Welche Homeoffice-Kosten können Sie in Belgien, den Niederlanden, Frankreich oder Deutschland erstatten?
Alle Beträge gelten für das Einkommensjahr 2026
Das Homeoffice ist in vielen Unternehmen zu einem festen Bestandteil der Arbeitsorganisation geworden. Arbeitgeber greifen häufig in Kosten für Internet, IT-Ausrüstung, Büromöbel oder die Nutzung eines Zimmers ein. Aber welche Kosten können Sie steuerfrei erstatten, wie hoch ist diese Erstattung und unter welchen Bedingungen kann sie gewährt werden?
Für international aktive Arbeitgeber ist die Antwort nicht immer einfach. Ein Unternehmen kann Mitarbeiter in verschiedenen Ländern beschäftigen, während die Mitarbeiter jenseits der Grenze wohnen oder vorübergehend aus einem anderen Land arbeiten. Selbst innerhalb einer internationalen Gruppe können Kollegen mit einem ähnlichen Homeoffice-System unterschiedlichen Steuer- und Sozialversicherungsregeln unterliegen. Eine Gebühr, die in einem Land befreit ist, kann in einem anderen Land anders behandelt werden oder zusätzlichen Bedingungen unterliegen.
Deshalb vergleichen wir in diesem Artikel die Homeoffice- und IT-Pauschalen in Belgien und den drei wichtigsten Nachbarländern: den Niederlanden, Frankreich und Deutschland. Wir betrachten, welche Pauschalerstattungen möglich sind, welche Kosten sie abdecken und welche Aufmerksamkeitspunkte Arbeitgeber in jedem Land beachten müssen. Dieser Vergleich ist unter anderem nützlich für Unternehmen mit ausländischen Niederlassungen, Grenzarbeiter oder Arbeitnehmer, die strukturell von zu Hause aus in dem Ausland arbeiten. So können Sie eine internationale Homeoffice-Politik entwickeln, die so kohärent wie möglich ist, ohne die lokalen Regeln aus den Augen zu verlieren.
Belgien
In Belgien dürfen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern eine monatliche Homeofficepauschale zahlen, wenn diese strukturell von zu Hause arbeiten. In der Praxis entspricht dies im Durchschnitt mindestens einem Arbeitstag pro Woche, zwei halben Tagen pro Woche oder einer Woche pro Monat. Dies gilt sowohl für Vollzeit- als auch für Teilzeitbeschäftigte.
Der Betrag zählt als Arbeitgebergebühr und ist vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei bis zu einem Betrag von 160,99 €. Arbeitgeber können außerdem 20 € pro Monat an Mitarbeiter zahlen, die ihre eigene Internetverbindung nutzen. Zusätzlich können 20 € pro Monat für die Nutzung eines privaten Computers mit Peripheriegeräten gezahlt werden. Wenn es sich nur um Peripheriegeräte (wie Computerbildschirm, Drucker usw.) handelt, können 10 € pro Monat erstattet werden.
Die Homeoffice-Pauschale soll alle festen Kosten für das Arbeiten von zu Hause aus abdecken, von der Fläche selbst (Miete und Abschreibungen), zu Büromaterial, Nebenkosten und Ähnlichem. Es ist möglich, Büromöbel auf Grundlage unterstützender Dokumente (Rechnungen, Kaufnachweise), wie einen Bürostuhl oder Tisch, eine Schreibtischlampe, eine Tastatur und Maus usw. zu erstatten. Solche Ausgaben sind nur dann berechtigt, wenn der Arbeitgeber dieses Material unter normalen Umständen auch am Arbeitsplatz zur Verfügung stellt.
Die Niederlande
Die niederländischen Steuerbehörden erlauben es Ihnen, den Mitarbeitern eine Homeoffice-Pauschale von 2,45 € pro Tag zu zahlen. Diese Befreiung kommt zusätzlich zu etwaigen steuerfreien Erstattungen für IT-Geräte.
Außerdem können Sie die Abonnementkosten erstatten, die der Mitarbeiter für seine Internetverbindung zahlt. Diese Zulage kann auch anteilig berechnet werden, anhand der Tage, an denen der Mitarbeiter zu Hause arbeitet. Wenn der Mitarbeiter ein Abonnement mit Internet, Telefon und Fernsehen hat, kann nur der Teil für die Internetverbindung erstattet werden.
Darüber hinaus gibt es eine Ausnahme für sogenannte Arbeitsschutzeinrichtungen: das sind alle Ressourcen, die zur Sicherheit und Ergonomie des Arbeitsplatzes beitragen. Dies kann zum Beispiel ein ergonomischer Bürostuhl, eine Computerbrille oder ein Fußschemel sein.
In den Niederlanden gibt es einen Unterschied zwischen einem Arbeitsbereich (z. B. Büro oder Arbeitszimmer zu Hause) und einem Arbeitsplatz. Letztere muss unter anderem einen eigenen Eingang und eigene sanitäre Einrichtungen haben. Der Arbeitgeber schließt im zweiten Fall außerdem einen Geschäftsmietvertrag mit dem Arbeitnehmer ab, damit dieser Zugang zu diesem Raum hat. Und der Mitarbeiter muss auch an diesem Arbeitsplatz effektiv arbeiten. Falls dies der Fall ist, gilt eine sogenannte Nullbewertung für alle Einrichtungen am Arbeitsplatz, wie einen Schreibtisch, eine Kopiermaschine, aber auch für Getränke wie Kaffee und Tee: Sie zählen nicht als Lohn.
Frankreich
In Frankreich kann man eine steuerfreie Pauschale von 2,70 € für jeden im Homeoffice gearbeiteten Tag zahlen, die sogenannte „Homeoffice-Entschädigung“, oder Indemnité télétravail. Für Arbeitnehmer, die stets zu Hause arbeiten, beträgt die monatliche Pauschale maximal 59,40 €. Wenn ein sektoraler Tarifvertrag oder ein interprofessioneller Vertrag eine Pauschalzulage vorsieht, ist eine Befreiung von bis zu 72,60 € pro Monat möglich. Jeder Tag im Homeoffice muss sorgfältig registriert werden, und eine Zulage für das Homeoffice darf nicht mit Mehraufwandpauschalen oder Reisekosten kombiniert werden.
Wenn Mitarbeiter ihre eigenen IT-Geräte verwenden, kann der Arbeitgeber diese Kosten erstatten (z. B. Telefonate). Die meisten Nutzer schließen heutzutage ein Abonnement mit einem Pauschalpreis ab, was es schwierig macht, die Kosten für die professionelle Nutzung zu bestimmen. In einem solchen Fall kann eine Einmalzahlung von bis zu 55,20 € pro Monat erstattet werden, sofern das Abonnement insgesamt nicht weniger kostet. Allerdings dürfen Sie diese Zulage nicht zahlen, wenn Sie bereits die Pauschalzulage für Homeoffice zahlen, da sie bereits die Nutzung privater IT-Geräte abdecken soll.
Zusätzlich zu diesen Pauschalen ist es auch möglich, die Kosten für das Homeoffice auf Grundlage ihres tatsächlichen Werts zu erstatten. Zum Beispiel können alle mit dem Haus verbundenen Kosten (Miete, Nebenkosten) proportional zum Anteil des Arbeitsplatzes an der Gesamtfläche des Hauses erstattet werden. Wenn der Arbeitnehmer Büromöbel und -materialien im Auftrag seines Arbeitgebers kauft, aber weiterhin Eigentümer bleibt, kann die Hälfte dieser Kosten steuerfrei erstattet werden. Dies ist jedoch nicht möglich, wenn dem Arbeitnehmer keine zusätzlichen Kosten entstehen (z.B. da er dieses Material bereits besaß).
Deutschland
In Deutschland erlauben die Steuerbehörden derzeit keine steuerfreien Homeoffice-Pauschalen. Wenn Mitarbeiter ihre eigene Telefonverbindung für ihre Aufgaben nutzen, kann der Arbeitgeber dafür eine Gebühr zahlen. Da Abonnements meist einen Pauschalpreis haben, sind diese Kosten manchmal schwer zu bestimmen. Daher kann eine Pauschalgebühr von 20 % der Abonnementkosten erstattet werden, bis zu maximal 20 € pro Monat.
Der Arbeitgeber kann auch eine Kostenerstattung für die Internetnutzung zahlen, aber grundsätzlich ist diese nicht steuerfrei. Der Arbeitgeber kann selbst eine sogenannte Pauschalsteuer von 25 % auf den Freibetrag zahlen. Auf diese Weise befreit er den Arbeitnehmer von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen auf diese Leistung.
Eine gut durchdachte, grenzüberschreitende Homeoffice-Politik
Homeoffice und IT-Zulagen variieren stark von Land zu Land, sowohl hinsichtlich der Höhe als auch der Bedingungen. Für international aktive Arbeitgeber reicht eine einheitliche Regulierung daher nicht immer aus.
Möchten Sie eine internationale Homeoffice-Politik entwickeln oder prüfen, ob Ihre aktuellen zuLagen und Pauschalen den lokalen Steuer- und Sozialrechtsvorschriften entsprechen? Die internationalen Experten von Van Havermaet helfen Ihnen, Ihre Police korrekt und praktisch auf die verschiedenen Länder zuzuschneiden, in denen Ihre Mitarbeiter tätig sind. Kontaktieren Sie uns gerne.