Buchführungspflichten und Berichterstattung in Belgien

Als international tätiges Unternehmen ist es wichtig zu wissen, welche Vorschriften in Belgien hinsichtlich der Buchführungspflichten, Berichterstattungsvorschriften und der Pflicht zur Anstellung eines Wirtschaftsprüfers gelten. Denn für internationale Geschäftstätigkeiten ist es von entscheidender Bedeutung, über die geltenden Rechtsvorschriften gut informiert zu sein. In diesem Artikel informieren wir Sie gerne über diese Vorschriften und Pflichten. 

Zunächst gehen wir näher auf die Buchführungspflichten und Berichterstattungsvorschriften in Belgien ein. Anschließend erläutern wir die Rolle, die der Wirtschaftsprüfer dabei spielen kann, um schließlich zu einer Schlussfolgerung zu gelangen.  

GRUNDPRINZIPIEN DES RECHNUNGSLEGUNGSRECHTS 

Das belgische Rechnungslegungsrecht basiert auf einer Reihe von Grundprinzipien, die den rechtlichen Rahmen bilden, innerhalb dessen alle Unternehmen ihre Finanzbuchhaltung führen und berichten müssen. 

Der wichtigste Ausgangspunkt ist das Prinzip der doppelten Buchführung, das für alle Unternehmen verbindlich ist. Kurz gesagt bedeutet dies, dass jede Transaktion mindestens zweimal erfasst werden muss, nämlich einmal auf der Soll-Seite und einmal auf der Haben-Seite. Dank dieses Systems kann jederzeit ein vollständiges und schlüssiges Bild der Finanzlage des Unternehmens gegeben werden. 

Darüber hinaus ist auch die Führung einer vereinfachten Buchhaltung möglich, dies ist jedoch nur für Einzelunternehmen und bestimmte gemeinnützige Vereine zulässig, worauf wir hier nicht näher eingehen werden. 

Das Gesetz schreibt vor, dass die Buchhaltung jederzeit wahrheitsgetreu, klar und systematisch geführt werden muss. Alle Transaktionen müssen zeitnah und chronologisch erfasst werden, damit Dritte – wie Aktionäre, Steuerbehörden oder Kreditgeber – sich jederzeit ein zuverlässiges Bild von der Vermögenslage und dem Ergebnis des Unternehmens machen können. 

MEHRWERTSTEUERPFLICHT 

In Belgien ist jedes Unternehmen, jeder Selbstständige oder jede Organisation, die regelmäßig Waren oder Dienstleistungen gegen Entgelt liefert, grundsätzlich mehrwertsteuerpflichtig. Das bedeutet, dass Sie auf Ihre Verkäufe Mehrwertsteuer berechnen und diese an die Steuerbehörden abführen müssen. 

Wenn Ihr Jahresumsatz jedoch weniger als 25.000,00 Euro ohne Mehrwertsteuer beträgt, können Sie sich in einigen Fällen für die „Befreiungsregelung für kleine Unternehmen” berufen. In diesem Fall müssen Sie keine Mehrwertsteuer auf Ihre Verkäufe berechnen, Sie müssen keine regelmäßigen Mehrwertsteuererklärungen einreichen, haben aber natürlich auch keinen Anspruch auf den Abzug bestimmter Mehrwertsteuern. 

Darüber hinaus sind bestimmte Tätigkeiten von der Mehrwertsteuer befreit (bestimmte medizinische Berufe, Bildung, soziokulturelle Organisationen usw.). Sie fallen somit vollständig aus diesen Verpflichtungen heraus. 

Wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, müssen Sie regelmäßig eine Mehrwertsteuererklärung einreichen. In dieser Erklärung werden die auf den Umsatz zu entrichtende Mehrwertsteuer und die auf die Kosten zurückzufordernde Mehrwertsteuer aufgeführt. Die Differenz bestimmt, ob Sie Mehrwertsteuer abführen oder zurückfordern können. 

Je nach erzieltem Umsatz (weniger oder mehr als 2,5 Millionen Euro ohne Mehrwertsteuer auf Jahresbasis) sind Sie verpflichtet, eine vierteljährliche oder monatliche Steuererklärung einzureichen. 

Neben der regelmäßigen Umsatzsteuererklärung besteht auch die Verpflichtung, eine innergemeinschaftliche Meldung einzureichen, sobald innergemeinschaftliche Transaktionen durchgeführt werden. 

Schließlich besteht auch die Verpflichtung, eine jährliche Umsatzsteuer-Kundenliste einzureichen, selbst wenn Sie unter die Mehrwertsteuerbefreiungsregelung für kleine Unternehmen fallen. 

ERSTELLUNG DES JAHRESABSCHLUSSES 

Jedes Unternehmen mit Rechtspersönlichkeit und beschränkter Haftung, das unter das belgische Gesetzbuch über Gesellschaften und Vereinigungen fällt, ist verpflichtet, jährlich einen Jahresabschluss zu erstellen und bei der Belgischen Nationalbank einzureichen. 

Ein Jahresabschluss umfasst mindestens: 

• Bilanz: eine Übersicht über die Aktiva und Passiva am Ende des Geschäftsjahres; 
• Gewinn- und Verlustrechnung: eine Zusammenfassung der Erträge und Aufwendungen; 
• Erläuterungen: zusätzliche Informationen zu Bewertungsregeln und wichtigen Finanzposten. 

Je nach Größe des Unternehmens (Kleinst-, Klein- oder Großunternehmen) gibt es verschiedene Schemata, vom vereinfachten Kleinstschema bis zum vollständigen Schema für Großunternehmen. Die Hinterlegung muss grundsätzlich innerhalb von sieben Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres und spätestens 30 Tage nach Genehmigung durch die Hauptversammlung erfolgen. 

Neben der Hinterlegung des Jahresabschlusses muss jedes Unternehmen, auch solche ohne Rechtspersönlichkeit, jährlich eine Körperschaftsteuererklärung beim FÖD Finanzen einreichen. 

Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtungen kann zu Verwaltungsstrafen, Verzugszinsen und in schweren Fällen zu strafrechtlicher Verfolgung führen. 

AUFBEWAHRUNGSFRISTEN 

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, ihre Buchhaltungsbelege mindestens sieben Jahre lang aufzubewahren, gerechnet ab dem 1. Januar des Jahres, das auf das Geschäftsjahr folgt, auf das sich die Dokumente beziehen. 

Zu diesen Belegen gehören unter anderem: 

• eingehende und ausgehende Rechnungen; 

• Kontoauszüge; 

• Journale und Hauptbücher; 

• Verträge und andere Belege. 

Die Aufbewahrungspflicht kann sowohl in Papierform als auch elektronisch erfüllt werden, sofern die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit der Dokumente dauerhaft gewährleistet sind. Darüber hinaus müssen die Dokumente auf einfache Anfrage den zuständigen Kontrollbehörden vorgelegt werden können. 

ROLLE DES WIRTSCHAFTSPRÜFERS 

Die Rolle des Wirtschaftsprüfers besteht darin, die Zuverlässigkeit der Finanzzahlen zu erhöhen und dem gesellschaftlichen Interesse zu dienen. Dazu überprüft er in völliger Unabhängigkeit, ob die Jahreszahlen ein getreues Bild vermitteln, und erstattet der Hauptversammlung darüber Bericht. 

Der Wirtschaftsprüfer wird von der Hauptversammlung und nach Zustimmung des Betriebsrats, sofern vorhanden, bestellt. Diese Bestellung muss in den Anhängen zum Belgischen Staatsblatt veröffentlicht werden. Ein Wirtschaftsprüfer wird immer für einen Zeitraum von drei Jahren bestellt, der nach Ablauf verlängert werden kann. Die Ernennung eines Wirtschaftsprüfers ist aufgrund der Größe des Unternehmens obligatorisch, die entweder durch seine satzungsmäßigen Zahlen oder seine konsolidierten Zahlen bestimmt wird. 

GESETZLICHE VERPFLICHTUNG 

Jedes Unternehmen, das in Belgien als groß gilt, ist gesetzlich verpflichtet, einen Wirtschaftsprüfer anzustellen. Ein Unternehmen gilt als groß, wenn es mehr als eines der folgenden Kriterien überschritten hat: 

• Jahresdurchschnitt der Beschäftigtenzahl: 50 Mitarbeiter;
• Jahresumsatz ohne Mehrwertsteuer: 11.250.000 €;
• Bilanzsumme von 6.000.000 €.

Diese Kriterien werden zum Zeitpunkt des Abschlusses des satzungsmäßigen Jahresabschlusses der Gesellschaft auf der Grundlage des letzten und vorletzten Jahresabschlusses der Gesellschaft geprüft. Die Überschreitung von mehr als einem der Kriterien oder die Nichtüberschreitung von mehr als einem der Kriterien hat nur dann Auswirkungen, wenn dies in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren der Fall ist. In diesem Fall treten die Auswirkungen erst ab dem Geschäftsjahr ein, das auf das Geschäftsjahr folgt, in dem mehr als eines der Kriterien überschritten oder nicht mehr überschritten wurde. 

KONSOLIDIERTE VERPFLICHTUNG 

Unternehmen, die Teil einer Gruppe sind, die zur Erstellung eines konsolidierten Jahresabschlusses verpflichtet ist, müssen einen Wirtschaftsprüfer anstellen. Diese Verpflichtung ist grenzüberschreitend. Sie gilt nicht nur für Unternehmen in einer Gruppe, die zu einem Unternehmenskonzern gehören, der nach belgischem Recht konsolidieren muss, sondern auch für Unternehmen, die Teil einer ausländischen Gruppe sind. Es reicht aus, dass die Gruppe einer Konsolidierungspflicht unterliegt. Eine kleine belgische Tochtergesellschaft einer internationalen Gruppe muss daher ebenfalls einen Wirtschaftsprüfer bestellen. Die Verpflichtung bleibt auch bestehen, wenn die Tochtergesellschaft aus dem Konsolidierungskreis herausfällt oder herausgenommen wird. 

Kriterien 

Eine Gesellschaft zusammen mit ihren Tochtergesellschaften oder Gesellschaften einer Gruppe, die zusammen ein Konsortium bilden, sind verpflichtet, einen konsolidierten Jahresabschluss zu erstellen, wenn diese Gesellschaften zusammen auf konsolidierter Basis mehr als eines der folgenden Kriterien überschreiten: 

• Jahresdurchschnitt der Beschäftigtenzahl: 250
• Jahresumsatz ohne Mehrwertsteuer: 42.500.000 €
• Bilanzsumme: 21.250.000 €

Diese Kriterien werden zum Zeitpunkt des Abschlusses des Jahresabschlusses der konsolidierenden Gesellschaft auf der Grundlage des letzten und vorletzten Jahresabschlusses der zu konsolidierenden Gesellschaften der Gruppe geprüft. Die Überschreitung von mehr als einem der Kriterien oder die Nichtüberschreitung von mehr als einem der Kriterien hat nur dann Auswirkungen, wenn dies in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren der Fall ist. Die Auswirkungen treten in diesem Fall erst ab dem Geschäftsjahr in Kraft, das auf das Geschäftsjahr folgt, in dem mehr als eines der Kriterien überschritten oder nicht mehr überschritten wurde. 

BEDEUTUNG DER ANSTELLUNG EINES WIRTSCHAFSPRÜFER 

Als Unternehmer haben Sie ein Interesse daran, einen Wirtschaftsprüfer anzustellen. In erster Linie erhöht dies die finanzielle Zuverlässigkeit und Transparenz der Jahreszahlen. Der Wirtschaftsprüfer ist auch ein unabhängiger Experte, an den Sie sich als Unternehmer wenden können, um bestimmte Ideen zu prüfen. Darüber hinaus bewertet der Wirtschaftsprüfer die internen Prozesse des Unternehmens und kann Optimierungen vorschlagen. 

Darüber hinaus wird jeder zertifizierte Wirtschaftsprüfer oder Unternehmensprüfer davon absehen, Aufträge zur Beglaubigung oder Genehmigung von Konten, Jahresabschlüssen, Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen oder konsolidierten Jahresabschlüssen anzunehmen oder fortzusetzen, die von Unternehmen erstellt wurden, die sich weigern, einen Wirtschaftsprüfer zu bestellen, obwohl sie gesetzlich dazu verpflichtet sind. So wird beispielsweise keine Sacheinlage für ein Unternehmen bescheinigt, das zur Bestellung eines Wirtschaftsprüfers verpflichtet ist und dies versäumt hat. 

SANKTIONEN 

Haben Sie keinen Wirtschaftsprüfer? Dann müssen Sie mit einigen Sanktionen rechnen: 

• Gerichtliche Bestellung eines Wirtschaftsprüfers: Auf einfachen Antrag hin kann jeder Beteiligte eine Bestellung gerichtlich erzwingen. Der Vorsitzende des Handelsgerichts legt in einem Eilverfahren die Aufgabe des Wirtschaftsprüfers sowie dessen Vergütung fest. 

• Nichtigkeit des Beschlusses der Hauptversammlung zur Genehmigung des Jahresabschlusses: Da der Prüfungsbericht fehlt, könnte ein Kläger die Nichtigkeit der Genehmigung des Jahresabschlusses geltend machen, wenn er nachweisen kann, dass dies einen Einfluss auf die Beschlussfassung der Versammlung hatte. 

• Haftung der Verwaltungsratsmitglieder: Die Verwaltungsratsmitglieder verstoßen nämlich gegen das Gesellschaftsgesetz (Art. 3:97, §1 WVV), wenn sie nicht die erforderlichen Maßnahmen zur Bestellung eines Wirtschaftsprüfers ergreifen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist. 

FAZIT 

Die belgischen Rechtsvorschriften im Bereich Rechnungslegung und Berichterstattung sind klar und streng. Unternehmen sind verpflichtet, ihre Finanztransaktionen mithilfe eines einfachen oder doppelten Buchhaltungssystems genau zu erfassen, was für Transparenz und zuverlässige Zahlen sorgt. Dies ist nicht nur für interne Entscheidungen von entscheidender Bedeutung, sondern auch für externe Parteien wie Aktionäre, Banken und Steuerbehörden. 

Die Erstellung und Hinterlegung eines Jahresabschlusses ist eine zentrale Verpflichtung. Dieser Jahresabschluss bietet einen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens und stärkt das Vertrauen Dritter in das Unternehmen. Ebenso wichtig ist die fristgerechte und korrekte Erfüllung der steuerlichen Meldepflichten; deren Nichteinhaltung kann zu Geldstrafen und Reputationsschäden führen. 

Bei größeren Unternehmen wird häufig auch ein Wirtschaftsprüfer bestellt. Dieser unabhängige Experte gewährleistet, dass die Buchhaltung und die Finanzberichterstattung vollständig im Einklang mit dem Gesetz stehen. Dies stärkt nicht nur die Transparenz, sondern auch die Glaubwürdigkeit des Unternehmens gegenüber dem Markt. 

Kurz gesagt, die belgischen Vorschriften erlegen nicht nur Verpflichtungen auf, sondern fördern auch eine professionelle und zuverlässige Finanzverwaltung. Für Unternehmen bedeutet dies Verantwortung, aber auch eine Chance zu zeigen, dass sie ihre Finanzberichterstattung korrekt und transparent durchführen. 

Haben Sie Fragen zu den belgischen Vorschriften zum Rechnungslegungsrecht und damit verbunden zur Bestellung eines Wirtschaftsprüfers? Oder möchten Sie mehr darüber erfahren? Kommen Sie gerne vorbei, unsere Experten stehen Ihnen jederzeit mit professioneller Beratung zur Verfügung. Oder kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.