Planujesz zatrudnienie zewnętrznej siły roboczej? Wykorzystaj szansę, ale nie zapominaj o przepisach

W obliczu dynamicznych zmian gospodarczych, niestabilnych perspektyw rynkowych oraz rosnącej potrzeby elastyczności, przedsiębiorcy coraz częściej poszukują alternatywnych form organizacji pracy. W tym kontekście zatrudnianie pracowników zewnętrznych – poprzez podwykonawstwo, delegowanie, pracę tymczasową czy transfery wewnątrzgrupowe – wydaje się logicznym krokiem. Niemniej jednak, tego rodzaju działania wymagają wnikliwej analizy prawnej, szczególnie w świetle belgijskich przepisów regulujących relacje zatrudnienia. Belgijskie prawo pracy przewiduje wyraźne ograniczenia w zakresie dopuszczalnych form współpracy. Kluczowe znaczenie mają tutaj przepisy zakazujące tzw. nielegalnego udostępniania pracowników, a także zakaz tzw. podwykonawstwa finansowego. Szczególną ostrożność należy zachować również w przypadku zatrudniania obywateli państw trzecich (spoza UE, EOG oraz Szwajcarii).

Fundamentalnym elementem oceny dopuszczalności danej relacji współpracy jest jej kwalifikacja prawna. Zgodnie z belgijskim Kodeksem Pracy, umowa o pracę definiowana jest jako zobowiązanie pracownika do świadczenia pracy na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem i za wynagrodzeniem. Tym samym, za nieodzowne elementy stosunku pracy uznaje się: świadczenie pracy, wynagrodzenie oraz istnienie relacji podporządkowania (kierownictwa).

To właśnie ten ostatni element – kierownictwo – odgrywa kluczową rolę w ocenie form współpracy. Kierownictwo obejmuje zarządzanie pracownikiem, jak i bieżący nadzór nad wykonywaniem pracy, i co do zasady, może być wykonywane wyłącznie przez prawnego pracodawcę. Przekazanie kierownictwa osobie trzeciej, spoza przedsiębiorstwa, narusza tę podstawową zasadę i prowadzi do niedozwolonego udostępniania pracowników.

Zasada zakazu udostępniania pracowników jest utrwalona w prawie belgijskim. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami, zabronione jest prowadzenie działalności polegającej na udostępnianiu pracowników osobom trzecim, które następnie korzystają z pracy tych osób oraz wykonują wobec nich jakiekolwiek kompetencje z zakresu kierownictwa zastrzeżonego dla pracodawcy. Przepis ten nie pozostawia wiele miejsca na interpretację: sprawowanie kierownictwa nad pracownikami strony trzeciej jest co do zasady zabronione, chyba że zastosowanie ma ustawowy wyjątek (taki jak zatrudnienie tymczasowe przez agencje pracy tymczasowej (APT) czy niektóre formy delegowania pracowników w ramach grup kapitałowych, pod warunkiem dopełnienia poprzedzających zatrudnienie formalności).

Polecenia od zleceniodawcy: co jest (nie)dozwolone?

Pomimo generalnego zakazu przekazywania kierownictwa nad pracownikami osobom trzecim, belgijskie prawo dopuszcza możliwość wydawania przez zleceniodawcę określonych instrukcji pracownikom podwykonawcy lub innego partnera zewnętrznego. Zakres tych instrukcji jest jednak ściśle ograniczony.

Dozwolone są wyłącznie:

• Polecenia związane z przestrzeganiem przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• Instrukcje dotyczące sposobu wykonania uzgodnionych prac, metod działania oraz zadań do realizacji, pod warunkiem że takie polecenia zostały uprzednio jednoznacznie określone na piśmie.

Wszystkie inne działania, które stanowią wyraz tzw. kierownictwa właściwego pracodawcy, są wyraźnie zakazane i nie mogą być wykonywane przez zleceniodawcę lub inną stronę trzecią.

Niedozwolone są w szczególności:

• Decyzje dotyczące zatrudnienia pracownika, jak również wszelkie działania związane z ubieganiem się o pozwolenie na pracę;
• Negocjowanie lub ustalanie warunków płacowych, wypłata wynagrodzenia oraz dokonywanie odprowadzeń z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne;
• Określenie warunków zatrudnienia, planowanie kariery, modyfikacja zakresu obowiązków, jak również rozwiązywanie umowy o pracę (np. zwolnienie).

(Pod)wykonawstwo i project sourcing: możliwość wydawania poleceń w ściśle określonych granicach

W przypadku współpracy opartej na modelu (pod)wykonawstwa lub tzw. project sourcingu,  kompetencje kierownicze wobec pracowników pozostają w gestii wykonawcy lub usługodawcy – będącego ich prawnym pracodawcą. Pracownicy ci są delegowani w celu realizacji określonego zadania lub projektu, zgodnie z warunkami umowy zawartej pomiędzy stronami. Mimo że czynności zawodowe są wykonywane na rzecz lub w siedzibie klienta, pracownicy nie przechodzą pod jego bezpośrednie kierownictwo – pozostają podporządkowani wyłącznie swojemu pracodawcy.

Klient, korzystający z usług wykonawcy, ma prawo wydawać określone polecenia pracownikom zewnętrznym, jednak wyłącznie w ramach ściśle zakreślonych granic. Dozwolone są polecenia związane z przestrzeganiem wewnętrznych przepisów BHP obowiązujących u klienta, w tym wdrażanie odpowiednich środków bezpieczeństwa.

Pozostałe polecenia mogą być dopuszczalne wyłącznie przy łącznym spełnieniu trzech warunków:

1. Pisemna umowa: Musi istnieć pisemna umowa między klientem a usługodawcą, która wyraźnie i szczegółowo określa polecenia, jakie klient może wydawać pracownikom usługodawcy w trakcie realizacji umowy.
2. Ograniczenie do dozwolonych poleceń: Polecenia nie mogą dotyczyć kwestii związanych z kierownictwem zastrzeżonym dla pracodawcy. Polecenia wydawane przez klienta muszą pozostawać w granicach ściśle określonych w umowie.
3. Obowiązek informacyjny wobec przedstawicielstwa pracowniczego: Klient ma obowiązek poinformować radę zakładową o istnieniu takiej umowy oraz, na jej żądanie, udostępnić treść klauzul dotyczących prawa do wydawania poleceń. Nieprzekazanie wymaganych informacji lub odmowa udostępnienia klauzul umownych skutkuje uznaniem, że umowa nie została skutecznie zawarta. W konsekwencji, współpraca może zostać zakwalifikowana jako zakazane udostępnianie pracowników, co wiąże się z poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

W przypadku braku rady zakładowej, informację należy przekazać komisji ds. zapobiegania i ochrony w miejscu pracy. Jeśli komisja również nie funkcjonuje w przedsiębiorstwie, obowiązek informacyjny przechodzi na delegację związkową. Dopiero w sytuacji, gdy żaden z tych organów nie istnieje, użytkownik jest zwolniony z obowiązku informacyjnego.

Sankcje

W przypadku gdy klient wydaje pracownikom wykonawcy lub usługodawcy polecenia wykraczające poza dozwolony zakres, z naruszeniem opisanych wyżej warunków, zarówno on, jak i wykonawca (lub usługodawca) narażają się na dotkliwe sankcje administracyjne i karne.

Pracodawca, który niezgodnie z prawem udostępnia swoich pracowników stronie trzeciej, podlega:

• grzywnie karnej w wysokości od 1 600 EUR do 16 000 EUR, lub
• alternatywnie – grzywnie administracyjnej w wysokości od 800 EUR do 8 000 EUR.

Największe ryzyko spoczywa na kliencie, który wydaje niedozwolone polecenia. W przypadku uznania, że doszło do nielegalnego udostępnienia pracowników, będą oni traktowani jako pracownicy użytkownika. Skutkuje to kwalifikacją sytuacji jako pracy niezgłoszonej (brak deklaracji DIMONA) i objęciem sankcją czwartego stopnia – najwyższego w belgijskim kodeksie sankcji społecznych:

• kara pozbawienia wolności od 6 miesięcy do 3 lat i/lub
• grzywna karna w wysokości od 4 800 EUR do 56 000 EUR,
• lub grzywna administracyjna od 2 400 EUR do 28 000 EUR.

W przypadku osób prawnych (np. spółek) kara pozbawienia wolności zostaje zamieniona na grzywnę w wysokości od 24 000 EUR do 576 000 EUR.

• Solidarna odpowiedzialność: W takiej sytuacji klient oraz wykonawca (lub usługodawca) ponoszą solidarną odpowiedzialność za opłacenie składek na ubezpieczenie społeczne, wypłatę wynagrodzeń, ewentualne odszkodowania oraz inne świadczenia wynikające z umowy o pracę.

Wyżej wymienione kwoty podlegają mnożeniu przez liczbę pracowników objętych naruszeniem, do maksymalnie 100 osób.

Podwykonawstwo finansowe: zakazane od 1 stycznia 2025

Od 1 stycznia 2025 w sektorach budowlanym, mięsnym i przeprowadzkowym obowiązuje dodatkowy zakaz tzw. podwykonawstwa finansowego. Celem wprowadzonego zakazu jest przeciwdziałanie zjawisku dumpingu socjalnego oraz promowanie bardziej przejrzystych, horyzontalnych struktur organizacyjnych w ramach łańcucha podwykonawców.

Co jest zabronione?

Niedopuszczalne jest:

• całkowite przekazywanie przez podwykonawcę powierzonych mu prac dalszemu podwykonawcy;
• angażowanie wielu podwykonawców, podczas gdy sam podwykonawca ogranicza się jedynie do roli koordynatora, nie realizując żadnej części robót we własnym zakresie.

Zgodnie z nowymi przepisami każdy podwykonawca powinien samodzielnie wykonać konkretną i wykonawczą część prac, w wymiarze co najmniej 1% całości prac. Samo świadczenie usług koordynacyjnych lub nadzorczych nie jest wystarczające dla spełnienia tego wymogu. Zakaz ten nie dotyczy jednak deweloperów, generalnych wykonawców czy właścicieli nieruchomości, którzy nadal mogą zlecać podwykonawcom całość prac.

Przepisowe zatrudnianie obywateli państw trzecich

Pracodawcy i zleceniodawcy działający w Belgii powinni również wykazywać szczególną ostrożność przy zatrudnianiu obywateli państw trzecich, tj. osób pochodzących z krajów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz Szwajcarii. Praca na terytorium Belgii może być przez nich wykonywana wyłącznie w przypadku posiadania odpowiednich zezwoleń na pobyt i pracę.

Od 1 stycznia 2026 we Flandrii zostanie wprowadzony nowy obowiązek due diligence dla wykonawców oraz, prawdopodobnie, dla zleceniodawców w celu zapobiegania nielegalnemu zatrudnianiu obywateli państw trzecich. Wykonawcy (i zleceniodawcy) będą zobowiązani do pozyskania dodatkowych dokumentów od swoich bezpośrednich (pod)wykonawców, w tym zezwoleń na pobyt i pracę ich pracowników i osób prowadzących działalność gospodarczą. Dokumentacja ta powinna potwierdzać, że zatrudnienie odbywa się zgodnie z przepisami prawa. Zgromadzone dokumenty będą musiały zostać przekazane do specjalnej bazy danych, która jest obecnie w fazie opracowywania.

Pomimo że nowe przepisy zaczną obowiązywać dopiero w 2026 roku, wykonawcy i zleceniodawcy już teraz mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności w przypadku stwierdzenia, że byli świadomi, iż ich podwykonawcy zatrudniają obywateli państw trzecich bez wymaganych zezwoleń.

Znaczenie umowy

Istotne jest, aby firmy określiły jasne i szczegółowe ustalenia w pisemnej umowie. Umowa ta powinna nie tylko określać konkretne role i obowiązki stron, ale także zawierać niezbędne klauzule zabezpieczające. Umowa stanowi zatem prawnie wiążącą i solidną podstawę odpowiedzialnej współpracy. Firmy powinny być jednak świadome, że pomimo obecności odpowiednich pisemnych deklaracji, sytuacja faktyczna przeważa nad postanowieniami umownymi. Ścisłe przestrzeganie uzgodnionych postanowień jest zatem niezbędne, aby uniknąć ryzyka prawnego.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Chcesz prawidłowo ocenić ryzyko i uniknąć niezamierzonych naruszeń przepisów? Skontaktuj się z Van Havermaet. Wspólnie dokonamy analizy, jak w bezpieczny i strategiczny sposób zaangażować odpowiadający zapotrzebowaniu personel, nie narażając się na późniejsze niespodzianki.