Nieuwe verplichtingen vanaf 1 januari 2026: controles op tewerkstelling van niet-EER-onderdanen in Vlaanderen

De afgelopen jaren is het aantal niet-EER-onderdanen dat in Vlaanderen aan het werk is, sterk toegenomen. Tegelijk heeft de overheid vastgesteld dat illegale tewerkstelling en misbruik binnen onderaannemingsketens blijven voorkomen, met spraakmakende dossiers (zoals o.m. Borealis) als gevolg.

Om deze misbruiken beter te bestrijden, voert de Vlaamse wetgever vanaf 1 januari 2026 een verregaande zorgvuldigheidsplicht in voor ondernemingen die actief zijn in bepaalde sectoren. Die verplichting houdt in dat ondernemingen niet alleen verantwoordelijk zijn voor hun eigen tewerkstelling, maar ook een actieve rol krijgen in het controleren van hun rechtstreekse (onder)aannemers.

Nieuwe zorgvuldigheidsplicht – kernverplichtingen vanaf 1 januari 2026

Vanaf 2026 worden (professionele) opdrachtgevers, aannemers en intermediaire aannemers in bepaalde sectoren verplicht om proactief te controleren of hun rechtstreekse (onder)aannemers geen illegaal verblijvende derdelanders (niet- EER onderdanen) tewerkstellen. Een loutere contractuele verklaring volstaat niet langer om aansprakelijkheid te vermijden.

Dit betekent dus dat wanneer u in de toekomst projecten uitvoert of aanneemt in het Vlaamse Gewest, u op twee manieren te maken kan krijgen met deze nieuwe verplichting.

1. Zo mag u zich als aannemer enerzijds verwachten aan het verzoek van de partij van wie u de opdracht rechtstreeks aanneemt, om bepaalde documenten met betrekking tot de derdelanders die u als werknemer of zelfstandige tewerkstelt aan te leveren.
2. In de andere richting dient u als opdrachtgever, hoofdaannemer of intermediaire aannemer zelf bij uw rechtstreekse (onder)aannemer de documenten op te vragen met betrekking tot de derdelanders die uw (onder)aannemer als werknemer of zelfstandige tewerkstelt.

Toepassingsgebied

De zorgvuldigheidsplicht geldt vanaf 1 januari 2026 enkel voor de hoogrisicosectoren:

• Bouw (‘werken in onroerende staat’ zoals vermeld in artikel 30bis, §1, 1° RSZ-wet)
• Schoonmaak
• Vleessector
• Koeriersdiensten

Daarnaast werd bevestigd dat de verplichting van toepassing is op de relatie:

• Opdrachtgever* – rechtstreekse aannemer, én
• Aannemer – rechtstreekse onderaannemer.

*Particulieren die werken laten uitvoeren voor strikt privédoeleinden vallen buiten het toepassingsgebied.

Welke documenten moet u opvragen/aanleveren?

De op te vragen/aan te leveren documenten hangen af van de toelatingsgrond op basis waarvan de derdelanders in Vlaanderen tewerkgesteld worden of zelfstandige beroepsactiviteiten uitoefenen:

1. Bij detachering vanuit een EER-lidstaat of Zwitserland (Vander Elst) of zelfstandige derdelanders vrijgesteld van beroepskaart:

Voorbeeld: Een Poolse onderneming zendt een niet-EER-werknemer die hij legaal tewerkstelt en die in Polen een wettig verblijf van lange duur heeft tijdelijk uit naar Vlaanderen om er onder diens gezag een project uit te voeren.

• geldig paspoort (of reistitel)
• bewijs van recht op verblijf in andere EER-lidstaat / Zwitserland (> 3 maanden), van waaruit derdelander tijdelijk wordt uitgezonden naar België
• Limosa-melding (indien van toepassing)
• A1-verklaring

Praktijkopmerking:
Hoewel de regelgeving niet expliciet voorschrijft dat een Belgisch verblijfsdocument moet worden opgevraagd in een Vander Elst-context, zien wij in de praktijk dat opdrachtgevers vaak ook een bewijs van inschrijving of verblijf in België vragen, zeker bij opdrachten van langere duur. Bij gebrek daaraan is er immers sprake van illegaal verblijf, met alle gevolgen van dien. Bij afwezigheid van dit bewijs wordt in de praktijk dan ook regelmatig toegang tot de werf geweigerd.

2. Bij werknemers of zelfstandigen die een Belgische toelating tot arbeid/ beroepskaart nodig hebben: 

Voorbeeld: U als Belgische werkgever neemt zelf een niet-EER-onderdaan in dienst in België, of u werkt met een zelfstandige derdelander die in België actief is.

• geldig paspoort (of reistitel)
• bewijs van wettig verblijf in België
• bewijs van geldige Belgische arbeidsvergunning of beroepskaart
• Dimona-aangifte bij tewerkstelling bij een Belgische werkgever / Limosa-melding ( indien van toepassing) bij detachering vanuit een land buiten de EER of Zwitserland

Hoe voldoet u aan uw verplichting?

1. Als u documenten moet opvragen

1. U moet de documenten opvragen bij uw rechtstreekse (onder)aannemer vóór de start van de werken. Nadien is geen permanente opvolging vereist.
2. Indien een document vervallen is of vervalt tijdens de duur van de werken, moet u de (onder)aannemer verzoeken het tijdig te vernieuwen.
3. U hoeft de inhoudelijke rechtsgeldigheid van de documenten niet na te gaan. Wel maakt u de inschatting of het om echte documenten gaat (en geen duidelijke vervalsingen). Overduidelijke vervalsingen of ongeldige documenten worden gelijkgesteld met het ontbreken van die documenten.
4. Alle gegevens moeten op elk moment kunnen worden voorgelegd aan de sociale inspectie, en dit tot vijf jaar na de samenwerking.
5. Indien uw (onder)aannemer de documenten niet aanlevert of indien het gaat om duidelijk vervalste of ongeldige documenten, moet u dit melden aan de sociale inspectie. Hiertoe zal een meldloket worden ontwikkeld.

2. Als u documenten moet aanleveren

1. 1. Ga op voorhand na of de derdelanders die u zal tewerkstellen op het project over de vereiste documenten beschikken om op legale wijze werkzaamheden te verrichten in België.
   2. Start tijdig met de inschrijving van derdelanders bij de gemeente, aangezien de wachttijden in de praktijk aanzienlijk kunnen oplopen.
   3. Bezorg op eerste verzoek alle gevraagde documenten aan uw opdrachtgever/aannemer.

Sancties

1. Als u documenten moet opvragen

Wie zijn zorgvuldigheidsplicht niet naleeft, riskeert strafrechtelijke sancties bestaande uit een gevangenisstraf van 6 maanden tot 3 jaar, en/of een geldboete van 4.800 – 48.000 EUR (in de toekomst 6.000 – 60.000 EUR omwille van de aangekondigde verhoging van de opdeciemen). Voor ondernemingen wordt de gevangenisstraf omgezet in een geldboete van 24.000 EUR – 576.000 EUR.

De bedragen zijn ook telkens te vermenigvuldigen met het aantal buitenlandse onderdanen op wie de inbreuk betrekking heeft, met een maximum van 100.

Er geldt een gedoogperiode van zes maanden: tot 1 juli 2026 worden geen sancties opgelegd, maar de verplichting zelf geldt wel vanaf 1 januari.

2. Als u documenten moet aanleveren

Indien u niet ingaat op het verzoek van uw rechtstreekse opdrachtgever of aannemer om deze documenten voorafgaand aan de uitvoering van de werken aan te leveren, riskeert u in eerste instantie dat u de toegang tot de werf wordt geweigerd.

Als u de documenten niet kan aanleveren, kan dit erop wijzen dat u illegaal verblijvende derdelanders tewerkstelt. In dat geval riskeert u strafrechtelijke sancties bestaande uit een gevangenisstraf van 6 maanden tot 3 jaar, en/of een geldboete van 4.800 – 56.000 EUR (in de toekomst 6.000 – 70.000 EUR omwille van de aangekondigde verhoging van de opdeciemen) of een administratieve geldboete van 2.400-28.000 EUR (in de toekomst 3.000 – 35.000 EUR omwille van de aangekondigde verhoging van de opdeciemen). Voor ondernemingen wordt de gevangenisstraf omgezet in een geldboete van 24.000 EUR – 576.000 EUR.

De bedragen zijn ook telkens te vermenigvuldigen met het aantal buitenlandse onderdanen op wie de inbreuk betrekking heeft, met een maximum van 100.

Concrete Actiepunten

1. Als u documenten moet opvragen

• Pas uw onderaannemingsovereenkomst aan in functie van de op te vragen documenten.​
• Voer extra controles uit op de documenten van de door uw rechtstreekse (onder)aannemer tewerkgestelde derdelands werknemers of zelfstandigen.
• Voldoe aan uw meldingsplicht ten aanzien van de sociale inspectie​.

2. Als u documenten moet aanleveren

• Verzamel tijdig alle documenten voor uw derdelanders en maak de inschrijvingen bij de gemeente spoedig in orde.
• Zorg dat alle documenten geldig en up-to-date zijn.

Overhandig de documenten op het eerste verzoek van uw ‘opdrachtgever’.​

Indien u vragen heeft over de toepassing van deze nieuwe zorgvuldigheidsplicht binnen uw projecten, staan wij uiteraard tot uw beschikking.