Tätig auf belgischen Baustellen? Ab 2027 sind Check-in und Check-out Pflicht

Die Anwesenheitserfassung auf belgischen Baustellen wurde eingeführt, um mehr Transparenz darüber zu schaffen, wer auf einer Baustelle arbeitet, und so sozialem Betrug und illegaler Beschäftigung besser entgegenzuwirken. Ab dem 1. April 2027 wird dieses System weiter verschärft: Das aktuelle Checkinatwork wird durch Check In and Out at Work für Arbeiten an unbeweglichem Eigentum mit einem Gesamtwert von mindestens 500.000 EUR ohne Mehrwertsteuer ersetzt. Diese Verpflichtung gilt auch für ausländische Arbeitgeber und deren Subunternehmer, die in Belgien arbeiten.

Was wird sich ändern?

Heute reicht die Anmeldung zu Beginn der Arbeiten aus. Ab dem 1. April 2027 muss sowohl der Beginn als auch das Ende der Arbeiten erfasst werden.

Mindestens genauso wichtig: Fortan muss die Erfassung in Echtzeit und direkt am Arbeitsplatz erfolgen. Während heute der Arbeitgeber oder Auftragnehmer die Erfassung oft im Voraus auf Grundlage der Planung durchführt, ist dies künftig nicht mehr möglich. Arbeitnehmer, Zeitarbeiter, Selbstständige und Auszubildende müssen sich registrieren, wenn sie die Baustelle betreten und verlassen.

Wie funktioniert die Anmeldung?

Die Registrierung erfolgt über:

• einen QR-Code vor Ort;
• einen Hyperlink;
• ein Ausweis- oder Zeitregistrierungssystem, das mit der LSS-Anwendung verknüpft ist;
• weitere anerkannte Erfassungsmöglichkeiten, die von der Verwaltung akzeptiert werden.

In der Praxis bedeutet dies, dass Mitarbeiter ein geeignetes Mittel zur Verfügung haben müssen, oft ein Smartphone oder eine Erkennungsmarke. Für Zeitarbeiter muss der Entleiher der Arbeitskräfte eine Lösung dafür bereitstellen.

Warum jetzt handeln?

Obwohl die Verpflichtung erst am 1. April 2027 in Kraft tritt, empfehlen wir, die Auswirkungen jetzt schon zu ermitteln.

Für viele Unternehmen bedeutet diese Änderung weit mehr als nur eine administrative Anpassung:

• bestehende interne Verfahren müssen angepasst werden;
• Arbeiter und Subunternehmer müssen informiert und ausgebildet werden;
• es muss überprüft werden, dass jeder Arbeitnehmer über die notwendigen Erfassungsmittel verfügt;
• digitale Zeitregistrierungs- oder Ausweisesysteme müssen möglicherweise angepasst oder integriert werden;
• ausländische Arbeitnehmer müssen mit der neuen Arbeitsweise vertraut gemacht werden.

Unternehmen, die heute noch mit Vorregistrierungen oder zentraler Verwaltungsabwicklung arbeiten, müssen ihre Abläufe gründlich überdenken.

Besondere Aufmerksamkeit für ausländische Unternehmen

Ausländische Auftragnehmer und Subunternehmer unterschätzen oft die praktischen Folgen dieser Veränderung. Mitarbeiter, die vorübergehend nach Belgien geschickt werden, müssen nicht nur die korrekte Limosa-Erklärung und A1-Dokumente vorlegen, sondern ab 2027 müssen sie sich auch persönlich und vor Ort registrieren, wenn sie ankommen und das Gelände verlassen.

Mangelnde Vorbereitung kann zu praktischen Problemen vor Ort und erhöhter Aufmerksamkeit der sozialen Inspektionsbehörde führen.

Im Reinigungssektor bereits verpflichtend

Check In and Out at Work ist bereits seit September 2024 für bestimmte Reinigungsaktivitäten im Immobilienbereich eingeführt. Für diesen Sektor wird sich also nichts ändern.

Unser Tipp

2026 wird das Jahr der Vorbereitung sein. Warten Sie nicht bis zur letzten Minute, um Ihre Abläufe, die Kette des Subunternehmers und Ihre Systeme zu bewerten. Unternehmen, die regelmäßig Arbeiten über ausländische Mitarbeiter oder Subunternehmer durchführen, sollten rechtzeitig prüfen, ob ihre aktuelle Arbeitsweise noch künftigen Vorschriften entspricht.

Van Havermaet verfolgt die weiteren Entwicklungen aufmerksam und unterstützt Sie gerne bei der Vorbereitung auf diese neuen Verpflichtungen.