Uw loonadministratie Q3.2025

Met de start van het derde kwartaal blikken we opnieuw vooruit op de belangrijkste wijzigingen die een impact kunnen hebben op uw loonadministratie en personeelsbeleid.

Studentenarbeid: verhoging contingent naar 650 uur bevestigd

Goed nieuws voor werkgevers die in de zomer regelmatig beroep doen op jobstudenten. Vanaf 2025 wordt het maximaal aantal uren dat een student per jaar mag werken aan voordelige voorwaarden namelijk verhoogd naar 650 uur.

Wat houdt dat in voor u als werkgever?

• U kunt studenten tot 650 uur per kalenderjaar inzetten zonder socialezekerheidsbijdragen op hun loon te betalen. Op dat loon is wel een solidariteitsbijdrage verschuldigd ten belope van 8,13% (5,42% ten laste van de werkgever en 2,71% ten laste van de student).
• Er is geen bedrijfsvoorheffing verschuldigd op deze lonen, zolang aan de basisvoorwaarden is voldaan (tijdige Dimona-aangifte en geldig studentencontract).
• Studenten mogen deze uren spreiden over meerdere werkgevers.
• De toegelaten inkomsten voor studenten die fiscaal ten laste van hun ouders willen blijven, zijn bovendien verhoogd van € 1.500 naar € 3.000 voor aanslagjaar 2026 en verder.
• Studentenarbeid blijft een interessante oplossing om pieken of tijdelijke afwezigheden op te vangen, zeker tijdens de zomermaanden. Zorg er wel voor dat alle administratie tijdig in orde is.

Aanvullend pensioen voor bedienden in de Bouwsector: onderneem actie vóór 15 september 2025

Met het oog op de harmonisatie van de aanvullende pensioenen tussen arbeiders en bedienden, betalen werkgevers in de Bouwsector sinds 1 januari 2024 via de RSZ-bijdragen voor een sectoraal aanvullend pensioen ten voordele van hun bedienden. De pensioenbijdrage in het sectoraal aanvullend pensioenplan (SAP) bedraagt 1,10% van het referteloon van de bediende.

Vanaf 1 januari 2026 wordt dit sectoraal aanvullend pensioenplan verder uitgebreid met een solidariteitsluik. Hierdoor stijgt de werkgeversbijdrage naar 1,80% en worden extra voordelen opgebouwd zoals pensioenopbouw tijdens bepaalde afwezigheden (bv. ziekte en moederschapsverlof) en een rente bij overlijden.

Heeft uw onderneming echter een eigen aanvullend pensioenplan dat minstens gelijkwaardig is aan het sectorplan? Dan kan u, zoals eerder, buiten het toepassingsgebied blijven – maar u moet dan wel opnieuw actie ondernemen.

Werkgevers die ook vanaf 2026 buiten het toepassingsgebied van het sectoraal aanvullend pensioenplan willen blijven, moeten namelijk uiterlijk tegen 15 september 2025 opnieuw een verklaring en een actuarieel attest indienen bij Constructiv, waarmee de gelijkwaardigheid van het eigen aanvullend pensioenplan wordt aangetoond onder de nieuwe voorwaarden.

Wie deze documenten niet (tijdig) indient of geen gelijkwaardigheid kan aantonen, zal vanaf 1 januari 2026 automatisch onder het sectoraal stelsel vallen en de verhoogde bijdragen moeten betalen. Vergeet in dat geval niet uw eigen aanvullend pensioenplan stop te zetten om dubbele bijdragen te vermijden. De modeldocumenten en meer informatie vindt u op www.pensiob.be.

Mobiliteitsvergoeding

In het komende kwartaal worden er meerdere indexaties doorgevoerd met betrekking tot kilometervergoedingen. Vanaf 1 juli worden de maximale kilometervergoedingen geïndexeerd. Deze aanpassingen zijn van toepassing op dienstreizen met eigen gemotoriseerd vervoer. Tevens zal ook de mobiliteitsvergoeding voor reistijd worden geïndexeerd.

Kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen met privé voertuig

Het bedrag van de kilometervergoeding wordt sedert 1 oktober 2022 per kwartaal geïndexeerd. In het derde kwartaal van 2025 zal het maximaal vrijgestelde bedrag voor de kilometervergoeding bij beroepsverplaatsingen licht dalen. Van 1 juli tot en met 30 september bedraagt deze vergoeding € 0,4309 per kilometer, vergeleken met het vorige bedrag van € 0,4320.

Naast deze driemaandelijkse verhoging bestaat er ook een jaarlijkse geïndexeerde kilometervergoeding. Deze kilometervergoeding kent een lichte daling en bedraagt € 0,4309 per kilometer voor de periode van 1 juli 2025 tot en met 30 juni 2026. Als werkgever kan u kiezen voor dit systeem, maar u kan dan niet meer terugschakelen naar het forfaitaire kwartaalsysteem.

Mobiliteitsvergoeding voor verplaatsingstijd

De kilometervergoeding dekt de kosten van de verplaatsing. Daarnaast bieden bepaalde sectoren, zoals de Metaal- en Bouwsector, een mobiliteitsvergoeding aan die zich richt op de tijd van de verplaatsing in plaats van de kosten. Het maximaal vrijgestelde bedrag voor deze mobiliteitsvergoeding bedraagt sinds 1 juli 2024 € 0,1929 per kilometer. We verwachten dat dit bedrag nog aangepast zal worden en houden u hiervan op de hoogte zodra er een wijziging plaatsvindt.

Einde van de relance-overuren

De huidige regeling rond de relance-overuren geldt nog tot 30 juni 2025. Tot die datum kunnen uw medewerkers maximaal 120 gewone vrijwillige overuren én 120 relance-overuren presteren, met een maximum – voor de beide systemen tezamen – van 220 overuren. Voor het maken van deze overuren is telkens een schriftelijke bevestiging van de werknemer vereist, die elke zes maanden moet worden vernieuwd.

In het regeerakkoord zijn plannen opgenomen om het systeem van vrijwillige overuren uit te breiden. Zo zou het aantal overuren zonder overloon stijgen naar 240, waarbij het brutobedrag gelijk wordt gesteld aan het nettobedrag. Het totaal maximum zou daarmee op 360 vrijwillige overuren per kalenderjaar komen.

! Let op: het regeerakkoord heeft nog geen juridisch bindende kracht. De voorstellen moeten eerst in wet- of regelgeving worden omgezet voordat ze bindend zijn. Voor de relance-overuren is dat op dit moment nog niet het geval.

Wel werd recent een wetsontwerp aangenomen, waarin de bestaande regeling rond relance-overuren wordt verlengd tot eind dit jaar. Als gevolg daarvan kunnen werknemers tot en met 31 december 2025 hun potje van 120 relance-overuren opmaken (voor het geval dit uiteraard niet al opgebruikt is).

Belangrijk: dit wetsontwerp moet nog worden gestemd en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad voordat de verlenging officieel van kracht is. We houden u uiteraard op de hoogte zodra dit het geval is.

Federal Learning Account: registratieverplichting uitgesteld tot 1 september 2025

De deadline voor het registreren van opleidingen van werknemers in de Federal Learning Account (FLA)-tool is opnieuw uitgesteld. Waar eerst 30 november 2024 gold, en later 1 april 2025, is de nieuwe uiterste datum nu vastgesteld op 1 september 2025. Dit uitstel is officieel vastgelegd in een nieuwe wettekst. Het regeerakkoord voorziet in een volledige afschaffing van de FLA, die vervangen moet worden door een minder belastend systeem. De nieuwe minister van Werk wenst dat deze afschaffing uiterlijk tegen september 2025 voltooid is.

Let wel, dit uitstel betekent niet dat de opleidingsverplichtingen voor werkgevers komen te vervallen. Vanaf 2024 moeten werkgevers minimaal vijf opleidingsdagen per jaar toekennen aan hun werknemers. Daarnaast zijn bedrijven met twintig of meer werknemers verplicht jaarlijks een opleidingsplan op te stellen, met een deadline op 31 maart. Ook blijven de informatie- en rapportageverplichtingen gelden: werknemers krijgen individuele informatie over hun opleidingsrechten, terwijl werknemersvertegenwoordigers collectieve rapportages ontvangen.

Vlaams opleidingsverlof: strengere regels vanaf 1 september 2025

Vanaf 1 september 2025 gelden er nieuwe, strengere voorwaarden voor het Vlaams opleidingsverlof (VOV) in de privésector. Via het VOV kunnen werknemers opleidingsverlof opnemen met behoud van hun normale (begrensde) loon, terwijl werkgevers een deel van deze loonkost kunnen terugvorderen bij het Vlaams Gewest.

De nieuwe regeling bepaalt dat werknemers vanaf 1 september 2025 minstens 80% van een voltijdse werkweek moeten presteren, waar dit vroeger 50% was, en gemiddeld minimaal 28 uur per week. Tegelijkertijd wordt de tussenkomst die de werkgever ontvangt per opleidingsuur door de Vlaamse overheid verlaagd van € 21,30 naar € 14,91.

Bepaalde opleidingsvormen komen vanaf die datum ook niet meer in aanmerking voor het VOV. Dit geldt onder andere voor begeleiding van nieuwe collega’s, online opleidingsvideo’s, lunchsessies en intervisiesessies. Bovendien is het vanaf 1 september 2025 niet langer toegestaan om meerdere korte opleidingen te combineren om zo het minimum van 32 uur te bereiken.

In afwachting van een structurele hervorming verlengt de Vlaamse regering bovendien het gemeenschappelijk initiatiefrecht, waarmee werkgevers opleidingen kunnen voorstellen. Deze verlenging geldt voor het schooljaar 2025-2026. Een werknemer die op eigen initiatief een opleiding volgt en daarnaast ingaat op het voorstel van de werkgever om een andere opleiding te volgen, verdubbelt zijn recht op opleidingsverlof en kan tot maximaal 250 uren Vlaams opleidingsverlof opnemen. Bij het indienen van een terugbetalingsaanvraag moet duidelijk worden aangegeven of de opleiding op initiatief van de werknemer of de werkgever gevolgd is.

Belangrijk: Deze nieuwe regels vloeien voort uit besluiten van de Vlaamse regering, maar zijn nog niet juridisch bindend. Ze moeten nog worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, na afronding van de adviesprocedure. Zodra de definitieve regels gekend zijn, houden we u op de hoogte.

Loonindexaties

Bij de aanvang van het derde kwartaal van 2025 heeft er opnieuw een indexering plaatsgevonden in de Bouwsector (PC 124) van 0,87056%.

Daarnaast vond er op 01/07/2025 een indexatie plaats in de Metaalsector, meer bepaald voor het paritair comité 111 en 209, van 2,72%.

We volgen alle sociaaljuridische ontwikkelingen op de voet en houden u op de hoogte van de updates.