Ekspaci: nowy obowiązek pracodawców

Z dniem 1 stycznia 2024 stary system podatkowy dla zagranicznej kadry kierowniczej ostatecznie dobiegł końca. Od teraz ekspaci będą podlegać korzystnemu systemowi podatkowemu dla „zagranicznych podatników i zagranicznych naukowców”. 

NIEOPODATKOWANY ZWROT KOSZTÓW 

W ramach nowego systemu dla ekspatów pracodawcy mogą przyznać, oprócz wynagrodzenia, zryczałtowany, wolny od podatku zwrot kosztów w wysokości do 30% rocznego wynagrodzenia brutto (maksymalnie 90 000 EUR rocznie). 

Ponadto istnieje możliwość przyznania zwrotu niektórych wydatków, takich jak kosztów przeprowadzki czy szkoły, zwolnionych z podatku i składek na ubezpieczenie społeczne. Więcej informacji na temat warunków i korzyści wynikających z nowych systemów podatkowych można znaleźć w naszych poprzednich publikacjach z 23 listopada 2021  i 13 marca 2023. 

Działając w ten sposób, ustawodawca ma na celu wspieranie belgijskich firm w przyciąganiu wykwalifikowanych pracowników z zagranicy poprzez oferowanie korzystnego pakietu wynagrodzeń (netto) przy obniżonych kosztach pracodawcy. 

 WPIS W KARTACH PODATKOWYCH ZAMIAST LISTY IMIENNEJ 

Warunkiem zastosowania systemu podatkowego dla zagranicznych podatników jest otrzymywanie przez ekspata minimalnego rocznego wynagrodzenia brutto w wysokości 75 000 EUR. Oprócz tego wspomniany wolny od podatku zwrot kosztów nie może przekroczyć limitu 30% rocznego wynagrodzenia i może maksymalnie wynieść 90 000 EUR. 

Aby organy podatkowe mogły zweryfikować te kwoty, pracodawcy mieli do tej pory do 31 stycznia każdego roku kalendarzowego przekazywać listę wszystkich pracowników i dyrektorów firmy, którzy skorzystali z tego systemu w poprzednim roku . Wzór takiego rocznego wykazu miał zostać udostępniony, ale niestety nigdy nie doszło to do skutku. 

W związku z tym administracja potwierdziła, że nie ma obowiązku złożenia listy imiennej na rok dochodowy 2023. Jako ułatwienie, prawo przewiduje obecnie zastąpienie tej listy dodatkowym wpisem na rocznych kartach podatkowych „fiche 281.10” lub „fiche 281.20”. Ten dodatkowy wpis na kartach ma zastosowanie do wynagrodzeń wypłacanych lub przyznawanych od 1 stycznia 2023 (rok podatkowy 2024). 

Konkretnie, w karcie podatkowej należy uwzględnić następujące dodatkowe pozycje: 

• Kwotę wynagrodzenia brutto wypłaconego lub przyznanego zagranicznemu podatnikowi lub naukowcowi (przed odliczeniem składek na ubezpieczenie społeczne); 
• Kwotę uznaną za zryczałtowany zwrot kosztów wynikających z oddelegowania lub zatrudnienia w Belgii (tj. „zasadę 30%”); 
• Kwota określona jako zwrot wydatków własnych pracodawcy w oparciu o rzeczywiste dowody z dokumentów (np. koszty przeprowadzki). 

Nowy obowiązek jest następstwem doążenia belgijskich organów podatkowych do gromadzenia większej ilości informacji za pośrednictwem kart podatkowych jako podstawy do przyszłych kontroli. 

SKUTKI ZMIAN 

Firmy, które w ubiegłym roku kalendarzowym stosowały nowy system dla ekspatów, będą musiały wykazać wyżej wymienione kwoty na (skorygowanych) kartach podatkowych 281.10 i 281.20. Karty dotyczące roku podatkowego 2023 należy złożyć najpóźniej do 29 lutego 2024. 

Brak prawidłowego wykazania tych kosztów na właściwych kartach może skutkować ich odrzuceniem jako kosztów służbowych. 

Nowe przepisy po raz kolejny potwierdzają rosnące znaczenie prawidłowych, dokładnych i terminowo wypełnionych kart 281.10 i 281.20. Van Havermaet z przyjemnością pomoże Państwu w wywiązaniu się z tego obowiązku. 

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące nowego obowiązku lub samego statutu ekspata, zachęcamy do skontaktowania się z nami.