Uw loonadministratie Q2.2023

Traditiegetrouw starten we de lente met een overzicht van de voornaamste nieuwtjes die een impact hebben op uw loonadministratie.

1. WIJZIGINGEN REGELS TIJDSKREDIET EN THEMATISCHE VERLOVEN

De federale regering besliste om te besparen op de stelsels van tijdskrediet en thematische verloven. Dit doen ze enerzijds door het verminderen van de eraan verbonden uitkeringen en anderzijds door het verstrengen van de toepassingsvoorwaarden. Behoudens uitzondering, zijn de nieuwe regels van toepassing vanaf 1 februari 2023. Voor de details van de volledige regeling verwijzen wij u graag naar de website van de RVA. Hieronder geven wij u beknopt overzicht van de wijzigingen.

De invoering van een tewerkstellingsvoorwaarde voor het voltijds en halftijds tijdskrediet met motief

De werknemers die voltijds tijdskrediet met motief willen opnemen en hiervoor uitkeringen willen ontvangen, dienen voortaan ofwel 12 maanden ofwel 24 maanden voltijds tewerkgesteld te zijn geweest vóór de schriftelijke kennisgeving aan de werkgever.

De werknemers die halftijds tijdskrediet met motief willen opnemen en hiervoor uitkeringen willen ontvangen, dienen voortaan 12 maanden voltijds tewerkgesteld te zijn geweest vóór de schriftelijke kennisgeving aan de werkgever.

Tijdskrediet met motief ‘zorgen voor een kind’: drie besparingen

1. Voortaan zal er voor een voltijds tijdskrediet met dit motief slechts een uitkering worden toegekend indien het kind jonger is dan 5 jaar. Voor halftijds of 1/5 tijdskrediet zijn er geen wijzigingen.
2. Vanaf 1 juni 2023 moet de werknemer bij de werkgever minstens een anciënniteit van 36 maanden hebben alvorens het recht op uitkering zal ontstaan.
3. Tot slot wordt de uitkering beperkt tot een maximum duur van 48 maanden.

Afschaffing anciënniteits- en leeftijdstoeslagen tijdskrediet en thematische verloven: twee besparingen

1. Werknemers in voltijds of halftijds tijdskrediet met vijf jaar anciënniteit kregen voorheen een verhoogd bedrag toegekend. Dit wordt afgeschaft.
2. 50-plussers die halftijds, voor 1/5^de of 1/10^de een thematisch verlof opnemen, genieten niet langer van een verhoogde uitkering.

2. TIJDELIJKE ECONOMISCHE WERKLOOSHEID “ENERGIE” IS AFGELOPEN

Omwille van de energiecrisis konden bedrijven en hun werknemers aanspraak maken op het bijzondere stelsel ‘tijdelijke economische werkloosheid energie’. Hieraan kwam op 31/03/2023 een einde. Dit was het laatste van enkele bijzondere stelsels die de voorbije jaren voorhanden waren. Bijgevolg kan men sinds 1/04/2023 enkel nog beroep doen op de traditionele economische werkloosheid.

De dagen van tijdelijke werkloosheid omwille van de energiecrisis worden gelijkgesteld met effectief gewerkte dagen. Er is dus geen invloed op de berekening van de dagen jaarlijkse vakantie en het wettelijk vakantiegeld.

3. TELEWERK VOOR GRENSARBEIDERS – IMPACT SOCIALE ZEKERHEID

In een werkgroep van de Administratieve Commissie voor de coördinatie van de socialezekerheidsstelsels van de EU werd recent overeenstemming bereikt over een Kaderovereenkomst tot vaststelling van de toepasselijke socialezekerheidswetgeving voor grensarbeiders die op regelmatige basis telewerken.

Deze Kaderovereenkomst maakt dat vanaf 1 juli 2023 de socialezekerheidswetgeving van de lidstaat van de statutaire zetel van de werkgever van toepassing kan blijven op grensarbeiders:

• die op regelmatige basis telewerken vanuit hun woonland, verschillend van het land waarin hun werkgever de statutaire zetel heeft; en
• die minder dan 50% van hun totale arbeidstijd aan telewerk spenderen.

Om te kunnen genieten van deze afwijkende regeling, moeten de betrokken werknemers of werkgevers een aanvraag indienen in de lidstaat van de werkgever. De bevoegde sociale zekerheidsinstelling zal bij akkoord een A1-document afleveren.

De onderwerping aan het socialezekerheidsstelsel van het land van de werkgever geldt voor een periode van maximaal drie jaar. Nadien kan u een nieuwe aanvraag indienen.

Belangrijk is wel dat beide landen de Kaderovereenkomst ondertekenden. Zo niet, dan moeten we teruggrijpen naar de gekende ‘25%-regel’ uit de EU-verordening: een werknemer is sociaal verzekerd in het land waar hij zijn werkzaamheden verricht, tenzij hij ook een deel van zijn werkzaamheden zou verrichten vanuit zijn woonland. In dat geval geldt de sociale zekerheidswetgeving van de woonstaat wanneer hij ten minste 25% van zijn totale arbeidstijd in dat woonland presteert.

Overigens kan de Kaderovereenkomst niet toegepast worden wanneer de werknemer andere activiteiten uitoefent in zijn woonland dan het telewerk.

De Kaderovereenkomst is van kracht vanaf 1 juli 2023, op voorwaarde dat minstens twee Europese lidstaten ze op dat moment ondertekenden. Ze zal vervolgens blijven gelden voor vijf jaar met telkens een automatische verlenging voor eenzelfde termijn.

Intussen hebben zowel Nederland als België al te kennen gegeven deze overeenkomst te zullen ondertekenen. De komende maanden zal duidelijk worden welke andere landen meestappen in dit verhaal.

Deze overeenkomst biedt voor veel werknemers een welgekomen oplossing op het vlak van de sociale bijdragen. Jammer genoeg geldt de regeling niet op fiscaal vlak. De dubbelbelastingverdragen blijven dus gewoon van toepassing om de verdeling van de heffingsbevoegdheid tussen de diverse landen te bepalen.

4. VERPLICHTE FIETSVERGOEDING

In heel wat sectoren bestaat er reeds een regeling omtrent de fietsvergoeding. In PC 200 bijvoorbeeld, werd er op 01/07/2022 een fietsvergoeding van 0,20 euro per kilometer ingevoerd.

Met een cao van de Nationale Arbeidsraad wordt de fietsvergoeding vanaf 01/05/2023 verplicht in alle sectoren en ondernemingen die vandaag nog geen regeling kennen voor de toekenning van een fietsvergoeding. De bestaande sectorale regelingen blijven weliswaar onverkort van toepassing.

De cao van de Nationale Arbeidsraad voorziet een fietsvergoeding van 0,27 euro per kilometer indien voldaan is aan onderstaande voorwaarden:

• er is sprake van regelmatig gebruik (ten minste 1x per week of in de zomermaanden elke dag)
• men voorziet een vergoeding voor een traject van maximaal 40 km per dag (enkel traject van max. 20 km)

Om het bedrag van de tegemoetkoming te bepalen zal er een verklaring op erewoord moeten worden ondertekend met de vermelding van het aantal kilometers en het aantal dagen per maand.

De fietsvergoeding is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing en ze is combineerbaar met woon-werkvergoedingen voor andere vervoerswijzen zolang ze betrekking hebben op verschillende delen van het woon-werkverkeer of verschillende perioden van het jaar.

5. SECTORALE VERGOEDINGEN IN PC 200

Verschillende sectoren voorzien dat in het tweede kwartaal enkele sectorale vergoedingen moeten worden uitbetaald.

Zo dient er in PC 200 verplicht een jaarlijkse sectorpremie te worden betaald. De premie bedraagt in 2023 maximaal 307,94 euro bruto, i.e. wanneer de werknemer een volledig refertejaar (= 1 juni 2022 t.e.m. 31 mei 2023) voltijds gewerkt heeft. In geval van een deeltijdse of onvolledige tewerkstellingsperiode wordt het bedrag geproratiseerd.

Daarnaast zijn ook de ecocheques waarmee de werknemers ecologische producten en diensten kunnen kopen, verschuldigd. Op deze cheques worden, onder bepaalde voorwaarden, geen belastingen of sociale lasten betaald, wat het interessant maakt voor werknemer én werkgever.

Volledigheidshalve wijzen we erop dat een werkgever ook op ondernemingsniveau ecocheques ter waarde van maximaal 250 EUR per jaar kan toekennen, zonder dat de sector dit verplicht.

6. VAKANTIEGELD

We kunnen stilaan beginnen dromen van een mooie vakantie want ook het dubbel vakantiegeld zal binnenkort uitbetaald worden. Het dubbel vakantiegeld voor bedienden bedraagt 92% van het bruto maandloon. Arbeiders ontvangen hun vakantiegeld van een vakantiekas. De uitbetaling gebeurt veelal in de maand mei of juni.

7. ONTWERPAKKOORD

Naar tweejaarlijkse gewoonte zijn de sociale partners het eens geraakt over een ontwerptekst van het  interprofessioneel akkoord 2023-2024. Het ontwerpakkoord zou zich buigen over volgende topics:

• het stelsel van werkloosheid met bedrijfstoeslag (SWT – het vroegere “brugpensioen”);
• de verlenging van de cao nr. 159 inzake de economische werkloosheid voor bedienden;
• relance-uren en een verhoging van het aantal fiscaal gunstige overuren;
• een verhoging van het gewaarborgd gemiddeld minimummaandinkomen (GMMI);
• de harmonisering van de aanvullende pensioenen;
• het bewaken van de rol van de FOD WASO bij de marginale controle van de doelstellingen bij de niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen (CAO 90);
• landingsbanen; en
• een waaier aan diverse kleinere onderwerpen.

Op zoek naar meer details? Wij berichten u in een afzonderlijke update zodra het akkoord zijn definitieve vorm aanneemt. In de huidige ontwerptekst zouden de sociale partners alvast aan de regering vragen om de nodige wetgevende initiatieven te nemen tegen uiterlijk 1 juni 2023.

8. SOCIALE VERKIEZINGEN

 De verplichting om sociale verkiezingen te organiseren hangt af van uw gemiddeld personeelsbestand in de referteperiode van 1 oktober 2022 tot en met 30 september 2023.

Bij het maken van die berekening zal u in het huidige tweede kwartaal ook rekening moeten houden met uw uitzendkrachten, behalve deze die vaste werknemers vervangen (vb. omwille van een zwangerschap of een periode van ziekte). U dient hiertoe een register bij te houden met een opsomming van alle uitzendkrachten.

9. ZIEK TIJDENS VAKANTIE

Als werkgever werd u misschien al eens geconfronteerd met een werknemer die ziek werd tijdens zijn vakantie. De wetgeving liet ons in de steek en ontbrak een duidelijk antwoord op de meest logische vraag: wat gebeurt er dat geval met de verlofdagen van mijn werknemer?

Voorheen gold de regel dat indien de oorsprong van je ziekte tijdens je vakantie viel, je deze vakantiedagen “kwijt” was. Dit zal in de toekomst anders zijn.

Als een werknemer ziek wordt tijdens zijn of haar vakantie, moeten de vakantiedagen kunnen worden omgezet in ziektedagen. Immers is het volgens Europa verplicht om alle werknemers te waarborgen van hun jaarlijkse vakantie van minstens vier weken. Deze vakantie is erop voorzien dat werknemers kunnen uitrusten en ontspannen. Dit verschilt van uitzieken, wat gebeurt tijdens ziekteverlof. De omgezette vakantiedagen zullen op een later moment opgenomen kunnen worden, tot 24 maanden na het einde van het vakantiejaar waarop de nog op te nemen vakantiedagen betrekking hebben.

Niet enkel strikte ziektedagen vallen onder deze regelgeving. Het toepassingsgebied breidt zich uit tot arbeidsongevallen, beroepsziekten, gewone ongevallen, moederschaps- of vaderschapsverloven, profylactische verloven, adoptieverloven, verloven voor pleegzorg of pleegouderverloven. Indien één van deze gebeurtenissen voorvalt gedurende uw vakantiedagen, kunnen deze dagen omgezet worden in een ziektedag.

Werkverwijdering in het kader van moederschapsbescherming is een speciaal geval. De werknemer in moederschapsbescherming moet in regel nog steeds voor het einde van het vakantiejaar haar vakantiedagen opnemen. Tenzij echter de werkneemster kan bewijzen dat ze in de periode van werkverwijdering onmogelijk haar vakantie kon opnemen omwille van gezondheidsredenen. Ook dan komen deze dagen in aanmerking om binnen de 24 maanden opgenomen te worden.

De nieuwe regelgeving zal voor het eerst van toepassing zijn op vakantiedagen in 2024.