Entsendung von Arbeitnehmern nach Belgien: Wie sind die Aufenthaltsregeln?

Mitarbeiter anderer EU-Mitgliedstaaten werden täglich nach Belgien entsandt. Dies betrifft sowohl Arbeitnehmer mit EU-Staatsangehörigkeit als auch Nicht-EWR-Staatsangehörige. 

Das Prinzip der freien Dienstleistungsbewegung gilt für EU-Arbeitnehmer. Nicht-EWR-Arbeitnehmer haben in der Regel eine gültige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis im Mitgliedstaat, aus dem sie entsandt werden. Viele Arbeitgeber gehen jedoch fälschlicherweise davon aus, dass diese Genehmigung automatisch berechtigt, in Belgien zu bleiben. Das ist nicht der Fall. 

Außerdem müssen EU-Bürger trotz des freien Verkehr auch die belgischen Aufenthaltsregeln einhalten. 

Zusätzliche belgische Aufenthaltsregeln 

Eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis des entsendenden Mitgliedstaates gewährt kein automatisches Aufenthaltsrecht in Belgien. Die freie Bewegung von Dienstleistungen ändert nichts daran, dass es im Bereich des Aufenthaltsrechts Verpflichtungen gibt. 

Die belgischen Aufenthaltsregeln sind ergänzend und müssen stets eingehalten werden. 

Nicht-EWR-Arbeitnehmer 

Nicht-EWR-Arbeitnehmer müssen sich bei der Gemeinde ihres Wohnorts in Belgien melden: 

• Kurzaufenthalt (maximal 90 Tage): Sie müssen ihre Anwesenheit innerhalb von 3 Arbeitstagen nach Ankunft melden. Sie erhalten eine Ankunftserklärung (Anhang 3 – “bijlage 3”), die ihren Aufenthalt legitimiert. Wenn der Arbeitnehmer in einem Hotel, einem Campingplatz usw. übernachtet, muss er sich nicht bei der Gemeinde melden. Falls nötig, ist es die Touristenunterkunft, die den Bericht abgibt. Es muss eine Touristenunterkunft sein, die der Kontrolle von Reisenden unterliegt. 

• Langzeitaufenthalt (mehr als 90 Tage): Sie müssen eine Registrierung im Ausländerregister beantragen. Das Einwanderungsamt (“Dienst Vreemdelingenzaken – DVZ“) entscheidet über das Aufenthaltsrecht. Wenn genehmigt, kann eine A-Card beantragt und ausgestellt werden. 

EU- Arbeitnehmer 

EU-Bürger unterliegen außerdem einer Meldepflicht: 

• Kurzaufenthalt (maximal 90 Tage): Innerhalb von 10 Arbeitstagen nach der Ankunft melden sie sich bei der Gemeinde und erhalten eine Ankunftserklärung (Anhang 3ter – “bijlage 3ter”). Auch hier muss der Arbeitnehmer, der in einer touristischen Unterkunft unterliegt, die der Kontrolle von Reisenden unterliegt, nicht selbst bei der Gemeinde melden. 

• Langzeitaufenthalt (mehr als 90 Tage): Sie beantragen die Registrierung im Ausländerregister. Nach Genehmigung durch das Einwanderungsamt (“Dienst Vreemdelingenzaken – DVZ“) kann eine EU-Karte beantragt und ausgestellt werden. 

Dokumente und Verfahren 

Sowohl für kurze als auch für lange Aufenthalte müssen verschiedene Dokumente eingereicht werden, wie Limosa, A1 und – falls zutreffend – die Auslandsaufenthalts- und Arbeitserlaubnis. 

Für Nicht-EWR- Arbeitnehmer fällt im Falle eines Beantrags auf einen längeren Aufenthalt auch eine Verwaltungsgebühr an. 

Das Verfahren zur Registrierung im Ausländerregister (Langzeitaufenthalt) kann bis zu sechs Monate dauern. Daher ist es wichtig, dass Nicht-EEA- Arbeitnehmer diesen Antrag so bald wie möglich nach ihrer Ankunft einreichen. 

Für EU-Arbeitnehmer müssen alle Dokumente sofort eingereicht werden. Sie haben keine drei Monate Zeit, um sie zu liefern. 

Praktische Engpässe 

Die lange Dauer des Verfahrens verursacht in der Praxis Probleme, insbesondere für Nicht-EWR- Arbeitnehmer. Dies liegt daran, dass es einen Zeitraum geben kann, in dem der genehmigte Kurzaufenthalt abgelaufen ist, während der Langzeitaufenthalt noch nicht genehmigt wurde. In der Zwischenzeit besitzt der Mitarbeiter kein gültiges Wohnsitzdokument. 

Längere Zeiträume ohne gültiges Aufenthaltsdokument haben ebenfalls Auswirkungen auf die Arbeitserlaubnis (siehe unseren früheren Artikel), der noch separat bewertet werden muss. 

EU-Arbeitnehmer haben dieses Problem nicht, da sie während des Antragsverfahrens einen Anhang 19 als vorübergehenden Aufenthaltsnachweis erhalten. 

Eine weitere Komplikation könnte die Einführung des Einreise-/Ausreisesystems (EES) am 10. April 2026 sein. Seitdem dürfen Gemeinden die Ankunftserklärung (Anhang 3 – bijlage 3) für Nicht-EWR-Staatsangehörige nur noch auf Anweisung des Einwanderungsamtes ausstellen und nicht mehr auf eigene Initiative. 

Für Staatsangehörige des Drittlandes mit Aufenthaltskarte oder D-Visum in einem anderen Mitgliedstaat muss die Gemeinde keine Anweisung vom Einwanderungsamt anfordern, und der Anhang 3 kann sofort ausgestellt werden. 

Es ist noch unklar, ob dies in der Praxis zu längeren Wartezeiten führt und somit zu einem erhöhten Risiko, dass Nicht-EWR- Arbeitnehmer vorübergehend ohne gültigen Aufenthaltsnachweis dastehen. 

Fazit 

Eine Entsendung nach Belgien erfordert eine Registrierung bei der Gemeinde sowohl für EU- als auch für Nicht-EWR-Arbeitnehmer, abhängig von der Aufenthaltsdauer. 

Nicht-EWR- Arbeitnehmer haben ein höheres Risiko für Zeiträume ohne gültiges Dokument in langen Verfahren. 

Mit der Einführung des EES im April 2026 könnten die Wartezeiten steigen. Arbeitgebern wird geraten, ihre Mitarbeiter sofort nach Ankunft zu registrieren und alle notwendigen Dokumente so schnell wie möglich bereitzustellen, um Verzögerungen und Probleme zu vermeiden. 

Van Havermaet kann eine aktive Rolle bei der Einhaltung der Wohnsitzregeln spielen. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.