Uw loonadministratie Q4.2022

1. INDEXATIES SWINGEN DE PAN UIT

België kent een automatische loonindexering. Door de inflatie wordt dit loonindexmechanisme in gang gezet. Binnenkort komen er weer enkele indexaties aan. Houd hiermee rekening bij de budgettering van loonsverhogingen en nieuwe aanwervingen.

Voor de volgende sectoren zijn de prognoses als volgt:

• In de Bouwsector (PC 124) worden de lonen driemaandelijks geïndexeerd. Op 01/10/2022 zijn de lonen gestegen met 1,81553%. Voor 2023 zijn de verwachtingen de volgende: 2,78409% op 01/01/2023 ; 2,57365% op 01/04/2023 ; 1,53975% op 01/07/2023 en 1,07248% op 01/10/2023.

• In het Aanvullend Paritair Comité voor de Bedienden (PC 200) verwacht men op 01/01/2023 een indexatie van maar liefst 10,48%.

• In de metaalsector (PC 111 en PC 209) verwacht men op 01/07/2023 een indexatie van 8,90%.

• In de sector van de elektriciens (PC 149) spreekt men van een verhoging van 10,61% per 01/01/2023.

De bovenstaande percentages zijn op dit moment nog louter indicatief maar gelden in voorkomend geval zowel voor de minimum als voor de reële lonen.

2. VERHOGING THUISWERKVERGOEDING

Aan werknemers die op regelmatige basis en structureel aan thuiswerk doen (minstens één dag per week) kan de werkgever een forfaitaire netto vergoeding toekennen voor de kosten verbonden aan dit thuiswerk.

Deze thuiswerkvergoeding wordt met ingang van 1 september 2022 verhoogd tot 142,95 euro per maand.

Weet dat u de toepassing van dit forfait moet kunnen verantwoorden. Hiermee bedoelen we dat u als werkgever moet kunnen aantonen dat hier ook daadwerkelijk kosten tegenover staan. Wij raden daarom aan om een telewerkpolicy op te stellen waarin het thuiswerken met zijn concrete modaliteiten wordt vastgelegd. Uiteraard kunnen wij u helpen met het opstellen van deze policy.

3. VERHOGING KILOMETERVERGOEDING

De kilometervergoeding voor woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de auto werd eveneens verhoogd tot 0,4170 EUR/km, dit voor de periode van 1 juli 2022 tot en met 30 juni 2023. Dit is het maximumbedrag dat een werkgever mag toekennen, waardoor het geen verplichting uitmaakt. Gelet op de hoge energieprijzen sluiten wij niet uit dat de overheid tussentijds nog maatregelen zal nemen.

4. EINDE VAN DE RELANCE OVERUREN

Om de economie na Corona een duwtje in de rug te geven werd in het sociaal akkoord van 2021-2022 voorzien in de toekenning van 120 bijkomende vrijwillige overuren per jaar voor 2021 en 2022, de zgn. relance of hersteloveruren.

Deze relance overuren lieten toe om overuren te presteren zonder toekenning van inhaalrust of overurentoeslag en met vrijstelling van sociale en fiscale inhoudingen.

Deze maatregel loopt nu af op 31 december 2022.

5. TELEWERK OVER DE GRENS – EINDE TIJDELIJKE TOLERANTIE CORONA MAAR OVERGANGSPERIODE SOCIALE ZEKERHEID VOOR GRENSARBEIDERS

Deze tolerantie hield in dat de Belgische Rijksdienst voor Sociale Zekerheid besliste om vanaf 13 maart 2020 tot 30 juni 2022 bij de bepaling van het toepasselijke sociale zekerheidsstelsel geen rekening te houden met periodes van telewerk op het Belgisch grondgebied omwille van de coronacrisis.

De fiscus sloot op haar beurt akkoorden af met buurlanden Nederland, Frankrijk, Duitsland en Luxemburg om ook op fiscaal vlak geen rekening te houden met telewerkperiodes omwille van de coronacrisis. Ook deze maatregelen liepen af op 30 juni 2022.

Op vlak van sociale zekerheid werd intussen toch voorzien in een overgangsperiode tot 31 december 2022 voor grensarbeiders die telewerken. Dit heeft als gevolg dat het telewerk van grensarbeiders in hun woonland geen wijziging van het toepasselijke sociale zekerheidsstelsel met zich zal meebrengen. Het is voorlopig nog onduidelijk welke regeling vanaf 1 januari 2023 zal gelden.

Op fiscaal vlak kregen de afspraken uit de dubbelbelastingverdragen opnieuw volledige uitwerking vanaf 1 juli 2022. De akkoorden met onze buurlanden werden door de fiscus immers niet verlengd.
Dit betekent dat inkomstenbelasting in principe verschuldigd is in het woonland van de werknemer. Werknemers die echter grensoverschrijdend werken kunnen ook belastbaar zijn in een ander land waar ze fysiek werken.
Hierdoor kan er een salary split situatie ontstaan waarbij een werknemer belastbaar is in zijn woonland en eveneens in zijn werkland.
De effectieve aanwezigheid van de werknemer in een bepaald land is bijgevolg bepalend. De meeste dubbelbelastingverdragen stellen dat het woonland bevoegd is om belastingen te heffen over het wereldwijde inkomen van een werknemer wanneer:
(1) de werknemer geen prestaties uitoefent in een ander land die langer duren dan 183 dagen
(2) én het loon van de werknemer niet gedragen wordt door een werkgever gevestigd in het werkland
(3). noch door een vaste inrichting van de werkgever in dat werkland.
Indien niet gelijktijdig voldaan is aan alle drie de voormelde voorwaarden zal de werknemer belastbaar zijn in zijn werkland voor de in dat land geleverde prestaties en moet een correcte salary split worden opgezet.

6. SOCIALE VERKIEZINGEN 2024

De sociale verkiezingen van 2024 lijken nog ver van ons verwijderd, maar toch kan het van belang zijn om er al even bij stil te staan. De verplichting om sociale verkiezingen te organiseren, hangt immers af van de gewoonlijke gemiddelde tewerkstelling in uw onderneming gedurende een bepaalde referteperiode.

Als de wetgeving inzake de sociale verkiezingen ongewijzigd blijft en als we ervan uitgaan dat de sociale verkiezingen opnieuw in het tweede kwartaal georganiseerd moeten worden, loopt die referteperiode van 1 oktober 2022 tot en met 30 september 2023.

Ter herinnering: zodra uw onderneming in die referteperiode een gewoonlijke gemiddelde tewerkstelling van 50 werknemers heeft, zullen er verkiezingen moeten georganiseerd worden voor het comité voor preventie en bescherming op het werk. Zodra dat aantal oploopt tot 100 werknemers, geldt hetzelfde voor de ondernemingsraad. De gewoonlijke gemiddelde tewerkstelling wordt berekend aan de hand van een vaste formule. Hierbij zal u onder meer rekening moeten houden met alle werknemers met een arbeidsovereenkomst (arbeiders, bedienden, jobstudenten), maar ook met sommige medewerkers zonder arbeidsovereenkomst (vb. zij die een individuele beroepsopleiding volgen). Ook langdurig arbeidsongeschikte werknemers of werknemers die gedurende de referteperiode voltijds tijdkrediet opnemen, moeten mee opgenomen worden in de berekening. In het tweede kwartaal van 2023 zal u bovendien ook de uitzendkrachten moeten meetellen – voor zover zij geen permanente werknemer vervangen.

Of het resultaat van de berekening ook werkelijk de gewoonlijke gemiddelde tewerkstelling in uw onderneming weerspiegelt, kan in concreto bekeken worden. Als er zich gedurende de referteperiode uitzonderlijke omstandigheden voordoen die een tijdelijke verhoging of vermindering van het personeel tot gevolg hebben, kan dat een impact hebben op de verplichting om al dan niet sociale verkiezingen te moeten organiseren.

7. ZATERDAG IS GEEN WERKDAG MEER

Vanaf 1 januari 2023 zal, door een wijziging van het Burgerlijk Wetboek, zaterdag niet langer beschouwd worden als een werkdag.

Dit zal een impact hebben op de termijnen die u als werkgever bij een ontslag met inachtneming van een opzeggingstermijn of bij een ontslag om dringende reden moet respecteren.

Op dit ogenblik is het zo dat alle dagen van de week beschouwd worden als ‘werkdagen’, met uitzondering van de zon- en feestdagen. Hieruit volgt dat ook zaterdag dus als een ‘werkdag’ wordt beschouwd.

Wanneer een arbeidsovereenkomst wordt beëindigd met een opzeggingstermijn, dient dit te gebeuren aan de hand van een aangetekende opzegbrief die slechts uitwerking heeft de derde werkdag na de datum van verzending. De opzeggingstermijn begint steeds te lopen de maandag volgend op de week waarin de opzegging ter kennis werd gegeven.
Concreet wil dit dus zeggen dat momenteel de opzegbrief uiterlijk woensdag per aangetekende post moet worden verstuurd, zodat de opzeggingstermijn een aanvang neemt op maandag van de volgende week.

Door de voormelde wijziging van het Burgerlijk Wetboek zal vanaf 1 januari 2023 de opzegbrief per aangetekende post uiterlijk op dinsdag (in plaats van woensdag) verstuurd moeten worden (in een week zonder feestdagen).

Wanneer een arbeidsovereenkomst door de werkgever wordt beëindigd omwille van een dringende reden, moet de volgende procedure worden gevolgd :
– de werkgever moet de arbeidsovereenkomst verbreken binnen een termijn van drie werkdagen die begint te lopen de dag volgend op de dag waarop de gepleegde feiten bekend zijn;
– de werkgever moet de werknemer in kennis stellen van de feiten die hem verweten worden binnen een tweede termijn van 3 werkdagen die begint te lopen de dag volgend op de dag waarop de overeenkomst verbroken werd.

Hieruit volgt dat wanneer u vanaf 1 januari 2023 op woensdag kennis krijgt van een dringende reden, u nog tot en met de daaropvolgende maandag de tijd heeft om tot ontslag om dringende reden over te gaan (in plaats van op zaterdag dezelfde week). Wanneer het ontslag om dringende reden op woensdag werd doorgevoerd, kan de aangetekende brief met de motivering van het ontslag nog ten laatste de daaropvolgende maandag verstuurd worden (in plaats van op zaterdag dezelfde week).

Let wel, op uitdrukkelijke vraag van minister Dermagne zal de Nationale Arbeidsraad binnenkort advies uitbrengen over de vraag of het wenselijk is om zaterdagen niet langer als werkdagen te beschouwen in het arbeidsrecht. Als de sociale partners verkiezen om zaterdagen toch nog mee te nemen als werkdagen, overweegt de regering in die zin nog een wetsontwerp in te dienen.

8. EINDEJAARSADMINISTRATIE

a) Aandachtspunten vakantiegeld

In principe moeten alle wettelijke vakantiedagen worden opgenomen vóór het einde van het kalenderjaar. Dit betekent dat het onmogelijk is om niet-opgenomen vakantiedagen uit te betalen of over te dragen naar het volgende kalenderjaar.

Aan de bediende die evenwel in de onmogelijkheid verkeert om de vakantie geheel of gedeeltelijk op te nemen vóór het einde van het jaar wegens overmacht (bv. langdurige ziekte) of wegens schorsing van de overeenkomst (bv. moederschapsrust), is de werkgever verplicht het vakantiegeld uit te betalen en dit ten laatste op 31 december van het vakantiejaar.

Best is dus dat u er als werkgever op toe ziet dat de wettelijke vakantiedagen tijdig worden opgenomen. Een werkgever die niet kan bewijzen dat de werknemers hiertoe werden aangemaand, kan worden gesanctioneerd met administratieve of strafrechtelijke geldboetes.

b) Extraatje naar aanleiding van de eindejaarsperiode

Indien u uw werknemers een geschenk wilt geven naar aanleiding van het eindejaar, kunt u dit zowel doen in de vorm van een cadeautje, een geschenkcheque, cash, etc. Deze eindejaarsgeschenken zijn niet onderworpen aan RSZ-bijdragen en belastingen indien deze:
– worden geschonken naar aanleiding van Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar;
– per jaar en per werknemer maximum €40,00 bedragen (te vermeerderen met €40,00 per kind ten laste van de desbetreffende werknemer);
– collectief worden toegekend op basis van eenzelfde berekeningswijze.

Bovendien kan u als werkgever de eindejaarsgeschenken als beroepskost aftrekken, indien aan bovenstaande voorwaarden is voldaan.

c) Vervangingsfeestdagen

Een feestdag die samenvalt met een zondag of inactiviteitsdag dient vervangen te worden door een andere werkdag. Indien de vervangingsdag niet op sectoraal vlak wordt vastgelegd, dient u vóór 15 december binnen uw onderneming actie te ondernemen. Indien u nalaat dit te doen wordt de feestdag vervangen door de eerste werkdag van de onderneming die op de feestdag volgt. In 2023 vallen volgende feestdagen samen met een zondag of een dag waarop gewoonlijk niet gewerkt wordt:
– zondag 1 januari 2023 (Nieuwjaar);
– zaterdag 11 november 2023 (Wapenstilstand).

d) Collectieve sluitingsperiode

Als werkgever is het verboden om eenzijdig vakantiedagen op te leggen. U kan wel een collectieve sluitingsperiode invoeren door wijziging van het arbeidsreglement. Indien het de eerste keer is dat u dergelijke sluitingsperiode invoert, dient u de bijzondere wijzigingsprocedure te volgen en dit mee te delen aan uw werknemers.

9. TIJDELIJKE WERKLOOSHEID “ENERGIE”

Bedrijven die moeilijkheden ondervinden om personeel tewerk te stellen ten gevolge van de energiecrisis, zullen vanaf 1 oktober 2022 beroep kunnen doen op het regime van de tijdelijke werkloosheid “energie”. Het gaat om een nieuwe vorm van tijdelijke werkloosheid, gelijkend op de tijdelijke werkloosheid ingevolge de coronacrisis. De maatregel zal in elk geval van kracht zijn tot 31 december 2022, maar kan na een tussentijdse evaluatie nog verlengd worden.

De regering communiceerde al dat een onderneming beroep zal kunnen doen op deze vorm van tijdelijke werkloosheid indien:

• de energiekost van de onderneming minstens 3% van de productiewaarde bedraagt; of
• de energiefacturen van de onderneming in 2022 verdubbeld zijn ten opzichte van 2021.

Wij wachten de officiële publicatie van de regelgeving af om u verder te berichten over de nadere modaliteiten ervan.