Delegowanie pracowników do Belgii: przepisy dotyczące pobytu

Każdego dnia do Belgii delegowani są pracownicy z różnych państw członkowskich UE. Dotyczy to zarówno pracowników posiadających obywatelstwo UE, jak i obywateli spoza EOG.

W przypadku pracowników z UE obowiązuje zasada swobodnego przepływu usług. Pracownicy spoza EOG posiadają zazwyczaj ważne zezwolenie na pobyt i pracę w państwie członkowskim, z którego są oddelegowani. Niemniej jednak wielu pracodawców błędnie zakłada, że zezwolenie to automatycznie uprawnia do pobytu w Belgii. Tak jednak nie jest.

Ponadto, pomimo zasady swobodnego przepływu, również obywatele UE muszą przestrzegać belgijskich przepisów dotyczących pobytu.

Uzupełniające belgijskie przepisy dotyczące pobytu

Zezwolenie na pobyt i pracę wydane przez państwo delegujące nie daje automatycznego prawa pobytu w Belgii. Również swobodny przepływ usług nie zwalnia z obowiązków w zakresie prawa pobytu.

Belgijskie przepisy dotyczące pobytu mają charakter uzupełniający i należy ich zawsze przestrzegać.

Pracownicy spoza EOG

Pracownicy spoza EOG muszą zgłosić się do gminy, w której przebywają w Belgii:

• Krótki pobyt (maksymalnie 90 dni): W ciągu 3 dni roboczych od przyjazdu muszą zgłosić swoją obecność. Otrzymują oświadczenie o przyjeździe (załącznik 3 – bijlage 3), które legitymizuje ich pobyt. Jeśli pracownik przebywa w hotelu, na kempingu itp., nie musi zgłaszać się do gminy. W takim przypadku zgłoszenia dokonuje obiekt turystyczny. Mówimy tu o obiekcie turystycznym podlegającym obowiązkowi kontroli podróżnych.
• Długi pobyt (ponad 90 dni): Pracownicy muszą złożyć wniosek o wpis do rejestru cudzoziemców. Urząd ds. Cudzoziemców (Dienst Vreemdelingenzaken – DVZ) podejmuje decyzję w sprawie prawa pobytu. W przypadku zatwierdzenia można złożyć wniosek o wydanie karty A.

Pracownicy z UE

Obowiązek zgłoszenia dotyczy również obywateli UE:

• Krótki pobyt (maksymalnie 90 dni): W ciągu 10 dni roboczych od przyjazdu zgłaszają się w urzędzie gminy i otrzymują oświadczenie o przyjeździe (załącznik 3ter – bijlage 3ter). Również w tym przypadku, jeśli pracownik przebywa w obiekcie turystycznym podlegającym obowiązkowi kontroli podróżnych, nie musi sam zgłaszać się w urzędzie gminy.
• Pobyt długoterminowy (ponad 90 dni): Pracownicy wnioskują o wpis do rejestru cudzoziemców. Po zatwierdzeniu przez Urząd ds. Cudzoziemców można złożyć wniosek o wydanie karty UE.

Dokumenty i procedura

Zarówno w przypadku pobytu krótkoterminowego, jak i długoterminowego należy przedłożyć różne dokumenty, takie jak między innymi Limosa, A1 oraz – w stosownych przypadkach – zagraniczne zezwolenie na pobyt i pracę.

Ponadto w przypadku pracowników spoza EOG przy składaniu wniosku o pobyt długoterminowy należy uiścić opłatę administracyjną.

Procedura wpisania do rejestru cudzoziemców (pobyt długoterminowy) może trwać do sześciu miesięcy. Dlatego ważne jest, aby pracownicy spoza EOG złożyli ten wniosek jak najszybciej po przyjeździe.

W przypadku pracowników z UE wszystkie dokumenty należy przedłożyć natychmiast. Nie przysługuje im trzymiesięczny termin na dostarczenie dokumentów.

Utrudnienia w praktyce

Czasochłonna procedura powoduje w praktyce problemy, zwłaszcza w przypadku pracowników spoza EOG. Może bowiem zaistnieć sytuacja, w której upłynął już okres dozwolonego pobytu krótkoterminowego, a pobyt długoterminowy nie został jeszcze zatwierdzony. W tym okresie pracownik nie posiada ważnego dokumentu pobytowego.

Dłuższe okresy bez ważnego dokumentu pobytowego mają również wpływ na zezwolenie na pracę (por. nasz wcześniejszy artykuł), co zresztą nadal wymaga oddzielnej oceny.

Pracownicy z UE nie napotykają tego problemu, ponieważ podczas procedury składania wniosku otrzymują załącznik 19 jako tymczasowe potwierdzenie pobytu.

Dodatkową komplikacją może być wprowadzony 10 kwietnia 2026 system rejestracji wjazdu i wyjazdu Entry/Exit System (EES). Od tego czasu gminy mogą wydawać oświadczenie o przybyciu (załącznik 3) dla obywateli spoza EOG wyłącznie na polecenie DVZ, a nie z własnej inicjatywy.

W przypadku osób z krajów trzecich posiadających kartę pobytu lub wizę D w innym państwie członkowskim gmina nie musi zwracać się do DVZ o instrukcje i może od razu wydać załącznik 3.

Nie jest jeszcze jasne, czy w praktyce doprowadzi to do wydłużenia czasu oczekiwania, a tym samym do zwiększonego ryzyka, że pracownicy spoza EOG tymczasowo pozostaną bez ważnego dokumentu pobytowego.

Wnioski

Oddelegowanie do Belgii wymaga, zarówno w przypadku pracowników z UE, jak i spoza EOG, rejestracji w urzędzie gminy, w zależności od długości pobytu.

W przypadku długotrwałych procedur pracownicy spoza EOG są bardziej narażeni na ryzyko pozostawania przez pewien czas bez ważnego dokumentu.

Wraz z wprowadzeniem EES w kwietniu 2026 czas oczekiwania może się bardziej wydłużyć. W ziwązku z tym pracodawcy powinni rejestrować swoich pracowników natychmiast po przyjeździe i jak najszybciej dostarczyć wszystkie niezbędne dokumenty, aby uniknąć opóźnień i problemów.

Van Havermaet może odegrać aktywną rolę w zapewnieniu zgodności z przepisami dotyczącymi pobytu. Nie wahaj się skontaktować z nami w tej sprawie.