Boekhoudkundige verplichtingen en rapportering in België

Als internationale ondernemer is het van belang om te weten welke regels er in België gelden rond de boekhoudkundige verplichtingen, rapporteringsregels en de aanstellingsplicht van een bedrijfsrevisor (‘commissaris’). Het correct geïnformeerd zijn over de geldende wetgeving is immers cruciaal om internationaal te ondernemen. Wij informeren u in dit artikel graag rond deze regels en verplichtingen.

In eerste instantie gaan we dieper in op de boekhoudkundige verplichtingen en rapporteringsregels in België. Vervolgens lichten we graag toe wat de rol van de bedrijfsrevisor hierin kan zijn om dan tenslotte tot een conclusie te komen.

KERNPRINCIPES BOEKHOUDRECHT

Het Belgisch boekhoudrecht rust op een aantal kernprincipes die het wettelijk kader vormen waarbinnen alle ondernemingen hun financiële administratie moeten voeren en rapporteren.

Het belangrijkste uitgangspunt is het principe van het dubbel boekhouden, dit is verplicht voor alle vennootschappen. Kort samengevat wil dit zeggen dat elke verrichting minstens twee keer moet worden geregistreerd namelijk éénmaal aan debet kant en éénmaal aan creditkant. Dankzij dit systeem kan op elk moment een volledig en sluitend beeld van de financiële positie van de onderneming worden gegeven.
Daarnaast is ook het voeren van een vereenvoudigde boekhouding mogelijk maar dit is enkel toegestaan voor éénmanszaken en sommige Vzw’s, we gaan hier verder niet dieper op in.

De wet schrijft voor dat de boekhouding ten alle tijden getrouw, duidelijk en stelselmatig moet worden gevoerd. Alle verrichtingen moeten tijdig en chronologisch worden ingeschreven, zodat derden – zoals aandeelhouders, de fiscus of kredietverstrekkers – zich op elk moment een betrouwbaar beeld kunnen vormen van het vermogen en het resultaat van de onderneming.

BTW PLICHT

In België is elke onderneming, zelfstandige of organisatie die regelmatig goederen of diensten levert in ruil voor een vergoeding, in principe btw-plichtig. Dat betekent dat je btw moet aanrekenen op je verkopen en die moet doorstorten aan de fiscus.
Als je jaaromzet echter lager is dan 25.000,00 euro exclusief BTW kan je in sommige gevallen opteren voor de ‘vrijstellingsregeling kleine onderneming’. In dit geval moet je geen btw aanrekenen op je verkopen, hoef je geen periodieke Btw-aangiftes in te dienen maar heb je uiteraard ook geen recht op aftrek van bepaalde btw.
Daarnaast zijn sommige activiteiten ook vrijgesteld van BTW (bepaalde medische beroepen, onderwijs, sociaal-culturele organisaties, …). Zij vallen dus geheel buiten deze verplichtingen.

In het geval van een btw-plicht moet je periodiek een btw-aangifte indienen. In deze aangifte wordt de af te dragen BTW op de omzetten opgenomen en daarnaast ook de terug te vorderen BTW op de kosten. Het verschil bepaalt of je btw moet afdragen of kan terugvragen.
Afhankelijk van de gerealiseerde omzet (kleiner of groter dan 2,5 miljoen exclusief BTW op jaarbasis) ben je verplicht om een kwartaalaangifte of maandaangifte in te dienen.

Naast de periodieke btw-aangifte is er ook de verplichting om een intracommunautaire opgave in te dienen van zodra er intracommunautaire transacties verricht worden.
Tenslotte is er ook de verplichting om een jaarlijkse BTW klantenlisting in te dienen, zelfs als je valt onder de BTW vrijstellingsregeling kleine onderneming.

OPMAAK JAARREKENING

Elke onderneming met rechtspersoonlijkheid en beperkte aansprakelijkheid die onder het Belgisch Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) valt, is verplicht jaarlijks een jaarrekening op te stellen en neer te leggen bij de Nationale Bank van België (NBB).
Een jaarrekening omvat minimaal:

• Balans: een overzicht van activa en passiva op het einde van het boekjaar;
• Resultatenrekening: een samenvatting van opbrengsten en kosten;
• Toelichting: aanvullende informatie over waarderingsregels en belangrijke financiële posten.

Afhankelijk van de omvang van de onderneming (micro, klein of groot) bestaan er verschillende schema’s, van het vereenvoudigde microschema tot het volledige schema voor grote vennootschappen. De neerlegging moet in principe gebeuren binnen zeven maanden na afsluiting van het boekjaar en ten laatste dertig dagen na goedkeuring door de algemene vergadering.

Naast de neerlegging van de jaarrekening moet elke vennootschap, ook deze zonder rechtspersoonlijkheid, jaarlijks een aangifte vennootschapsbelasting indienen bij de FOD Financiën.

Het niet naleven van deze verplichtingen kan aanleiding geven tot administratieve boetes, nalatigheidsinteresten en, in ernstige gevallen, strafrechtelijke vervolging.

BEWAARTERMIJNEN

Ondernemingen zijn wettelijk verplicht hun boekhoudkundige bewijsstukken minstens zeven jaar te bewaren, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het boekjaar waarop de documenten betrekking hebben.

Tot deze bewijsstukken behoren onder meer:

• inkomende en uitgaande facturen;
• bankuittreksels;
• dagboeken en grootboeken;
• contracten en andere verantwoordingsdocumenten.

De bewaarplicht kan zowel op papier als elektronisch worden nageleefd, op voorwaarde dat de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de documenten blijvend gewaarborgd zijn. De documenten moeten bovendien op eenvoudig verzoek kunnen worden voorgelegd aan de bevoegde controlediensten.

ROL VAN DE BEDRIJFSREVISOR

De rol van de bedrijfsrevisor (‘commissaris’) bestaat erin om de betrouwbaarheid van de financiële cijfers te verhogen en het maatschappelijk belang te dienen. Dit door in volledige onafhankelijkheid te controleren of de jaarcijfers een getrouw beeld vormen en hierover een verslag uit te brengen aan de algemene vergadering.

De commissaris wordt aangesteld door de algemene vergadering en na goedkeuring door de ondernemingsraad als deze aanwezig is. Deze benoeming dient gepubliceerd te worden in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Een commissaris wordt steeds benoemd voor een periode van drie jaar, welke na afloop vernieuwd kan worden. De benoeming van een commissaris is verplicht op basis van de grootte van de vennootschap, welke bepaald wordt door ofwel haar statutaire cijfers ofwel haar geconsolideerde cijfers.

STATUTAIRE VERPLICHTING

Elke onderneming die in België als groot beschouwd wordt is wettelijk verplicht om een commissaris aan te stellen. Een onderneming wordt als groot beschouwd wanneer zij meer dan één van de volgende criteria overschreden heeft:

• Jaargemiddelde van het personeelsbestand: 50 werknemers;
• Jaaromzet exclusief btw: € 11.250.000;
• Een balanstotaal van € 6.000.000.

Deze criteria worden getoetst op de datum van de afsluiting van de statutaire jaarrekening van de vennootschap, op basis van de laatste en voorlaatste opgemaakte jaarrekeningen van de vennootschap. Het overschrijden van meer dan één van de criteria, of het niet langer overschrijden van meer dan één van de criteria heeft slechts gevolgen wanneer dit zich gedurende twee achtereenvolgende boekjaren voordoet. De gevolgen gaan in dat geval pas in vanaf het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarin meer dan één van de criteria werden overschreden of niet meer werden overschreden.

GECONSOLIDEERDE VERPLICHTING

Vennootschappen die onderdeel uitmaken van een groep die verplicht is om een geconsolideerde jaarrekening op te stellen, dienen een commissaris te benoemen. Deze verplichting is grensoverschrijdend. Ze geldt niet enkel voor vennootschappen in groep die behoren tot een ondernemingsgroep die op grond van de Belgische wetgeving moet consolideren, maar evenzeer voor de entiteiten die onderdeel zijn van een buitenlandse groep. Het is voldoende dat de groep een consolidatieverplichting heeft. Een kleine Belgische dochteronderneming van een internationale groep dient dus ook een commissaris aan te stellen. Ook blijft de verplichting bestaan wanneer de dochtervennootschap buiten de consolidatiekring zou vallen, of gehouden wordt.

Criteria

Een vennootschap samen met haar dochtervennootschappen, of vennootschappen in groep die samen een consortium uitmaken, zijn verplicht om een geconsolideerde jaarrekening op te stellen, wanneer deze vennootschappen samen, op geconsolideerde basis, meer dan één van de volgende criteria overschrijden:

• Jaargemiddelde van het personeelsbestand: 250
• Jaaromzet exclusief btw: € 42.500.000
• Balanstotaal: € 21.250.000

Deze criteria worden getoetst op de datum van de afsluiting van de jaarrekening van de consoliderende vennootschap, op basis van de laatste en voorlaatste opgemaakte jaarrekeningen van de te consolideren vennootschappen in groep. Het overschrijden van meer dan één van de criteria, of het niet langer overschrijden van meer dan één van de criteria heeft slechts gevolgen wanneer dit zich gedurende twee achtereenvolgende boekjaren voordoet. De gevolgen gaan in dat geval pas in vanaf het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarin meer dan één van de criteria werden overschreden of niet meer werden overschreden.

BELANG VAN HET AANSTELLEN VAN EEN COMMISSARIS

U heeft er als ondernemer belang bij om een commissaris aan te stellen. In eerste instantie verhoogt dit de financiële betrouwbaarheid en transparantie van de  jaarcijfers. De commissaris is eveneens een onafhankelijke expert waar u als ondernemer beroep op kunt doen om bepaalde ideeën af te toetsen. Bijkomend beoordeelt de commissaris de interne processen van de vennootschap en kan hij optimalisaties voorstellen.

Bijkomend zal iedere gecertificeerd accountant of bedrijfsrevisor zich onthouden van het aanvaarden of voortzetten van enige opdracht tot het attesteren of goedkeuren van rekeningen, jaarrekeningen, balansen en resultatenrekeningen of geconsolideerde jaarrekeningen opgesteld door elke entiteit die weigert een commissaris aan te stellen terwijl zij hiertoe wettelijk verplicht is. Zo zal men bijvoorbeeld geen inbreng in natura attesteren voor een onderneming die verplicht is om een commissaris te benoemen en dit nagelaten heeft.

SANCTIES

Benoemt u onterecht geen commissaris? Dan mag u zich aan enkele sancties verwachten:

• Gerechtelijke benoeming commissaris-revisor: op eenvoudig verzoekschrift kan iedere belanghebbende een benoeming gerechtelijk afdwingen. De voorzitter van de rechtbank van koophandel zal in kortgeding de taak van de bedrijfsrevisor vastleggen tezamen met zijn bezoldiging.
• Nietigheid van het besluit van de algemene vergadering tot goedkeuring van de jaarrekening: Doordat het controleverslag ontbreekt, zou een eiser de nietigheid kunnen inroepen van de goedkeuring van de jaarrekening indien de eiser kan aantonen dat dit een invloed heeft gehad op de besluitvorming van de vergadering.
• Bestuurdersaansprakelijkheid: De bestuurders begaan immers een overtreding van de vennootschappenwet (art. 3:97, §1 WVV), wanneer zij niet het nodige doen voor de aanstelling van een commissaris-revisor, indien dit wettelijk verplicht is.

CONCLUSIE

De Belgische wetgeving op het gebied van boekhouding en rapportering is duidelijk en strikt. Ondernemingen zijn verplicht om hun financiële verrichtingen nauwkeurig bij te houden via een enkelvoudig of dubbel boekhoudsysteem, wat zorgt voor transparantie en betrouwbare cijfers. Dit is cruciaal voor interne beslissingen, maar ook voor externe partijen zoals aandeelhouders, banken en de fiscus.

Het opstellen en neerleggen van een jaarrekening vormt een centrale verplichting. Deze jaarrekening biedt een overzicht van de financiële situatie van de onderneming en versterkt het vertrouwen van derden in de onderneming. Eveneens essentieel is de tijdige en correcte naleving van fiscale aangifteverplichtingen; het niet naleven hiervan kan leiden tot boetes en reputatieschade.

Bij grotere vennootschappen wordt vaak ook een commissaris aangeduid. Deze onafhankelijke deskundige waarborgt dat de boekhouding en financiële rapportering volledig in overeenstemming met de wet verlopen. Dit versterkt niet alleen de transparantie, maar ook de geloofwaardigheid van de onderneming naar de markt toe.

Kortom, de Belgische regelgeving legt niet alleen verplichtingen op, maar bevordert ook een professioneel en betrouwbaar financieel beheer. Voor ondernemingen betekent dit verantwoordelijkheid, maar ook een kans om te tonen dat zij hun financiële rapportering op een correcte en transparante manier uitvoeren.

Zit u met vragen over de Belgische regelgeving rond het boekhoudrecht en bij uitbreiding het benoemen van een commissaris? Of wenst u graag meer hierover te weten? Kom gerust langs, onze experts staan steeds voor u klaar met professioneel advies. Of contacteer ons voor meer info.