Sie beschäftigen externe Arbeitskräfte? Nutzen Sie Ihre Chance, aber verlieren Sie die Regeln nicht aus den Augen

Unternehmen arbeiten heute in einem Klima der Unsicherheit. Der Arbeitsmarkt bleibt angespannt, die wirtschaftlichen Aussichten sind unbeständig und der Bedarf an Flexibilität steigt. Der Einsatz externer Arbeitskräfte – im Rahmen von Werkverträgen, Entsendungen, Arbeitsvermittlung oder Intra-Gruppen Entsendung – scheint daher ein logischer Schritt zu sein. Dieser Ansatz erfordert jedoch eine sorgfältige rechtliche Analyse. Die belgischen Vorschriften setzen solchen Kooperationen nämlich klare Grenzen, wobei der Schwerpunkt auf dem Verbot der Personalentleihung ohne Erkennung in Belgien und der finanziellen Untervergabe sowie auf dem ordnungsgemäßen Umgang mit Drittstaatsangehörigen (Arbeitnehmern von außerhalb der EU/EWR oder der Schweiz) liegt.

Die rechtliche Qualifikation der Zusammenarbeit ist von grundlegender Bedeutung. Ein Arbeitsvertrag ist rechtlich definiert als eine Vereinbarung, mit der sich ein Arbeitnehmer verpflichtet, unter der Aufsicht eines Arbeitgebers gegen Entgelt Arbeit zu leisten. Dies bedeutet, dass drei konstitutive Elemente vorhanden sein müssen: Arbeit, Lohn und Autorität des Arbeitgebers. Gerade das letzte Element – die Autorität – spielt bei der Beurteilung von Formen der Zusammenarbeit eine entscheidende Rolle. Die Weisungsbefugnis (oder Autorität) umfasst die Leitung und Überwachung der Arbeitsausführung, und diese Befugnis kann grundsätzlich nur vom gesetzlichen Arbeitgeber ausgeübt werden. Die Übertragung von Befugnissen auf einen unternehmensfremden Dritten verstößt gegen diese Grundregel und führt zu einer verbotenen Personalentleihung.

Das grundsätzliche Verbot der Personalentleihung ist in Belgien gesetzlich verankert. Die Tätigkeit, bei der eine natürliche oder juristische Person die von ihr beschäftigten Arbeitnehmer Dritten zur Verfügung stellt, die diese Arbeitnehmer einsetzen und über sie einen Teil der normalerweise dem Arbeitgeber zustehenden Befugnisse ausüben, ist verboten. Diese Bestimmung lässt wenig Spielraum für Interpretationen: Die Ausübung von Weisungsbefugnissen über das Personal eines Dritten ist grundsätzlich verboten, es sei denn, es liegt eine gesetzliche Ausnahme vor (wie z. B. bei der Zeitarbeit oder bestimmten Formen der konzerninternen Beschäftigung, die von der Erfüllung vorheriger Formalitäten abhängig sind).

Anweisungen des Auftraggebers: Was ist (nicht) erlaubt?

Der Gesetzgeber akzeptiert jedoch, dass ein Dritter dem Personal des externen Partners im Rahmen einer Zusammenarbeit begrenzte Anweisungen erteilen kann. Diese Weisungen müssen sich strikt darauf beschränken:

• Durchsetzung der beruflichen Fürsorgepflichten;
• Anweisungen bezüglich der Ausführung der vereinbarten Arbeiten, der zu befolgenden Vorgehensweisen und der auszuführenden Aufgaben, sofern diese Anweisungen ausdrücklich schriftlich niedergelegt sind.

Andererseits sind die wesentlichen Aspekte der Arbeitgeberbefugnisse nicht übertragbar. So darf sich der Auftraggeber unter keinen Umständen einmischen:

• Einstellung des Arbeitnehmers oder Beantragung seiner Arbeitserlaubnis;
• Aushandlung von Lohnbedingungen, Lohnzahlung und Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen;
• Die Festlegung der Beschäftigungsbedingungen, der Karriereplanung, der Art der Arbeit oder der Beendigung des Arbeitsvertrags (z. B. Entlassung).

(Sub-)Contracting und Project Sourcing: Erlaubtes Weisungsrecht in engen Grenzen

Bei (Sub-)Contracting oder Project Sourcing bleiben die Arbeitgeberanweisungen vollständig beim juristisichen Arbeitgeber. Die Arbeitnehmer werden eingesetzt, um einen konkreten Auftrag auszuführen, der zwischen den beiden Parteien vertraglich festgelegt wurde. Obwohl diese Arbeit vor Ort beim oder im Dienste des Kunden im Auftrag des Arbeitgebers ausgeführt wird, bleiben sie unter der ausschließlichen Autorität ihres gesetzlichen Arbeitgebers.

Ein Nutzer (Kunde), der einen Auftragnehmer oder Dienstleister in Anspruch nimmt, kann während der Ausführung der Arbeiten Anweisungen im Hinblick auf die in seinem Unternehmen geltenden Sozialvorschriften, z. B. Sicherheitsmaßnahmen, erteilen.

Andere Anweisungen sind jedoch nur zulässig, wenn drei kumulative Bedingungen erfüllt sind:

1. Schriftliche Vereinbarung: Es muss eine schriftliche Vereinbarung zwischen Nutzer und Dienstleister bestehen, in der ausdrücklich und detailliert festgelegt ist, welche Anweisungen der Nutzer den Mitarbeitern des Dienstleisters geben darf.
2. Einschränkung der zulässigen Weisungen: Das Weisungsrecht des Nutzers darf die Arbeitgeberbefugnisse des Diensteanbieters nicht aushöhlen, und seine tatsächliche Anwendung muss in strikter Übereinstimmung mit den schriftlichen Bestimmungen erfolgen.
3. Informationspflicht: Der Nutzer muss den Betriebsrat über das Bestehen dieser Vereinbarung informieren. Auf Verlangen ist ein Exemplar mit den Weisungsklauseln auszuhändigen. Verweigert der Nutzer dies, wird die Vereinbarung als nicht existent betrachtet und die Zusammenarbeit als verbotene Entsendung eingestuft.
   Ist kein Betriebsrat vorhanden, muss die Information an den Ausschuss für Prävention und Schutz am Arbeitsplatz weitergeleitet werden. Ist auch dieser nicht anwesend, müssen die Informationen an die Gewerkschaftsdelegation weitergeleitet werden. Gibt es auch keine Gewerkschaftsdelegation, muss dieses Informationsverfahren nicht eingehalten werden.

Sanktionen

Wenn ein Nutzer den Mitarbeitern des Auftragnehmers oder Dienstleisters (andere) Anweisungen erteilt, ohne die oben genannten Bedingungen einzuhalten, riskieren sowohl der Nutzer als auch der Auftragnehmer oder Dienstleister erhebliche Strafen:

• Der Arbeitgeber, der die Arbeitnehmer zur Verfügung stellt (der Auftragnehmer oder Dienstleister), riskiert strafrechtliche (zwischen 1.600 und 16.000 EUR) oder verwaltungsrechtliche (zwischen 800 und 8.000 EUR) Bußgelder.

• Das größte Risiko besteht für den Entleiher. Letzterer riskiert eine Sanktion der Stufe 4 (höchste Stufe) für die Nichterfüllung der DIMONA-Meldung (= nicht angemeldete Erwerbstätigkeit), da die zur Verfügung gestellten Arbeitnehmer als Beschäftigte des Entleihers angesehen werden, was entweder eine Freiheitsstrafe von 6 Monaten bis 3 Jahren und/oder eine Geldstrafe von 4.800 – 56.000 EUR oder eine Verwaltungsstrafe von 2.400 – 28.000 EUR bedeutet. Für Unternehmen wird die Freiheitsstrafe in eine Geldstrafe von 24.000 EUR bis 576.000 EUR umgewandelt.

• Sowohl der Nutzer als auch der Auftragnehmer oder Dienstleister würden gesamtschuldnerisch für die Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Löhnen, Entschädigungen und anderen Leistungen aus dem Arbeitsvertrag haften.

In jedem Fall sind die Beträge mit der Anzahl der betroffenen Arbeitnehmer zu multiplizieren (maximal 100 Arbeitnehmer).

Finanzielle Unterauftragsvergabe: eine verbotene Praxis (seit 1. Januar 2025)

Seit dem 1. Januar 2025 gilt ein zusätzliches Verbot der so genannten finanziellen Unterauftragsvergabe im Bau-, Fleisch- und Umzugsgewerbe. Diese neue Verordnung zielt darauf ab, Sozialdumping zu bekämpfen und transparentere und horizontale Auftragsvergabestrukturen zu fördern.

Was ist verboten?

Es ist nicht zulässig, dass ein Unterauftragnehmer die ihm übertragenen Arbeiten vollständig untervergeben kann oder dass er mehrere Unterauftragnehmer beauftragt und selbst nur als Koordinator fungiert, ohne die eigentlichen Arbeiten auszuführen.

Jeder Unterauftragnehmer sollte einen konkreten und ausführenden Teil der Arbeiten selbst ausführen, mindestens 1 % der Arbeiten. Die bloße Übernahme von Koordinierungsaufgaben ist nicht ausreichend. Dieses Verbot gilt jedoch nicht für Bauträger, Generalunternehmer oder Bauherren, die nach wie vor die gesamte Arbeit an Subunternehmer vergeben dürfen.

Ordnungsgemäße Beschäftigung von Drittstaatsangehörigen

Schließlich sollten Unternehmen bei der Beschäftigung von Drittstaatsangehörigen, d. h. von Arbeitnehmern aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder der Schweiz, besondere Vorsicht walten lassen. Diese Arbeitnehmer dürfen in Belgien nur beschäftigt werden, wenn sie im Besitz der erforderlichen Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis sind.

Ab dem 1. Januar 2026 wird in Flandern eine neue Sorgfaltspflicht für Auftragnehmer und vermutlich auch für professionelle Auftraggeber eingeführt, um die illegale Beschäftigung von Drittstaatsangehörigen zu verhindern. Auftragnehmer (und professionelle Auftraggeber) werden verpflichtet sein, zusätzliche Dokumente von ihren direkten (Unter-)Auftragnehmern anzufordern, einschließlich der Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungen von Mitarbeitern und Selbstständigen. Diese Dokumente sollen belegen, dass keine illegale Beschäftigung vorliegt, und in eine noch zu entwickelnde Datenbank hochgeladen werden.

Obwohl das Gesetz erst 2026 in Kraft treten wird, ist weiterhin Vorsicht geboten. Auftragnehmer und Auftraggeber können bereits heute haftbar gemacht werden, wenn die Sozialkontrolle nachweisen kann, dass sie von der illegalen Beschäftigung ihrer (Unter-)Auftragnehmer wussten.

Bedeutung des Vertrages

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Unternehmen klare und detaillierte Vereinbarungen in ihrer schriftlichen Vereinbarung treffen. In dieser Vereinbarung sollten nicht nur die spezifischen Aufgaben und Zuständigkeiten der Parteien festgelegt werden, sondern sie sollte auch die notwendigen Klauseln enthalten, die es dem Kunden ermöglichen, sich gegen mögliche Verbindlichkeiten zu schützen. Der Vertrag bietet somit eine rechtsgültige und solide Grundlage für eine verantwortungsvolle Zusammenarbeit. Die Unternehmen sollten sich jedoch darüber im Klaren sein, dass trotz des Vorliegens entsprechender schriftlicher Erklärungen die tatsächliche Situation ausschlaggebend ist. Die strikte Einhaltung der vereinbarten Bestimmungen ist daher unerlässlich, um rechtliche Risiken zu vermeiden.

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