Obowiązki księgowe i sprawozdawcze w Belgii

Przedsiębiorcy międzynarodowi wiedzą, jak ważna jest znajomość obowiązujących za granicą przepisów, ma to bowiem kluczowe znaczenie dla prowadzenia działalności międzynarodowej. W niniejszym artykule przedstawiamy informacje na temat przepisów w zakresie księgowości, sprawozdawczości i obowiązku powołania biegłego rewidenta.

W pierwszej kolejności omówimy bardziej szczegółowo obowiązki księgowe i zasady sprawozdawczości obowiązujące w Belgii. Następnie wyjaśnimy, jaką rolę może odgrywać w tym zakresie biegły rewident, aby na koniec sformułować wnioski.

PODSTAWOWE ZASADY PRAWA KSIĘGOWEGO

Belgijskie prawo księgowe opiera się na kilku podstawowych zasadach, które stanowią ramy prawne, w obrębie których wszystkie przedsiębiorstwa muszą prowadzić swoją dokumentację finansową i sprawozdawczość.

Najważniejszym założeniem jest zasada podwójnego zapisu, która jest obowiązkowa dla wszystkich spółek. Krótko mówiąc, oznacza to, że każda transakcja musi być zarejestrowana co najmniej dwukrotnie, mianowicie raz po stronie debetowej i raz po stronie kredytowej. Dzięki temu systemowi można w każdej chwili uzyskać pełny i spójny obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

Dopuszcza się również prowadzenie uproszczonej księgowości, ale tylko w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych i niektórych organizacji non-profit. Nie będziemy się jednak zagłębiać w tę kwestię.

Prawo wymaga, aby księgowość była prowadzona w sposób rzetelny, przejrzysty i systematyczny. Wszystkie transakcje muszą być rejestrowane terminowo i chronologicznie, tak aby osoby trzecie – takie jak udziałowcy, organy podatkowe lub kredytodawcy – mogły w każdej chwili uzyskać wiarygodny obraz majątku i wyników przedsiębiorstwa.

OBOWIĄZEK ROZLICZANIA VAT

W Belgii każda firma, osoba samozatrudniona lub organizacja, która regularnie dostarcza towary lub usługi w zamian za wynagrodzenie, jest co do zasady zobowiązana do uiszczania podatku VAT. Oznacza to, że trzeba naliczać podatek VAT należny i odprowadzać go do urzędu skarbowego.

Jeśli jednak roczny obrót jest niższy niż 25 000,00 euro bez VAT, w niektórych przypadkach można skorzystać z „systemu zwolnień dla małych przedsiębiorstw”. W takim przypadku nie trzeba naliczać podatku VAT należnego, nie trzeba składać okresowych deklaracji VAT, ale oczywiście nie ma się również prawa do odliczenia VAT naliczonego.

Ponadto niektóre rodzaje działalności są również zwolnione z podatku VAT (niektóre zawody medyczne, szkolnictwo, organizacje społeczno-kulturalne itp.). Nie podlegają one zatem żadnym obowiązkom w tym zakresie.

W przypadku podlegania obowiązkowi VAT należy okresowo składać deklaracje VAT. W deklaracji tej uwzględnia się podatek VAT należny, a także podatek VAT naliczony. Różnica pomiędzy VAT należnym a naliczonym decyduje o tym, czy należy zapłacić podatek VAT, czy też można ubiegać się o jego zwrot.

W zależności od osiągniętego obrotu (mniejszego lub większego niż 2,5 mln bez VAT w skali roku) przedsiębiorca ma obowiązek składać deklaracje kwartalne lub miesięczne.

Oprócz okresowej deklaracji VAT istnieje również obowiązek składania deklaracji wewnątrzwspólnotowej, gdy przeprowadzane są transakcje wewnątrzwspólnotowe.

Wreszcie istnieje również obowiązek składania rocznego wykazu klientów VAT, także w przypadku  objęcia systemem zwolnienia z VAT dla małych przedsiębiorstw.

SPORZĄDZANIE ROCZNEGO SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO

Każda spółka posiadająca osobowość prawną, podlegająca belgijskiemu kodeksowi spółek i stowarzyszeń (WVV), ma obowiązek sporządzać roczne sprawozdanie finansowe i składać je w Narodowym Banku Belgii (NBB).

Roczne sprawozdanie finansowe zawiera co najmniej:

• Bilans: zestawienie aktywów i pasywów na koniec roku obrotowego;
• Rachunek zysków i strat: zestawienie przychodów i kosztów;
• Noty objaśniające: dodatkowe informacje na temat zasad wyceny i ważnych pozycji księgowych.

W zależności od wielkości przedsiębiorstwa (mikro, małe lub duże) istnieją różne schematy, od uproszczonego schematu mikro do pełnego schematu dla dużych spółek. Złożenie sprawozdania powinno co do zasady nastąpić w ciągu siedmiu miesięcy od zakończenia roku obrotowego i najpóźniej trzydzieści dni po zatwierdzeniu przez walne zgromadzenie.

Oprócz złożenia rocznego sprawozdania finansowego każda spółka, również ta bez osobowości prawnej, musi corocznie składać zeznanie podatkowe do Ministerstwa Finansów.

Nieprzestrzeganie tych obowiązków może skutkować karami administracyjnymi, odsetkami za zwłokę, a w poważnych przypadkach postępowaniem karnym.

OKRES PRZECHOWYWANIA

Przedsiębiorstwa są prawnie zobowiązane do przechowywania dokumentów księgowych przez co najmniej siedem lat, licząc od 1 stycznia roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą dokumenty.

Do dokumentów tych należą między innymi:

• faktury przychodzące i wychodzące;
• wyciągi bankowe;
• dzienniki księgowań i księgi główne;
• umowy i inne dokumenty rozliczeniowe.

Obowiązek przechowywania dokumentów może być spełniony zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność, integralność i czytelność dokumentów są stale zapewnione. Ponadto dokumenty muszą być dostępne na żądanie właściwych organów kontrolnych.

ROLA BIEGŁEGO REWIDENTA

Rola biegłego rewidenta polega na zapewnieniu wiarygodności danych finansowych i służeniu interesowi społecznemu. Odbywa się to poprzez całkowicie niezależną kontrolę, czy dane roczne przedstawiają rzetelny i jasny obraz sytuacji finansowej, oraz sporządzenie odpowiedniego sprawozdania dla walnego zgromadzenia.

Biegły rewident jest powoływany przez walne zgromadzenie i po zatwierdzeniu przez radę przedsiębiorstwa, jeśli taka istnieje. Powołanie to musi zostać opublikowane w załącznikach do Belgijskiego Dziennika Ustaw. Biegły rewident jest zawsze powoływany na okres trzech lat, który może zostać przedłużony. Powołanie biegłego rewidenta jest obowiązkowe w zależności od wielkości spółki, która jest określana na podstawie jej danych statutowych lub skonsolidowanych danych finansowych.

OBOWIĄZEK STATUTOWY

Każda spółka uznana w Belgii za dużą jest prawnie zobowiązana do powołania biegłego rewidenta. Spółka jest uznawana za dużą, jeżeli przekroczyła więcej niż jedno z poniższych kryteriów:

• Średnia roczna liczba pracowników: 50 pracowników;
• Roczny obrót bez VAT: 11 250 000 EUR;
• Suma bilansowa: 6 000 000 EUR.

Kryteria te są sprawdzane w dniu zamknięcia statutowego sprawozdania finansowego spółki na podstawie ostatniego i przedostatniego sprawozdania finansowego spółki. Przekroczenie więcej niż jednego z kryteriów lub zaprzestanie przekraczania więcej niż jednego z kryteriów ma skutki tylko wtedy, gdy ma to miejsce przez dwa kolejne lata obrotowe. W takim przypadku skutki te mają zastosowanie dopiero od roku obrotowego następującego po roku obrotowym, w którym przekroczono więcej niż jedno z kryteriów lub zaprzestano ich przekraczania.

SPÓŁKI SKONSOLIDOWANE

Spółki należące do grupy zobowiązanej do sporządzania skonsolidowanego sprawozdania finansowego muszą powołać biegłego rewidenta. Obowiązek ten ma charakter transgraniczny. Dotyczy on nie tylko spółek należących do grupy przedsiębiorstw, które zgodnie z belgijskim prawem są zobowiązane do konsolidacji, ale również podmiotów należących do grupy zagranicznej. Wystarczające jest, aby grupa miała obowiązek konsolidacji, aby mała belgijska spółka zależna międzynarodowej grupy musiała powołać biegłego rewidenta. Obowiązek ten pozostaje w mocy również w przypadku, gdy spółka zależna wypadłaby lub została wyłączona z zakresu konsolidacji.

Kryteria

Spółka wraz ze swoimi spółkami córkami lub spółkami należącymi do grupy, które razem tworzą konsorcjum, są zobowiązane do sporządzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego, jeżeli spółki te łącznie, w ujęciu skonsolidowanym, przekraczają więcej niż jedno z poniższych kryteriów:

• Średnia roczna liczba pracowników: 250
• Roczny obrót bez VAT: 42 500 000 EUR
• Suma bilansowa: 21 250 000 EUR

Kryteria te są sprawdzane na dzień zamknięcia rocznego sprawozdania finansowego spółki konsolidującej, na podstawie ostatniego i przedostatniego rocznego sprawozdania finansowego spółek konsolidowanych w grupie. Przekroczenie więcej niż jednego z kryteriów lub zaprzestanie przekraczania więcej niż jednego z kryteriów ma skutki tylko wtedy, gdy ma to miejsce przez dwa kolejne lata obrotowe. W takim przypadku skutki te mają zastosowanie dopiero od roku obrotowego następującego po roku obrotowym, w którym przekroczono więcej niż jedno z kryteriów lub zaprzestano ich przekraczania.

ZNACZENIE POWOŁANIA BIEGŁEGO REWIDENTA

Powołanie biegłego rewidenta leży w interesie przedsiębiorcy. Przede wszystkim zwiększa to wiarygodność finansową i przejrzystość rocznych sprawozdań finansowych. Biegły rewident jest również niezależnym ekspertem, z którego usług przedsiębiorca może skorzystać w celu zweryfikowania niektórych koncepcji. Ponadto biegły rewident ocenia wewnętrzne procesy spółki i może proponować optymalizacje.

Ponadto, odmowa powołania biegłego rewidenta, mimo takiego obowiązku poskutkuje nieprzyjęciem lub zaprzestaniem poświadczania lub zatwierdzania rachunków, sprawozdań finansowych, bilansów i rachunków zysków i strat lub skonsolidowanych sprawozdań finansowych przez każdego certyfikowanego księgowego lub audytora. Dla przykładu, nie zostanie poświadczony wkład rzeczowy dla przedsiębiorstwa, które ma obowiązek powołania biegłego rewidenta, a tego nie uczyniło.

KARY

Jeśli spółka niezgodnie z prawem nie powołuje biegłego rewidenta, może spodziewać się następujących kar:

• Powołanie biegłego rewidenta przez sąd: na podstawie zwykłego wniosku każda zainteresowana strona może domagać się powołania biegłego rewidenta przez sąd. Przewodniczący sądu gospodarczego w trybie nakazowym określi zadania biegłego rewidenta wraz z jego wynagrodzeniem.
• Nieważność uchwały walnego zgromadzenia w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego: Ze względu na brak sprawozdania z badania, powód mógłby powołać się na nieważność zatwierdzenia sprawozdania finansowego, jeżeli byłby w stanie wykazać, że miało to wpływ na podjęcie uchwały przez zgromadzenie.
• Odpowiedzialność członków zarządu: Członkowie zarządu popełniają bowiem naruszenie ustawy o spółkach (art. 3:97 §1 WVV), jeśli nie podejmują niezbędnych działań w celu powołania biegłego rewidenta, jeżeli jest to wymagane przez prawo.

WNIOSKI

Belgijskie przepisy dotyczące rachunkowości i sprawozdawczości są jasne i surowe. Przedsiębiorstwa są zobowiązane do dokładnego rejestrowania swoich transakcji finansowych za pomocą systemu księgowości uproszczonej lub pełnej, co zapewnia przejrzystość i wiarygodność danych. Ma to kluczowe znaczenie dla decyzji wewnętrznych, ale także dla podmiotów zewnętrznych, takich jak akcjonariusze, banki i organy podatkowe.

Sporządzenie i złożenie rocznego sprawozdania finansowego stanowi zasadniczy obowiązek. Sprawozdanie to zawiera przegląd sytuacji finansowej przedsiębiorstwa i wzmacnia zaufanie osób trzecich do przedsiębiorstwa. Niezwykle istotne jest również terminowe i prawidłowe wypełnianie obowiązków podatkowych; nieprzestrzeganie tych obowiązków może skutkować karami i utratą reputacji.

W przypadku większych spółek często wyznacza się również biegłego rewidenta. Zapewnia on, jako niezależny ekspert, pełną zgodność księgowości i sprawozdawczości finansowej z przepisami prawa. Zwiększa to nie tylko przejrzystość, ale także wiarygodność przedsiębiorstwa na rynku.

Krótko mówiąc, belgijskie przepisy nie tylko nakładają obowiązki, ale także promują profesjonalne i rzetelne zarządzanie finansami. Dla przedsiębiorstw oznacza to odpowiedzialność, ale także szansę na wykazanie, że prowadzą sprawozdawczość finansową w sposób prawidłowy i przejrzysty.

Zachęcamy do kontaktu z nami, jeśli mają Państwo pytania dotyczące belgijskich przepisów dotyczących prawa księgowego, a w szerszym ujęciu – powołania biegłego rewidenta. Chętnie udzielimy Państwu profesjonalnej porady.