Detachering van werknemers naar België: wat zijn de verblijfsregels?

Dagelijks worden werknemers vanuit andere EU-lidstaten naar België gedetacheerd. Het gaat zowel om werknemers met een EU-nationaliteit als om niet-EER-onderdanen.

Voor EU-werknemers geldt het principe van vrij verkeer van diensten. Niet-EER-werknemers beschikken doorgaans over een geldige verblijfs- en werkvergunning in de lidstaat van waaruit zij worden uitgezonden. Toch gaan veel werkgevers er ten onrechte van uit dat deze vergunning automatisch recht geeft op verblijf in België. Dat is niet het geval.

Daarnaast moeten ook EU-onderdanen, ondanks het vrij verkeer, zich houden aan de Belgische verblijfsregels.

Aanvullende Belgische verblijfsregels

Een verblijfs- en werkvergunning uit de zendende lidstaat verleent geen automatisch verblijfsrecht in België. Ook het vrij verkeer van diensten neemt niet weg dat er verplichtingen zijn op het vlak van verblijfsrecht.

De Belgische regels inzake verblijf zijn aanvullend en moeten steeds nageleefd worden.

Niet-EER-werknemers

Niet-EER-werknemers moeten zich melden bij de gemeente van hun verblijf in België:

• Kort verblijf (maximaal 90 dagen): Binnen 3 werkdagen na aankomst moeten zij hun aanwezigheid melden. Zij ontvangen een aankomstverklaring (bijlage 3), die hun verblijf legitimeert. Wanneer de werknemer verblijft in een hotel, camping, …, moet hij zich niet melden bij de gemeente. Desgevallend is het de toeristische accommodatie die de melding doet. Het moet gaan om een toeristische accommodatie onderworpen aan de controle op reizigers.
• Lang verblijf (meer dan 90 dagen): Zij moeten een inschrijving aanvragen in het vreemdelingenregister. De Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) beslist over het verblijfsrecht. Bij goedkeuring kan een A-kaart aangevraagd en afgeleverd worden.

EU-werknemers

Ook voor EU-onderdanen geldt een meldingsplicht:

• Kort verblijf (maximaal 90 dagen): Binnen 10 werkdagen na aankomst melden zij zich bij de gemeente en ontvangen een aankomstverklaring (bijlage 3ter). Ook hier geldt dat wanneer de werknemer verblijft in een toeristische accommodatie onderworpen aan de controle op reizigers hij zich niet zelf moet melden bij de gemeente.
• Lang verblijf (meer dan 90 dagen): Zij vragen een inschrijving in het vreemdelingenregister aan. Na goedkeuring door de Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) kan een EU-kaart aangevraagd en afgeleverd worden.

Documenten en procedure

Voor zowel kort als lang verblijf moeten verschillende documenten worden voorgelegd, zoals onder andere Limosa, A1 en – indien van toepassing – de buitenlandse verblijfs- en werkvergunning.

Voor niet-EER-werknemers geldt bovendien dat bij een aanvraag voor lang verblijf een administratieve bijdrage verschuldigd is.

De procedure voor een inschrijving in het vreemdelingenregister (lang verblijf) kan tot zes maanden duren. Daarom is het belangrijk dat niet-EER-werknemers deze aanvraag zo snel mogelijk na hun aankomst indienen.

Voor EU-werknemers geldt dat alle documenten onmiddellijk moeten worden voorgelegd. Zij beschikken niet over een termijn van drie maanden om deze te bezorgen.

Praktische knelpunten

De lange duur van de procedure zorgt in de praktijk voor problemen, vooral voor niet-EER-werknemers. Er kan namelijk een periode ontstaan waarin het toegestane kort verblijf is verstreken, terwijl het lang verblijf nog niet is goedgekeurd. In die tussentijd beschikt de werknemer niet over een geldig verblijfsdocument.

Langere periodes zonder geldig verblijfsdocument hebben ook gevolgen voor de toelating tot arbeid (cfr. GOW-artikel Vander Elst), wat overigens nog steeds afzonderlijk moet worden beoordeeld.

EU-werknemers ondervinden dit probleem niet, omdat zij tijdens de aanvraagprocedure een bijlage 19 ontvangen als tijdelijk bewijs van verblijf.

Een bijkomende complicatie kan de invoering van het Entry/Exit System (EES) op 10 april 2026 zijn. Sindsdien mogen gemeenten de aankomstverklaring (bijlage 3) voor niet-EER-onderdanen enkel nog afleveren op instructie van de DVZ, en niet langer op eigen initiatief.

Voor derdelanders met een verblijfskaart of een visum D in een andere lidstaat, moet de gemeente geen instructie aan de DVZ vragen en kan de bijlage 3 meteen afgegeven worden.

Het is nog onduidelijk of dit in de praktijk zal leiden tot langere wachttijden en dus tot een verhoogd risico dat niet-EER-werknemers tijdelijk zonder geldig verblijfsdocument komen te zitten.

Conclusie

Detachering naar België vereist zowel voor EU- als niet-EER-werknemers een registratie bij de gemeente, afhankelijk van de verblijfsduur.

Niet-EER-werknemers lopen bij lange procedures een groter risico op perioden zonder geldig document.

Met de invoering van het EES in april 2026 kunnen wachttijden toenemen. Werkgevers doen er verstandig aan hun werknemers onmiddellijk na aankomst te registreren en alle benodigde documenten zo snel mogelijk aan te leveren om vertragingen en problemen te voorkomen.

Van Havermaet kan een actieve rol spelen bij het naleven van de verblijfsregels. Aarzel niet ons te contacteren.