Uw loonadministratie Q3.2024

Het derde kwartaal ging alvast van start. Wat betekent dit voor uw loonadministratie? Wij zetten hieronder alvast de bijzonderheden op een rijtje.

Verwachte loonindexaties: houd uw loonadministratie up-to-date

België hanteert een systeem van automatische loonindexering. De concrete bepalingen hieromtrent worden vastgelegd op het niveau van uw sector.

Indexaties per 01/07/2024

In de metaalsector (PC 209 & PC 111) werden de lonen met 3,34% geïndexeerd en in de bouwsector (PC 124) met 1,24916%.

Prognoses

• In de bouw worden de lonen driemaandelijks geïndexeerd. Voor dit jaar verwacht men op 01/10/2024 nog een indexatie van 0,54487 %.
• In de sector voor de zelfstandige kleinhandel (PC 201) verwacht men een indexatie van 2% op 01/10/2024.
• In de aanvullende sector voor de bedienden (PC 200) verwacht men op 01/01/2025 een indexatie van 3,31%.
• In de horeca (PC 302) wordt op 01/01/2025 een indexatie van 3,33% verwacht.

Stijging thuiswerkvergoeding

Vanaf 1 juni 2024 bedraagt de maximale thuiswerkvergoeding 154,74 EUR per maand.

Deze forfaitaire nettovergoeding kan u aan uw werknemer(s) toekennen als uw werknemer op regelmatige basis en structureel thuiswerkt (d.w.z. gemiddeld per maand minstens één dag per week). Door middel van deze vergoeding kan u als werkgever tussenkomen in de kosten die uw werknemer moet maken in het kader van thuiswerk.

Houd er rekening mee dat u de toekenning van deze forfaitaire netto vergoeding steeds moet kunnen verantwoorden. Wij adviseren dan ook om een telewerkpolicy op te stellen om alle nodige modaliteiten duidelijk vast te leggen. Wij staan voor u klaar indien u ondersteuning wenst bij het uitwerken van uw thuiswerkbeleid en/of telewerkpolicy.

Mobiliteit

In het komende kwartaal vinden verschillende indexaties plaats. Vanaf 1 juli indexeert zowel de maximale kilometervergoeding op kwartaalbasis, als de jaarlijkse kilometervergoeding. Deze indexaties hebben betrekking op dienstverplaatsingen met eigen gemotoriseerd vervoer. Daarnaast wordt ook de mobiliteitsvergoeding voor verplaatsingstijd geïndexeerd.

Kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen met privé voertuig

In het derde kwartaal van 2024 stijgt het maximaal vrijgestelde bedrag van de kilometervergoeding voor beroepsverplaatsingen licht. Gedurende de periode van 1 juli tot en met 30 september bedraagt deze vergoeding namelijk 0,4297 EUR per kilometer (vorig bedrag: 0,4265 EUR per kilometer).

De jaarlijkse kilometervergoeding zal eveneens stijgen en bedraagt 0,4415 EUR per kilometer voor de periode van 1 juli 2024 tot en met 30 juni 2025 (vorig bedrag: 0,4280 EUR per kilometer).

Mobiliteitsvergoeding voor verplaatsingstijd

De kilometervergoeding vergoedt in principe de kost van de verplaatsing. Daarnaast voorzien sommige sectoren zoals de Metaal en de Bouw in een mobiliteitsvergoeding die niet de kost maar de tijd van de verplaatsing vergoedt. Het maximale vrijgestelde bedrag van deze mobiliteitsvergoeding is sinds 1 juli opgehoogd van 0,1579 EUR tot 0,1929 EUR per kilometer.

Federal learning account

De Federal Learning Account (FLA) werd gelanceerd op 1 juni 2024 en is een elektronische toepassing van de federale overheid waarin alle werkgevers verplicht de opleidingsrechten en opleidingen voor hun werknemers moeten registreren. U heeft tot 1 december 2024 de tijd om de registraties uit te voeren van de opleidingen die gevolgd werden vanaf 1 januari 2024 tot en met 30 september 2024.

Vanaf 1 januari 2025 zal de overheid zelf een aantal gegevens registreren en berekenen zoals de persoonsgegevens, het initiële opleidingsrecht per werknemer per kalenderjaar en het resterende saldo aan openstaande opleidingsrechten. Deze taak wordt toegewezen aan de vzw Sigedis. Sigedis informeert daarnaast uw werknemers bij indiensttreding en een keer per jaar over de werking van FLA via de eBox.

De registratie van de opleidingsgegevens van 1 januari 2024 tot en met 30 september 2024 dient u dus zelf in te vullen in het systeem.

Welke informatie vindt u terug in de FLA?

• Gegevens werkgever: ondernemingsnummer en bedrijfsgrootte;
• Gegevens werknemer: identiteit van de persoon: naam, voornaam, datum en plaats van geboorte, adres, INSZ;
• Het arbeidsregime waarin men is tewerkgesteld zoals bedoeld in artikel 50, § 3 van de wet van 3 oktober 2022;
• Het of de bevoegde paritaire comité(s) of paritaire subcomité(s) waaronder de werknemer ressorteert;
• Het registratienummer van de cao waarop het individueel opleidingsrecht of de sectorale opleidingsrechten en het opleidingskrediet eventueel is gebaseerd;
• Het aantal opleidingsdagen waarop de werknemer in het lopend jaar recht heeft ingevolge het individueel of de sectorale opleidingsrecht(en);
• Het aantal gevolgde opleidingsdagen en het aantal overblijvende te volgen dagen of het aantal over te dragen dagen naar het volgende jaar;
• De gevolgde opleidingen en hun relevante basiskenmerken, in het bijzonder begin, einde, aard, resultaat en eventueel financiering van deze opleidingen;
• De openstaande actuele waarde van het opleidingskrediet;
• Het initiële totaalbedrag, het resterende bedrag, de uiterste bestedingsdatum en de betalingsgegevens van de bedragen ter financiering van de inzetbaarheidsbevorderende maatregelen;

Verplichtingen voor de werkgever

• Persoonsgegevens van nieuwe werknemers verifiëren of registreren binnen 60 dagen na hun indiensttreding en deze actualiseren en bijwerken indien nodig;
• De gevolgde opleidingen elk kalenderkwartaal registreren en dit ten laatste binnen één maand na afloop van het kwartaal;
• Alle gegevens die anderen registreerden of berekenden, verifiëren en wijzigen indien nodig;
• Sigedis berekent vanaf 1 januari 2025 het opleidingsrecht. De werkgever dient dit binnen de 30 kalenderdagen te verifiëren;
• Opleidingsverstrekkers kunnen ook gegevens zelf invullen in de FLA. De werkgever dient deze gegevens te verifiëren voor de deadline (maand na verstrijken van het kwartaal);
• Werknemers die hun e-mailadres registreerden in mycareer.be of dit deelden via hun eBox, ontvangen deze informatie automatisch via hun eBox. Indien dit niet het geval is, dan moet de werkgever deze informatie aan de werknemer bezorgen via een standaarddocument dat zal worden voorzien door Sigedis. De werkgever heeft hiervoor 30 kalenderdagen de tijd vanaf het moment dat dit document beschikbaar is.

Welke individuele opleidingsrechten moeten geregistreerd worden?

In de FLA vind u drie tellers terug voor de opleidingsrechten:

• Wettelijke opleidingsrechten (verplicht): hiermee wordt het individueel opleidingsrecht bedoeld. Het individueel opleidingsrecht hangt af het aantal werknemers en de sector;
• Aanvullend sectoraal recht;
• Aanvullend recht op ondernemingsniveau: Eventuele bijkomende opleidingsrechten die u als werkgever op ondernemingsniveau toekent.

Welke gegevens over de gevolgde opleidingen moet u registreren?

• Naam opleiding;
• Start en einddatum;
• Aantal uren of dagen;
• Aanwezigheid certificaat (moet niet geüpload worden);
• Formele/informele opleiding;
• Status opleiding: gepland, geslaagd, gevolgd, geweigerd;
• Plaats opleiding: online, on-site,… (niet verplicht);
• Opleiding in FLA scope? Ja/nee;

Er is met andere woorden een registratieplicht voor alle opleidingen, zowel binnen als buiten de scope van de FLA.

Welke opleidingen vallen binnen de scope van FLA?

• Formele opleidingen: dit zijn opleidingen aangeboden door u als werkgever of door een externe opleidingsverstrekker, georganiseerd door lesgevers of sprekers voor een groep en die doorgaan op een plaats die duidelijk gescheiden is van de werkplek zoals bijvoorbeeld webinars, seminaries, conferenties, lezingen, opleidingen gegeven door externe instanties zoals de beroepsfederatie,… Volgende vormingen worden niet gezien als formele opleiding: syndicale vorming, Betaald Educatief Verlof, Vlaams Opleidingsverlof en outplacement;
• Informele opleidingen: dit zijn opleidingen waarin de werknemer grotendeels zelf de tijd, plaats en inhoud bepaalt in functie van het werk en de individuele behoefte zoals training on the job, coaching, e-learning, workshops, studiebezoeken,… Volgende vormingen worden niet gezien als informele opleiding: onboarding zonder kennisoverdracht, dagelijks werkoverleg, brainstorming, uitleg bedrijfstoepassingen,…;
• Opleidingen inzake welzijnsbeleid zoals psychosociaal welzijn, stress en burn-out, ergonomie, duurzame inzetbaarheid, vitaliteit,…
• Wettelijk verplichte opleidingen zoals brandveiligheid, EHBO-cursus, interne preventieadviseur, vertrouwenspersoon,…

Alle opleidingen die binnen de FLA vallen moeten verband houden met de uitoefening van de beroepsactiviteit en kennisoverdracht en verhoging van vaardigheden beogen. Daarnaast moet u als werkgever de opleiding betalen en de werknemer betaald wordt tijdens de opleiding.

Toezicht

Eenmaal per kwartaal wordt een overzicht opgemaakt van werkgevers die hun verplichtingen in het kader van de Federal Learning Account niet zijn nagekomen. Werkgevers zullen hiervan bericht krijgen via hun eBox. Zij krijgen vervolgens 30 kalenderdagen de tijd om zich in regel te stellen. Indien ze hun verplichtingen dan nog steeds niet nakomen, wordt dit overgemaakt aan de NAR, paritaire comité en de FOD WASO (‘zwarte lijst’).

Werknemers kunnen hun opleidingsrechten en opleidingen raadplegen via www.mycareer.be.

Heeft u nood aan extra toelichting over FLA of wenst u ondersteuning in de registratie? Neem dan contact met ons op.

Verplichting elektronische aanvraag loopbaanonderbreking

Tot heden konden werknemers en werkgevers de aanvragen voor loopbaanonderbrekingen, tijdskrediet of thematische verloven (zoals bijvoorbeeld het ouderschapsverlof) op papier of via elektronische weg aanvragen bij de RVA.

Vanaf 1 juli 2024 geldt er binnen alle sectoren, met uitzondering van het onderwijs, de verplichting om de aanvraag elektronisch in te dienen bij de RVA. Indien u vragen heeft of ondersteuning wenst bij de elektronisch aanvraag kan u steeds terecht bij Van Havermaet.

Verhoogde tussenkomst voor woon-werkverplaatsingen met het openbaar vervoer

Vanaf 1 juni 2024 stijgt de minimale tussenkomst van de werkgever in de woon-werkverplaatsingen met het openbaar vervoer. Conform cao nr. 19/9 van de Nationale Arbeidsraad hebben werknemers in de privésector recht op de terugbetaling van een minimaal deel van de kosten, indien zij zich met het openbaar vervoer naar het werk verplaatsen.

Voor de treinabonnementen (maand-, trimester-, Flex- of jaarabonnement) wordt de tussenkomst verhoogd naar 71,8% van de huidige tarieven van de NMBS.

Voor de andere openbaarvervoermiddelen (tram, bus of metro) betekent dit:

• Vaste prijs: tussenkomst op basis van 71,8% van de werkelijke vervoersprijs, gelimiteerd tot 43 EUR;
• Prijs in verhouding tot de afstand: de tussenkomst is hetzelfde als voor het treinabonnement, gelimiteerd tot 75% van de werkelijke vervoerprijs.

Let wel, cao nr. 19/09 legt een minimumtussenkomst van de werkgever vast. Bijgevolg kan er op sector- of ondernemingsniveau worden beslist om te voorzien in een hogere tussenkomst. Dit is bijvoorbeeld het geval binnen paritair comité 200. In dit paritair comité wordt namelijk voorzien in een tussenkomst van 80% van de prijs van een treinabonnement.

Ontslagbescherming bij deelname aan vruchtbaarheidsbehandeling of programma voor medische begeleide voortplanting

Sinds 28 april 2024 voorziet de Arbeidswet in een specifieke ontslagbescherming voor werknemers (m/v/x) die een vruchtbaarheidsbehandeling of een programma voor medisch begeleide voorplanting volgen.

De betrokken werknemer dient zijn werkgever schriftelijk op de hoogte te brengen van het volgen van zo’n behandeling én moet dit staven aan de hand van een geneeskundig getuigschrift. De beschermingsperiode start namelijk op het moment dat de werknemer zijn werkgever via een geneeskundig getuigschrift in kennis stelt van de afwezigheid die wordt gerechtvaardigd door de gevolgde behandeling en eindigt bij het verstrijken van een termijn van 2 maanden, te rekenen vanaf de kennisgeving. Bijgevolg zal elke afwezigheid wegens de deelname aan een behandeling 2 maanden ontslagbescherming met zich meebrengen. In deze periode mag de werkgever de arbeidsovereenkomst niet eenzijdig beëindigen, tenzij omwille van redenen die geen verband houden met de afwezigheden die gepaard gaan met de behandeling.

Indien de werknemer in die periode toch wordt ontslagen en de werkgever geen redenen kan aantonen vreemd aan de afwezigheden in het kader van de vruchtbaarheidsbehandeling of het programma voor medisch begeleide voortplanting, dan is de werkgever een schadevergoeding verschuldigd gelijk aan het brutoloon voor zes maanden.

Studentenjobs

De zomermaanden zorgen vanzelfsprekend steeds voor een piek in studentenwerk. Hieronder lijsten we kort op welke de belangrijkste grenzen aan dit studentenwerk zijn:

• Tot 18 jaar heeft de student recht op het Groeipakket (Vlaamse kinderbijslag), ongeacht het aantal uren dat hij werkt. Vanaf 18 jaar mag de student maximum 600 uren per jaar werken met een studentenovereenkomst (en 80 uren per maand onder een ander contract);
• Het loon dat de student ontvangt is tot maximum 600 uren vrijgesteld van de gewone sociale zekerheidsbijdragen, doch onderworpen aan een solidariteitsbijdrage van 2,71% voor de student en 5,43% voor de werkgever;
• In 2024 (aanslagjaar 2025) mogen de nettobestaansmiddelen van de student niet hoger zijn dan 7.290,00 EUR (dit stemt overeen met 12.422,50 EUR bruto) om fiscaal ten laste te blijven van de ouders;
• Ten slotte gelden er ook specifieke regels inzake de arbeidstijd van minderjarige studenten. Zo mogen minderjarige studenten niet meer dan 4,5 uur ononderbroken aan het werk zijn en hebben minderjarige studenten recht op een uur pauze wanneer de werkdag meer dan zes uren duurt. In principe mogen minderjarige studenten ook niet op zon- en feestdagen werken. In geval van een sectorale afwijking (bv. PC nr. 302) kan er één zondag op twee gewerkt worden. Ook nachtarbeid (tussen 20 en 6 u.) is uitgesloten. Voor de 16+ studenten wordt dit wél opgetrokken tot 22 uur en 6 uur of tot 23 uur en 7 uur.

Wijzigingen sociaal strafwetboek

Op 21 juni werd de Wet houdende wijziging van het sociaal strafrecht en diverse arbeidsrechtelijke bepalingen gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Deze wet wijzigt een hele reeks bepalingen van het Sociaal Strafwetboek. Hieronder vindt u alvast in een notendop de belangrijkste wijzigingen. Een uitgebreidere analyse volgt in een afzonderlijke bijdrage.

Zwaardere sancties

De sancties van niveau 1 en 2 blijven ongewijzigd, terwijl de sancties van niveau 3 en 4 aanzienlijk worden verzwaard. Deze tabel – waarin reeds rekening werd gehouden met de opdeciemen – geeft een overzicht van de sancties.

De strafrechtelijke geldboete voor rechtspersonen voor inbreuken van niveau 4 bedraagt voortaan 24.000 – 576.000 EUR.

Gewijzigde sanctieniveaus en nieuwe inbreuken

Het nieuwe Sociaal Strafwetboek voorziet in een strengere bestraffing van verschillende inbreuken, waaronder loonmisdrijven en inbreuken op de aanwijzing van de preventieadviseur psychosociale aspecten en de vertrouwenspersoon. Daartegenover staat dat andere overtredingen toekomstig minder streng zullen worden bestraft. Het gaat dan bijvoorbeeld om de bekendmaking van de feestdagen, de bewaring van de arbeidsovereenkomst van deeltijdse werknemers en de vermeldingen in het arbeidsreglement.

Het nieuwe Sociaal Strafwetboek introduceert tot slot ook enkele nieuwe inbreuken, bijvoorbeeld inzake het tijdsopvolgingssysteem bij glijdende uurroosters en de uitbetaling van ecocheques.

Inwerkingtreding

De nieuwe bepalingen van het Sociaal Strafwetboek – met uitzondering van bepalingen voor rechtspersonen (april 2026) – treden in werking op 1 juli 2024.