nun nachweisen müssen, dass sie ihre Verpflichtungen korrekt erfüllen, abhängig von ihrer Rolle innerhalb der Kette:
Wenn Sie Dokumente anfordern müssen (Auftraggeber/ Auftragnehmer/ Zwischenauftragnehmer):
- Sie fordern die erforderlichen Dokumente vor Beginn der Arbeiten bei Ihrem direkten
(Sub-)Auftragnehmer an;
- Sie bitten Ihren (Sub-)Auftragnehmer, Dokumente rechtzeitig zu erneuern, falls diese während der Ausführung der Arbeiten ablaufen;
- Sie prüfen, ob die erhaltenen Dokumente authentisch erscheinen (offensichtliche Fälschungen werden mit fehlenden Dokumenten gleichgesetzt);
- Sie stellen sicher, dass die Daten der Sozialinspektion fünf Jahre nach der Zusammenarbeit zur Verfügung gestellt werden können;
- Man meldet es bei der Sozialaufsicht, wenn Dokumente fehlen, eindeutig ungültig oder nicht bereitgestellt werden.
Wenn Sie Dokumente als ((Sub)Auftragnehmer vorlegen müssen:
- Sie müssen im Voraus prüfen, ob die von Ihnen entsandten Drittstaaten die erforderlichen Arbeits- und Aufenthaltserlaubnisse besitzen;
- Sie beginnen pünktlich mit den notwendigen Formalitäten (wie der Registrierung bei der Gemeinde), wobei Sie mögliche Wartezeiten in der Praxis berücksichtigen;
- Sie stellen sicher, dass alle erforderlichen Dokumente während der Ausführung der Arbeiten gültig und aktuell sind;
- Sie müssen die angeforderten Dokumente Ihrem Kunden oder Auftragnehmer bei erster Anfrage vollständig und pünktlich zur Verfügung stellen.
Angesichts der möglichen strafrechtlichen Sanktionen empfehlen wir – falls Sie dies noch nicht getan haben – Ihre aktuelle Arbeitsweise und die vertraglichen Vereinbarungen mit Auftragnehmern und Subunternehmern zeitnah zu prüfen.
Wenn Sie Fragen dazu haben oder Unterstützung bei der praktischen Umsetzung wünschen, helfen wir Ihnen gerne.