Welke thuiswerkkosten mag u vergoeden in België, Nederland, Frankrijk of Duitsland?

Alle bedragen gelden voor het inkomstenjaar 2026

Thuiswerk is in veel ondernemingen inmiddels een vaste waarde. Werkgevers komen daarbij vaak tussen in kosten voor internet, ICT-materiaal, kantoormeubilair of het gebruik van de woning. Maar welke kosten mag u belastingvrij vergoeden, hoeveel bedraagt die vergoeding en onder welke voorwaarden kan ze worden toegekend?

Voor internationaal actieve werkgevers is het antwoord niet altijd eenvoudig. Een onderneming kan medewerkers tewerkstellen in verschillende landen, terwijl werknemers over de grens wonen of tijdelijk vanuit een ander land werken. Ook binnen een internationale groep kunnen collega’s met een vergelijkbaar thuiswerkregime onder verschillende fiscale en sociale regels vallen. Een vergoeding die in het ene land vrijgesteld is, kan in een ander land anders worden behandeld of aan bijkomende voorwaarden onderworpen zijn.

Daarom vergelijken we in dit artikel de thuiswerk- en ICT-vergoedingen in België en de drie belangrijkste buurlanden: Nederland, Frankrijk en Duitsland. We bekijken welke forfaitaire vergoedingen mogelijk zijn, welke kosten ze dekken en welke aandachtspunten werkgevers in elk land in acht moeten nemen. Die vergelijking is onder meer nuttig voor ondernemingen met buitenlandse vestigingen, grensarbeiders of medewerkers die structureel vanuit het buitenland thuiswerken. Zo kunt u een internationaal thuiswerkbeleid uitwerken dat zo veel mogelijk samenhang vertoont, zonder de lokale regels uit het oog te verliezen.

België

In België mogen werkgevers hun werknemers een maandelijkse thuiswerkvergoeding betalen wanneer zij structureel van thuis werken. Dat komt in de praktijk neer op gemiddeld minstens één werkdag per week, twee halve dagen per week of één week per maand. Dat geldt zowel voor voltijdse als voor deeltijdse werknemers.

De vergoeding geldt als kosten eigen aan de werkgever en is volledig vrij van belastingen en sociale bijdragen tot een bedrag van € 160,99. Werkgevers mogen daarnaast € 20 per maand betalen aan werknemers die hun eigen internetaansluiting gebruiken. Daarnaast mag ook € 20 per maand betaald worden voor het gebruik van een privécomputer met randapparatuur. Gaat het alleen om de randapparatuur (zoals een computerscherm, printer, etc.), dan kan € 10 per maand vergoed worden.

De thuiswerkvergoeding wordt verondersteld om alle vaste kosten van het thuiswerk te dekken, gaande van de ruimte zelf (huur en afschrijvingen), kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen en dergelijke. Het is wel mogelijk om op basis van bewijsstukken (facturen, aankoopbewijzen) kantoormeubilair te vergoeden, zoals een bureaustoel of -tafel, een bureaulamp, een toetsenbord en muis, en dergelijke meer. Zulke uitgaven komen alleen in aanmerking wanneer de werkgever dat materiaal in normale omstandigheden ook op de werkvloer ter beschikking stelt.

Nederland

De Nederlandse belastingdienst staat toe dat u werknemers een netto vergoeding betaalt van € 2,45 per thuisgewerkte dag. Deze vrijstelling komt naast eventuele onbelaste vergoedingen voor ICT-middelen.

Daarnaast kunt u de abonnementskosten vergoeden die de werknemer maakt voor zijn internetverbinding. Die vergoeding mag ook pro rata berekend worden volgens het aantal dagen dat de werknemer thuiswerkt. Heeft de werknemer een abonnement met internet, telefoon en televisie, dan mag alleen het gedeelte voor de internetaansluiting vergoed worden.

Bovendien geldt er een vrijstelling voor zogenaamde arbovoorzieningen, dat zijn alle middelen die bijdragen tot de veiligheid en de ergonomie van de werkplek. Dat kan bijvoorbeeld een ergonomisch verantwoorde bureaustoel zijn, een beeldschermbril of een voetenbankje.

In Nederland bestaat er een onderscheid tussen een werkruimte (bv. werkkamer of studeerkamer in de woning) en een werkplek. Die laatste moet o.a. beschikken over een eigen ingang en eigen sanitair. De werkgever sluit met de werknemer ook een zakelijke huurovereenkomst af, zodat hij over die ruimte kan beschikken. En de werknemer moet ook effectief in die werkplek werken. Is dat het geval, dan geldt voor alle voorzieningen op de werkplek, bijvoorbeeld een bureau, een kopieermachine, maar ook consumpties zoals koffie en thee een zogenaamde nihilwaardering: zij gelden dan niet als loon.

Frankrijk

In Frankrijk kunt u voor elke thuisgewerkte dag een belastingvrije vergoeding van maximaal € 2,70 betalen, de zgn. indemnité télétravail. Voor werknemers die altijd van thuis werken, bedraagt de maandelijkse vergoeding maximaal € 59,40. Wanneer een sectorale cao of een interprofessioneel akkoord een forfaitaire vergoeding vastlegt, is een vrijstelling tot € 72,60 per maand mogelijk. Elke dag thuisarbeid moet zorgvuldig geregistreerd worden, en een thuiswerkvergoeding kan niet gecombineerd worden met dagvergoedingen of verplaatsingsonkosten.

Als werknemers hun eigen ICT-toestellen gebruiken, dan kan de werkgever die kosten vergoeden (bv. telefoongesprekken). De meeste gebruikers sluiten tegenwoordig een abonnement met een flat rate af, waardoor de kosten van het professionele gebruik moeilijk te bepalen zijn. In zo’n geval mag forfaitair tot € 55,20 per maand vergoed worden, tenzij het abonnement in zijn geheel minder kost. U mag deze vergoeding echter niet betalen als u al de forfaitaire thuiswerkvergoeding betaalt, want die wordt al verondersteld om het gebruik van private ICT-middelen te dekken.

Naast die forfaitaire bedragen is het ook mogelijk om de kosten van het thuiswerk op basis van hun reële waarde terug te betalen. Zo kunnen alle kosten verbonden aan de woning (huur, nutsvoorzieningen) vergoed worden a rato van het aandeel van de werkruimte in de totale oppervlakte van de woning. Als de werknemer kantoormeubilair en -benodigdheden aankoopt voor rekening van zijn werkgever, maar er wel de eigenaar van blijft, kunnen die kosten voor de helft belastingvrij vergoed worden. Dat kan echter niet wanneer de werknemer geen extra uitgaven heeft moeten doen (omdat hij dat materiaal al bezat).

Duitsland

In Duitsland staat de fiscus momenteel geen belastingvrije thuiswerkvergoedingen toe. Wanneer werknemers hun eigen telefoonaansluiting gebruiken om hun taken uit te voeren, dan mag de werkgever daar wel een vergoeding voor betalen. Omdat abonnementen meestal een flat rate hebben, zijn die kosten soms moeilijk te bepalen. Daarom mag forfaitair 20% van de abonnementskosten vergoed worden, tot een maximum van € 20 per maand.

Voor het gebruik van internet kan de werkgever ook een vergoeding betalen, maar die is in principe niet belastingvrij. De werkgever kan hier wel zelf een zgn. forfaitaire belasting of Pauschalsteuer van 25% op de vergoeding betalen. Zo bevrijdt hij de werknemer van belastingen en sociale bijdragen op dat voordeel.

Een doordacht thuiswerkbeleid over de grenzen heen

Thuiswerk- en ICT-vergoedingen verschillen sterk van land tot land, zowel wat betreft de bedragen als de voorwaarden. Voor internationaal actieve werkgevers volstaat één uniforme regeling daarom niet altijd.

Wilt u een internationaal thuiswerkbeleid uitwerken of nagaan of uw huidige vergoedingen voldoen aan de lokale fiscale en sociaalrechtelijke regels? De internationale experts van Van Havermaet helpen u om uw beleid correct en werkbaar af te stemmen op de verschillende landen waarin uw medewerkers actief zijn. Neem gerust contact met ons op.