Tewerkstelling in België: van A tot Z
Het aanwerven van personeel in België gaat gepaard met een uitgebreid sociaal juridisch kader. Voor buitenlandse werkgevers is het essentieel om vooraf na te gaan in welke mate het Belgische arbeids- en/of sociale zekerheidsrecht van toepassing is wanneer werknemers volledig of gedeeltelijk op Belgisch grondgebied actief zijn.
Toepasselijk arbeidsrecht: vrije keuze, maar met grenzen
In principe staat het partijen vrij om het toepasselijke arbeidsrecht te bepalen. Deze rechtskeuze kan expliciet gebeuren of impliciet blijken uit de uitvoering die aan de arbeidsovereenkomst wordt gegeven. Wanneer geen rechtskeuze wordt gemaakt, geldt het arbeidsrecht van het land waar de werknemer gewoonlijk zijn arbeid verricht. Uitzonderlijk kan een ander recht van toepassing zijn indien uit het geheel der omstandigheden blijkt dat de arbeidsovereenkomst nauwer verbonden is met een ander land.
Zelfs wanneer werkgever en werknemer zelf het toepasselijke arbeidsrecht kiezen, is die keuze niet absoluut. Wordt bijvoorbeeld het arbeidsrecht van een ander land dan België gekozen, dan moeten werkgevers toch rekening houden met de gunstigere bepalingen van dwingend Belgisch arbeidsrecht, zoals bepaald in artikel 8 van de Rome I Verordening. Zodra een werknemer werk verricht op Belgisch grondgebied, krijgt het Belgische arbeidsrecht al snel een belangrijke rol vermits quasi het volledige Belgische arbeidsrecht van dwingend recht is.
Dit geldt des te meer bij detachering, waarbij een werknemer tijdelijk in België werkt maar gewoonlijk in één of meerdere andere landen actief is, of in een ander land werd aangeworven. In die gevallen is het Belgische arbeidsrecht vanaf de eerste dag van tewerkstelling van toepassing, ten minste die bepalingen die strafrechtelijk gesanctioneerd worden of de collectieve arbeidsovereenkomsten die algemeen verbindend zijn verklaard (lees: quasi het volledige Belgische arbeidsrecht dus).
Naast de gewone regels van dwingend recht bestaan er ook bepalingen van bijzonder dwingend recht, waarnaar verwezen wordt in artikel 9 van de Rome I Verordening. Deze regels beschermen essentiële Belgische belangen – zoals de sociale, politieke en economische organisatie van het land – en gelden ongeacht welk recht normaal gesproken op de arbeidsovereenkomst van toepassing zou zijn. Het is echter aan de Belgische rechter om te bepalen welke regels daadwerkelijk onder dit bijzonder dwingend recht vallen. Te denken valt aan het recht op doorbetaalde vakantie, het verbod op de uitlening van personeel, … .
Zodra de Belgische rechter bevoegd is, kan hij dus beslissen welke bepalingen van bijzonder dwingend recht van toepassing zijn, wat de rechtspositie soms complex en onzeker maakt.
Paritair comité en sociale documenten
Wanneer het Belgische arbeidsrecht van toepassing is, vormt de bepaling van het bevoegde paritair comité een volgende cruciale stap. Binnen dit sectorale overlegorganen sluiten werkgevers- en werknemersorganisaties collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s) af die onder meer minimumlonen, arbeidsduur, premies en toeslagen vastleggen. De geldende minimumlonen per sector zijn raadpleegbaar via www.minimumlonen.be.
Daarnaast zijn ook verschillende sociale documenten van belang. Hoewel een schriftelijke arbeidsovereenkomst bij een overeenkomst voor onbepaalde duur en voor voltijdse arbeid niet verplicht is, geldt deze verplichting wél bij arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur, bij deeltijdse tewerkstelling en in geval van studentenarbeid. Ook dienen sommige bepalingen, zoals een concurrentiebeding, verplicht op schrift te worden gesteld. In die gevallen moet de overeenkomst uiterlijk bij de start van de tewerkstelling worden ondertekend. Ook wanneer geen verplichting bestaat, blijft een schriftelijke overeenkomst sterk aangewezen om transparantie over de arbeidsvoorwaarden te waarborgen.
Een ander essentieel document is het arbeidsreglement. Dit verplicht document bevat onder meer bepalingen over werkuren, afwezigheden, ziekte en interne procedures. In principe wordt een arbeidsreglement verplicht wanneer een werknemer langer dan twaalf maanden in België wordt tewerkgesteld, maar die verplichting kan ook eerder ontstaan, bijvoorbeeld bij afwijkende arbeidsregimes zoals nacht- of ploegenarbeid.
Sociale zekerheid en meldingsplichten
Vervolgens moet worden nagegaan of de Belgische sociale zekerheid van toepassing is. Op Europees niveau wordt dit geregeld door Verordening 883/2004. Bij detachering blijft in principe de sociale zekerheid van het land van herkomst gelden. Werkt en woont een werknemer in hetzelfde land, dan is de sociale zekerheid van dat land van toepassing. Bij tewerkstelling in meerdere landen is de woonplaats van de werknemer belangrijk, evenals het aandeel van de arbeidstijd dat daar wordt gepresteerd of de inkomsten die aldaar worden gegenereerd. Indien minstens 25% van de arbeidstijd of de inkomsten in het woonland worden verricht of gegenereerd, geldt het socialezekerheidsstelsel van het woonland.
Afhankelijk van het toepasselijke stelsel gelden verschillende meldingsverplichtingen. Voor werknemers die onder de Belgische sociale zekerheid vallen, zijn DIMONA-meldingen bij in dienst- en uitdiensttreding verplicht. Voor werknemers die niet sociaal verzekerd zijn in België geldt de LIMOSA-meldingsplicht.
Bovendien bestaan er bijkomende verplichtingen in bepaalde sectoren, zoals de bouw, schoonmaak-,vlees- of bewakingssector. Zo kan bijvoorbeeld een aangifte van de werken en een aanwezigheidsregistratie op de werf verplicht zijn. Gezien de omvang en complexiteit van deze bijkomende verplichtingen, beperken we ons in dit artikel tot de vermelding ervan.
Arbeidsmigratie en verblijfsrecht
Werknemers met een nationaliteit van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) mogen in België enkel werken indien zij beschikken over de vereiste werk- en verblijfsvergunningen. Het is daarbij belangrijk te onderstrepen dat een geldige verblijfs- of werksituatie in één EER-lidstaat niet automatisch het recht verleent om als niet-EER-onderdaan ook in België arbeid te verrichten.
Wanneer een in de EER (of Zwitserland) gevestigde werkgever tijdelijk derdelanders detacheert naar België, kan dit onder bepaalde voorwaarden gebeuren zonder dat een Belgische werkvergunning moet worden aangevraagd. Deze mogelijkheid vloeit voort uit de zogenaamde Vander Elst-vrijstelling. De vrijstelling ontslaat de werkgever echter niet van alle formaliteiten. Zo moet de gedetacheerde werknemer zich binnen drie werkdagen na aankomst in België aanmelden bij de gemeente van verblijf via een aankomstverklaring.
Indien het verblijf in België meer dan 90 dagen bedraagt, is bovendien een inschrijving in het vreemdelingenregister vereist. Afhankelijk van de gemeente moeten daarbij verschillende documenten worden voorgelegd, zoals de arbeidsovereenkomst, eventueel de dienstverleningsovereenkomst en een A1-verklaring. In de praktijk kan deze inschrijvingsprocedure, mede door de wachttijden bij de Dienst Vreemdelingenzaken, meerdere maanden in beslag nemen. Indien bij aankomst in België geweten is dat het verblijf meer dan 90 dagen zal bestrijken, dan wordt best gelijk met de aankomstverklaring, de inschrijving in het vreemdelingenregister aangevraagd, hoewel dit geen garantie biedt dat het ‘lang verblijf’ wordt goedgekeurd vóór het verstrijken van de termijn van 90 dagen.
Wanneer geen beroep kan worden gedaan op de Vander Elst-vrijstelling, moet een single permit worden aangevraagd. Deze gecombineerde werk- en verblijfsvergunning laat de werknemer toe om langer dan 90 dagen in België te verblijven en er te werken. Ook deze procedure gaat echter gepaard met aanzienlijke wachttijden – gemiddeld tot zes maanden – en is onderworpen aan strikte voorwaarden.
Bijkomende verplichtingen
Wanneer de Belgische sociale zekerheid van toepassing is, zijn werkgevers die Belgische sociale zekerheidsbijdragen verschuldigd zijn, verplicht zich te registreren bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Daarnaast moeten zij een arbeidsongevallenverzekering afsluiten en zich aansluiten bij een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (EDPBW). Deze externe dienst ondersteunt ondernemingen bij het waarborgen van de gezondheid, veiligheid en het welzijn van hun werknemers.
Fiscaliteit
Een werknemer wordt in België belastbaar zodra hij ofwel fiscaal inwoner is van België, ofwel, wanneer hij geen fiscaal inwoner is van België, maar in omstandigheden werkt die volgens nationaal fiscaal recht tot Belgische belastbaarheid leiden. In de praktijk zijn er drie belangrijke omstandigheden waarin Belgische belastbaarheid ontstaat: (1) wanneer de werknemer meer dan 183 dagen in een periode van twaalf maanden in België verblijft of werkt; (2) wanneer hij in België werkt ten behoeve van een Belgische (materiële) werkgever, of (3) wanneer hij werkt op een inrichting in België ten behoeve van een werkgever. Bij situaties (2) en (3) worden de Belgische werkdagen automatisch belastbaar vanaf dag één, ongeacht het aantal gewerkte dagen.
Daarnaast spelen de dubbelbelastingverdragen tussen België en het woon- of werkland een cruciale rol. Deze verdragen bepalen of België als werkstaat het heffingsrecht krijgt, bijvoorbeeld bij werkzaamheden op Belgische bodem of wanneer het materieel werkgeverschap in België ligt. Dit kader zorgt ervoor dat werknemers die grensoverschrijdend actief zijn, zowel fiscaal als administratief correct worden behandeld. Het correct en tijdig indienen van een aangifte in België, is de individuele verantwoordelijkheid van de werknemer.
In hoofde van de werkgever, kan het aanwerven van personeel in België gepaard gaan met de verplichting om Belgische bedrijfsvoorheffing af te houden van het loon van de werknemer en door te storten aan de Belgische belastingadministratie. Belgische bedrijfsvoorheffing is verschuldigd wanneer bezoldigingen worden betaald/toegekend door een Belgische vennootschap of door een buitenlandse vennootschap met een Belgische inrichting, mits het werk wordt uitgevoerd voor deze Belgische inrichting.
Bijkomend, wanneer een werknemer een vergoeding ontvangt van een verbonden vennootschap voor werk dat hij uitvoert ten gunste van een andere (begunstigde) verbonden vennootschap, zal in België bedrijfsvoorheffing verschuldigd zijn door de begunstigde vennootschap zodra deze vennootschap een Belgische vennootschap is, of een buitenlandse vennootschap met een Belgische inrichting is (én de werkzaamheden effectief voor die Belgische (of in België gevestigde) inrichting worden verricht).
Conclusie
Werknemers tewerkstellen in België vergt een grondige kennis van de arbeidsrechtelijke, sociale en fiscale regelgeving, evenals een nauwgezette administratieve opvolging. Voor buitenlandse ondernemingen is professioneel en tijdig advies dan ook onmisbaar om conform de Belgische regelgeving te handelen en onaangename verrassingen te vermijden. Van Havermaet ondersteunt ondernemingen graag bij deze complexe materie.