Beschäftigung in Belgien: von A bis Z
Das Einstellen von Personal in Belgien wird von einem umfangreichen sozialrechtlichen Rahmen begleitet. Für ausländische Arbeitgeber ist es unerlässlich, im Voraus zu prüfen, inwieweit das belgische Arbeits- und/oder Sozialversicherungsrecht gilt, wenn Arbeitnehmer vollständig oder teilweise auf belgischem Gebiet aktiv sind.
Anwendbares Arbeitsrecht: freie Wahl, jedoch mit Einschränkungen
Grundsätzlich sind die Parteien frei, das anwendbare Arbeitsrecht festzulegen. Diese Rechtswahl kann bei der Umsetzung des Arbeitsvertrags explizit oder implizit sein. Ohne eine Rechtswahl gilt das Arbeitsrecht des Landes, in dem der Arbeitnehmer seine Arbeit regelmäßig ausübt. Ausnahmsweise kann ein anderes Recht gelten, wenn aus den Umständen insgesamt klar ist, dass der Arbeitsvertrag enger mit einem anderen Land verbunden ist.
Selbst wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer das anwendbare Arbeitsrecht selbst wählen, ist diese Entscheidung nicht absolut. Wenn beispielsweise das Arbeitsrecht eines anderen Landes als Belgiens gewählt wird, müssen Arbeitgeber dennoch die günstigeren Bestimmungen des verbindlichen belgischen Arbeitsrechts berücksichtigen, wie sie in Artikel 8 der Verordnung Rom I festgelegt sind. Sobald ein Arbeitnehmer auf belgischem Gebiet arbeitet, übernimmt das belgische Arbeitsrecht schnell eine wichtige Rolle, da fast das gesamte belgische Arbeitsrecht verpflichtend ist.
Das gilt umso mehr im Fall von Entsendung, bei denen ein Mitarbeiter vorübergehend in Belgien arbeitet, aber in der Regel in einem oder mehreren anderen Ländern aktiv ist oder in einem anderen Land eingestellt wurde. In diesen Fällen gilt das belgische Arbeitsrecht ab dem ersten Arbeitstag, zumindest jene Bestimmungen, die strafrechtlichen Sanktionen unterliegen, oder die als universell geltend erklärten Tarifverträge (also fast das gesamte belgische Arbeitsrecht).
Neben den gewöhnlichen Regeln des Pflichtgesetzes gibt es auch Bestimmungen des übergeordneten Pflichtrechts, auf die sich in Artikel 9 der Verordnung Rom I beziehen. Diese Regeln schützen wesentliche belgische Interessen – wie die soziale, politische und wirtschaftliche Organisation des Landes – und gelten unabhängig davon, welches Recht normalerweise für den Arbeitsvertrag gilt. Es liegt jedoch am belgischen Gericht, zu entscheiden, welche Regeln tatsächlich in den Anwendungsbereich dieses übergeordneten Pflichtgesetzes fallen. Beispiele sind das Recht auf bezahlte Urlaube, das Verbot der Personalverleihung usw.
Sobald das belgische Gericht zuständig ist, kann es daher entscheiden, welche obligatorischen Pflichtbestimmungen gelten, was die rechtliche Lage manchmal komplex und unsicher macht.
ParitätischesKomitee und Sozialdokumente
Wenn das belgische Arbeitsrecht Anwendung findet, ist die Entscheidung des zuständigen paritätisches Komitees der nächste entscheidende Schritt. Innerhalb dieses sektoralen Beratungsorgan schließen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerorganisationen Tarifverträge, die unter anderem Mindestlöhne, Arbeitszeiten, Prämien und Zulagen festlegen. Die geltenden Mindestlöhne pro Sektor können über http://www.minimumlonen.be/ konsultiert werden.
Darüber hinaus sind verschiedene soziale Dokumente ebenfalls wichtig. Obwohl ein schriftlicher Arbeitsvertrag für einen unbefristeten Vertrag und für eine Vollzeitbeschäftigung nicht zwingend erforderlich ist, gilt diese Verpflichtung für befristete Arbeitsverträge, Teilzeitbeschäftigung und Studentenarbeit. Einige Bestimmungen, wie etwa eine Wettbewerbsverbotsklausel, müssen ebenfalls schriftlich festgehalten werden. In solchen Fällen muss der Vertrag spätestens zu Beginn der Beschäftigung unterzeichnet werden. Auch wenn keine Verpflichtung besteht, wird eine schriftliche Vereinbarung dringend empfohlen, um Transparenz über die Beschäftigungsbedingungen zu gewährleisten.
Ein weiteres wichtiges Dokument sind die Arbeitsordnung. Dieses verpflichtende Dokument enthält Bestimmungen zu Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Krankheit und internen Verfahren. Grundsätzlich werden Arbeitsvorschriften verpflichtend, wenn ein Arbeitnehmer länger als zwölf Monate in Belgien entsendet ist, aber diese Verpflichtung kann auch früher entstehen, beispielsweise bei abweichenden Arbeitsregelungen wie Nacht- oder Schichtarbeit.
Sozialversicherungs- und Meldepflichten
Als Nächstes muss überprüft werden, ob das belgische Sozialversicherungssystem anwendbar ist. Auf europäischer Ebene wird dies durch die Verordnung 883/2004 geregelt. Grundsätzlich gilt die Sozialversicherung des Herkunftslandes im Falle der Entsendung weiterhin. Wenn ein Arbeitnehmer im selben Land arbeitet und lebt, gilt die Sozialversicherung dieses Landes. Bei Beschäftigung in mehreren Ländern ist der Wohnsitz des Arbeitnehmers wichtig, ebenso wie der Anteil der dort geleisteten Arbeitszeit oder das dort erzielte Einkommen. Wenn mindestens 25 % der Arbeitszeit oder des Einkommens im Wohnsitzland geleistet oder erzielt werden, gilt das Sozialversicherungssystem des Wohnsitzlandes.
Je nach geltendem System gelten unterschiedliche Meldepflichten. Für Arbeitnehmer, die von der belgischen Sozialversicherung abgedeckt sind, sind DIMONA-Benachrichtigungen zu Beginn der Beschäftigung und Beendigung verpflichtend. Arbeitnehmer, die in Belgien nicht sozialversichert sind, unterliegen der LIMOSA-Meldepflicht.
Darüber hinaus gibt es zusätzliche Verpflichtungen in bestimmten Bereichen wie Bauwesen, Reinigung, Fleisch oder Sicherheit. Zum Beispiel kann eine Meldung der Arbeiten und eine Anwesenheitsanmeldung vor Ort verpflichtend sein. Angesichts der Größe und Komplexität dieser zusätzlichen Verpflichtungen beschränken wir uns darauf, sie in diesem Artikel zu erwähnen.
Arbeitsmigration und Aufenthaltsrecht
Arbeitnehmer mit einer Staatsangehörigkeit außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) dürfen in Belgien nur arbeiten, wenn sie die erforderlichen Arbeits- und Aufenthaltserlaubnisse besitzen. Es ist wichtig zu betonen, dass ein gültiger Wohnsitz oder Arbeitserlaubnis in einem EWR-Mitgliedstaat nicht automatisch das Arbeitsrecht in Belgien als Nicht-EWR-Staatsangehöriger verleiht.
Wenn ein im EWR (oder in der Schweiz) ansässiger Arbeitgeber vorübergehend Drittstaatsangehörige nach Belgien entsendet, kann dies unter bestimmten Bedingungen geschehen, ohne eine belgische Arbeitserlaubnis beantragen zu müssen. Diese Möglichkeit ergibt sich aus der sogenannten Vander-Elst-Ausnahme. Die Ausnahme entbindet den Arbeitgeber jedoch nicht von allen Formalitäten. Beispielsweise muss sich der abgestellte Arbeitnehmer innerhalb von drei Arbeitstagen nach Ankunft in Belgien über eine Ankunftserklärung bei der Wohnsitzgemeinde registrieren.
Dauert der Aufenthalt in Belgien länger als 90 Tage, ist ebenfalls eine Registrierung im Ausländerregister erforderlich. Je nach Gemeinde müssen verschiedene Dokumente eingereicht werden, wie zum Beispiel der Arbeitsvertrag, eventuell der Dienstvertrag und ein A1-Dokument. In der Praxis kann dieses Registrierungsverfahren mehrere Monate dauern, teilweise aufgrund der Wartezeiten im Einwanderungsamt. Wenn bei der Ankunft in Belgien bekannt ist, dass der Aufenthalt mehr als 90 Tage dauern wird, ist es am besten, gleichzeitig mit der Ankunftserklärung eine Registrierung im Ausländerregister zu beantragen, wobei dies jedoch nicht garantiert, dass der ‚Langzeitaufenthalt‘ vor Ablauf der 90-Tage-Frist genehmigt wird.
Wenn die Vander Elst-Ausnahme nicht in Anspruch genommen werden kann, muss eine Single permit beantragt werden. Diese kombinierte Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis ermöglicht es dem Arbeitnehmer, länger als 90 Tage in Belgien zu bleiben und zu arbeiten. Dieses Verfahren ist jedoch auch mit erheblichen Wartezeiten verbunden – im Durchschnitt bis zu sechs Monaten – und unterliegt strengen Auflagen.
Zusätzliche Verpflichtungen
Wenn die belgische Sozialversicherung gilt, sind Arbeitgeber, die belgische Sozialversicherungsbeiträge schulden, verpflichtet, sich beim Nationalen Sozialversicherungsamt (NSSO) registrieren zu lassen. Zusätzlich müssen sie eine Berufsunfallversicherung abschließen und einem externen Dienst für Prävention und Schutz am Arbeitsplatz (EDPPW) beitreten. Dieser externe Service unterstützt Unternehmen dabei, die Gesundheit, Sicherheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten.
Besteuerung
Ein Arbeitnehmer wird in Belgien steuerpflichtig, sobald er entweder in Belgien steuerlich ansässig ist oder, falls er nicht in Belgien ansässig ist, aber unter Umständen arbeitet, die nach nationalem Steuerrecht zur Steuerpflicht in Belgien führen. In der Praxis gibt es drei Hauptsituationen, unter denen die belgische Steuerpflicht entsteht: (1) wenn der Arbeitnehmer mehr als 183 Tage innerhalb von zwölf Monaten in Belgien verweilt oder arbeitet; (2) wenn er in Belgien für einen belgischen (materiellen) Arbeitgeber arbeitet, oder (3) wenn er in einer Einrichtung in Belgien für einen Arbeitgeber arbeitet. In den Situationen (2) und (3) werden belgische Arbeitstage ab dem ersten Tag automatisch steuerpflichtig, unabhängig von der Anzahl der gearbeiteten Tage.
Darüber hinaus spielen die Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Belgien und dem Wohn- oder Arbeitsland eine entscheidende Rolle. Diese Verträge bestimmen, ob Belgien als Beschäftigungsstaat steuerberechtigt ist, beispielsweise bei Arbeit auf belgischem Boden oder wenn der materielle Arbeitgeber in Belgien angesiedelt ist. Dieses Rahmenwerk stellt sicher, dass Mitarbeiter, die grenzüberschreitend tätig sind, sowohl finanziell als auch administrativ korrekt behandelt werden. Die korrekte und rechtzeitige Einreichung einer Steuererklärung in Belgien liegt in der individuellen Verantwortung des Arbeitnehmers.
Seitens des Arbeitgebers kann die Einstellung von Mitarbeitern in Belgien mit der Verpflichtung einhergehen, belgische Lohnsteuer vom Gehalt des Arbeitnehmers abzuziehen und an die belgischen Steuerbehörden zu zahlen. Belgische Lohnsteuer ist fällig, wenn eine Vergütung von einem belgischen Unternehmen oder einer ausländischen Gesellschaft mit belgischer Niederlassung gezahlt oder gewährt wird, vorausgesetzt, die Arbeit wird für diese belgische Einrichtung durchgeführt.
Außerdem wird bei einer Vergütung von einem verbundenen Unternehmen für Arbeiten, die er zugunsten eines anderen (begünstigten) verbundenen Unternehmens erbringt, in Belgien die Lohnsteuer vom begünstigten Unternehmen zu zahlen, sobald dieses Unternehmen ein belgisches Unternehmen ist oder ein ausländisches Unternehmen mit belgischer Niederlassung ist (und die Arbeit tatsächlich für dieses belgische (oder belgisch gegründete) Unternehmen ausgeführt wird).
Fazit
Die Beschäftigung von Mitarbeitern in Belgien erfordert umfassende Kenntnisse des Arbeitsrechts, der Sozial- und Steuervorschriften sowie eine sorgfältige administrative Nachverfolgung. Für ausländische Unternehmen ist professionelle und zeitnahe Beratung daher unerlässlich, um im Einklang mit belgischen Vorschriften zu handeln und unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Van Havermaet unterstützt Unternehmen gerne in dieser komplexen Angelegenheit.