Obowiązek due diligence przed nami: odroczenie do 2026 roku i skupienie na sektorach wysokiego ryzyka

Wiele ogniw odpowiedzialności łańcuchowej.

Belgijscy klienci często korzystają z usług zagranicznych podwykonawców z innych państw EOG lub Szwajcarii. Ponieważ ich pracownicy są zwolnieni z wymogu posiadania pozwolenia na pracę lub pobyt, często przyjmuje się, że ich zatrudnienie jest legalne.

Jednak wymagana jest szczególna ostrożność, gdy ci podwykonawcy zlecają pracę pracownikom spoza UE – tzw. obywatelom państw trzecich. Osoby te bowiązują mianowicie surowsze przepisy dotyczące prawa pobytu i pozwoleń na pracę.

Chociaż podstawowa odpowiedzialność leży po stronie zagranicznego podwykonawcy, belgijski klient również może zostać pociągnięty do odpowiedzialności, jeśli okaże się, że w łańcuchu kontraktowym dochodzi do nielegalnego zatrudnienia. W niektórych przypadkach może to prowadzić nawet do konsekwencji karnych.

Zacieśnianie łańcucha kontraktowego w walce z nielegalnym zatrudnieniem

Dotychczas nacisk kładziony był głównie  na pisemnych oświadczeniach: wykonawca mógł w zasadzie uniknąć odpowiedzialności, jeśli otrzymał oświadczenie od swojego bezpośredniego podwykonawcy, że nie zatrudnia nielegalnie przebywających obywateli państw trzecich, pod warunkiem, że nie było dowodów na to, że wykonawca był świadomy takiego zatrudnienia.

W praktyce jednak okazywało się to rozwiązaniem tylko teoretycznym, co podważało skuteczność tego systemu. Dlatego we flamandzkim dekrecie z 27 października 2023 wprowadzono nowy obowiązek due diligence. Od teraz (także pośredni) wykonawcy muszą faktycznie żądać dokumentów od swoich podwykonawców, takich jak dokumenty tożsamości i zezwolenia na pobyt zagranicznych  pracowników lub samozatrudnionych.

Nasz poprzedni newsletter przedstawiał już przegląd tych obowiązków. Proste klauzule w umowie, w których podwykonawca oświadcza, że nie zatrudnia nielegalnie przebywających obywateli państw trzecich, nie wystarczą już, by zwolnić go z odpowiedzialności.

Aby ułatwić zbieranie informacji, w 2024 roku miała powstać aplikacja do tego celu. Miała być dostępna od 1 stycznia 2025 wraz z wdrożeniem nowych przepisów. Jednak plan ten  okazał się zbyt optymistyczny. Różne wyzwania praktyczne spowodowały, że przepisy dotyczące obowiązku due diligence  przesunięto na 1 stycznia 2026. Z praktycznych względów niemożliwe było zaoferowanie takiej aplikacji, więc firmy nadal będą musiały żądać dokumentów od swoich podwykonawców.

Zamiast tego powstanie punkt zgłoszeniowy, gdzie firmy będą mogły łatwo zgłaszać flamandzkiej inspekcji społecznej niedostarczenie wymaganych informacji przez bezpośredniego (pod)wykonawcę.

Złagodzenie: tylko sektory wysokiego ryzyka

Na prośbę minister Zuhal Demir zasięgnięto rady Komisji Doradczej ds. Migracji Gospodarczej dotyczącej zakresu nowego dekretu. Na podstawie tej opinii nowe przepisy stały się zarówno bardziej elastyczne, jak i bardziej rygorystyczne.

Pierwotnie przepisy miały obowiązywać wszystkie sektory, ale to zbyt mocno ograniczyłoby swobodny przepływ usług. Na podstawie opinii Komisji legislator zdecydował się na etapowe podejście. Najpierw objęte zostaną sektory wysokiego ryzyka, czyli: budownictwo (prace na nieruchomościach), usługi sprzątające, sektor mięsny i usługi dostawcze.

Po wstępnych ocenach zakres będzie, w razie konieczności, rozszerzany na inne sektory podwyższonego ryzyka.

Dla sektorów budownictwa (prace na nieruchomościach) i usług sprzątających obowiązują te same progi kwotowe, co dla Deklaracji Prac. Obowiązek due diligence nie obowiązuje, jeśli: (i) prace nie przekraczają wartości 30 000 euro (bez VAT) i są wykonywane przez wykonawcę bez podwykonawcy, lub (ii) prace są warte mniej niż 5 000 euro (bez VAT) i jest tylko jeden podwykonawca.

Stale obserwujemy dalszy rozwój sytuacji w zakresie sektorów ryzyka.

Ale także zaostrzenie…

Zaostrzenie odpowiedzialności za zatrudnianie obywateli państw trzecich dotyczyło początkowo relacji między wykonawcą a bezpośrednim podwykonawcą. Teraz zakres rozszerza się na relację między profesjonalnym klientem a bezpośrednim wykonawcą.

Osoby fizyczne, zlecające prace wyłącznie do celów prywatnych, nie podlegają tym przepisom.

Wejście w życie i przygotowanie

Nowe przepisy wejdą w życie najpóźniej 1 stycznia 2026, z planowanym okresem ochronnym sześciu miesięcy, w trakcie którego nie będą nakładane kary. Obecnie projekt dekretu jest konsultowany przez Społeczno-Gospodarczą Radę Flandrii (SERV), a następnie przez Radę Stanu.

Zaleca się, aby firmy budowlane już strukturalnie włączyły żądanie dokumentów do codziennej działalności i odpowiednio dostosowały procesy.

W przypadku pytań prosimy o kontakt z naszymi specjalistami.