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13.06.2022

Heimarbeit jenseits der Grenze nach Corona – was sind die Folgen für die Lohnkosten?

Nach der Coronarkrise ist das Arbeiten von zu Hause nicht mehr weg zu denken. Ihr Angestellter möchte weiterhin von zu Hause aus arbeiten, aber was ist, wenn “zu Hause” gleich hinter der Grenze in einem Nachbarland liegt? Ein Thema, bei dem der Arbeitgeber gewisse Risiken eingeht, wenn er nicht rechtzeitig die erforderlichen Maßnahmen ergreift.

Die befristeten Toleranzen wegen Covid laufen am 30. Juni 2022 aus. Dies kann dazu führen, dass der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge und Quellensteuern im Wohnsitzland des Arbeitnehmers und nicht in dem Land, in dem der Arbeitgeber ansässig ist, entrichten muss.

Zulassung des Arbeitgebers

Telearbeit am Wohnort des Arbeitnehmers oder an einem anderen vom Arbeitnehmer gewählten Ort ist im gegenseitigen Einvernehmen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber möglich. In einem ersten Schritt muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer also entweder die Erlaubnis zur Telearbeit erteilen.  Eine schriftliche Vereinbarung oder zumindest detaillierte Anweisungen sind ein Muss, um zu klären, welches der genaue Telearbeitsplatz ist, für wie viele Tage pro Woche/Monat dies gilt usw.

Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie daher die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen bedenken.

In welchem Land muss der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge abführen?

Telearbeit hat Auswirkungen auf die soziale Sicherheit von Arbeitnehmern, die grenzüberschreitend beschäftigt sind.

Die physische Anwesenheit des Arbeitnehmers auf dem Grundgebiet eines bestimmten Landes während der Ausübung seiner Arbeit ist eines der entscheidenden Elemente für die Bestimmung des anwendbaren Systems der sozialen Sicherheit. Die zunehmende Telearbeit im Ausland kann daher zu einer Änderung dieser Situation führen. Die Europäische-Verordnung bestimmt, dass ein Arbeitnehmer im Prinzip im Land der Beschäftigung sozialversichert ist. Übt ein Arbeitnehmer jedoch eine wesentliche Tätigkeit (mindestens 25 % seiner Arbeitszeit) in seinem Wohnsitzland aus, gilt das Sozialversicherungssystem seines Wohnsitzlandes.

Die belgische Regierung hatte beschlossen, bei der Bemessung der anwendbaren Sozialversicherung die Zeiten der Telearbeit im belgischen Grundgebiet aufgrund der Corona-Krise nicht zu berücksichtigen, und zwar ab dem 13. März 2020. Denselben Standpunkt vertraten auch eine Reihe anderer Mitgliedstaaten, darunter unsere Nachbarländer Niederlande, Frankreich, Deutschland und Luxemburg.

Bis zum 30. Juni 2022 führen Änderungen der Arbeitsmuster, die eine direkte und ausschließliche Folge der Covid-Pandemie sind, nicht zu einer Änderung des Sozialversicherungssystems.

Wenn sich der Arbeitsrhythmus nach diesem Datum jedoch nicht “normalisiert” und der Arbeitnehmer weiterhin strukturell und im Wesentlichen in seinem Heimatland im Ausland arbeitet, muss er ab dem 1. Juli 2022 das Sozialversicherungssystem dieses Heimatlandes berücksichtigen. Der Arbeitgeber muss sich im Voraus bei der örtlichen Sozialversicherungsbehörde anmelden, um die vorgeschriebenen Anmeldungen und Erklärungen korrekt durchführen zu können.

Auch die Auswirkungen auf die Lohnkosten des Arbeitnehmers sind nicht unerheblich. Die Finanzierung der sozialen Sicherheit in anderen Ländern unterscheidet sich vom belgischen System. Allerdings ist es gut, dass die Beiträge oft niedriger sind als in Belgien.

Welches Land ist für die Erhebung der Einkommensteuer zuständig?

Die Vereinbarungen, die die belgischen Steuerbehörden zuvor mit den Steuerbehörden unserer Nachbarländer Luxemburg, Frankreich, den Niederlanden und Deutschland geschlossen hatten, wurden ebenfalls bis zum 30. Juni 2022 verlängert. Bis dahin betrachten die Steuerbehörden die Corona-Telearbeitstage als Arbeitstage im Land der normalen Beschäftigung. Das normale Arbeitsland besteuert also weiterhin das Einkommen, das die betreffenden Arbeitnehmer an den Tagen, an denen sie Telearbeit leisten, erzielen.

Die in den Doppelbesteuerungsabkommen enthaltenen Vereinbarungen treten jedoch wieder ab dem 1. Juli 2022 in Kraft. Das bedeutet, dass die Einkommensteuer grundsätzlich im Wohnsitzland des Arbeitnehmers fällig wird. Aber auch Arbeitnehmer, die in einem grenzüberschreitenden Kontext beschäftigt sind (z. B. in mehreren Ländern arbeiten oder viele Geschäftsreisen unternehmen), können in dem Land steuerpflichtig sein, in dem sie physisch arbeiten. Entscheidend ist die tatsächliche Anwesenheit des Arbeitnehmers in den betreffenden Ländern. Für in Belgien ansässige Personen führt dies häufig zu einem steuerlichen Vorteil, da die Steuerlast in anderen Ländern in der Regel etwas niedriger ist als in Belgien.

Tipp: Führen Sie genau Buch über die Tage, an denen Sie im Ausland arbeiten.

Ein Beispiel der Folgen der Telearbeit nach Corona:

Auswirkungen auf die Gehaltskosten und das Nettogehalt – Rechnungsbeispiel

Situation: In Belgien ansässiger Arbeitgeber und in den Niederlanden wohnender (alleinstehender) Arbeitnehmer mit einem Bruttojahresgehalt von 50.000 €.

Wie unser Beispiel zeigt, kann die Nutzung grenzüberschreitender (Tele-)Arbeit sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer finanziell vorteilhaft sein.

Verpflichtungen im Wohnsitzland des Arbeitnehmers

Unternehmen, die ihren ausländischen Arbeitnehmern erlauben, (weiterhin) zu Hause zu arbeiten, müssen eine Reihe zusätzlicher Verpflichtungen berücksichtigen. Was die inländischen Arbeitnehmer betrifft, so müssen sie die notwendigen Vorkehrungen für das Heimbüro, die eventuelle Anmietung eines Satelliten oder die Erstattung der Kosten oder die Einführung einer Telearbeitszulage in Betracht ziehen. Darüber hinaus sollten sie vor dem 30. Juni 2022 die individuelle Situation des ausländischen Arbeitnehmers bewerten und die notwendigen Formalitäten mit den örtlichen Sozialversicherungs- und Steuerbehörden erledigen. Auf diese Weise können sie die obligatorischen Abstimmungen und Erklärungen korrekt durchführen.

Wenn Sie weitere Informationen über grenzüberschreitendes Arbeiten wünschen und wie Sie sich als Unternehmen entsprechend organisieren können, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

 

Publication: 13/06/2022

BTW: BE 428.179.774
© Van Havermaet International 2022

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