Wykonujesz działalność na belgijskich budowach? Od 2027 rozszerzenie obowiązku rejestracji obecności

Rejestracja obecności na belgijskich budowach została wprowadzona w celu zwiększenia przejrzystości co do osób pracujących na placu budowy oraz skuteczniejszego zwalczania oszustw socjalnych i nielegalnego zatrudnienia. Od 1 kwietnia 2027 system ten zostanie dodatkowo zaostrzony: obecny Checkinatwork zostanie zastąpiony przez Check In and Out at Work dla prac na nieruchomościach o łącznej wartości co najmniej 500 000 EUR bez VAT. Obowiązek ten dotyczy również zagranicznych pracodawców oraz ich podwykonawców wykonujących prace w Belgii. 

Co się zmieni? 

Obecnie wystarczy rejestracja przy rozpoczęciu prac. Od 1 kwietnia 2027 konieczne będzie rejestrowanie zarówno rozpoczęcia, jak i zakończenia wykonywanych prac. 

Równie istotne jest to, że rejestracja będzie musiała odbywać się w czasie rzeczywistym i bezpośrednio na miejscu wykonywania prac. Obecnie rejestracji często dokonuje z wyprzedzeniem pracodawca lub wykonawca na podstawie harmonogramu. W przyszłości nie będzie to już możliwe. Pracownicy, pracownicy tymczasowi, osoby samozatrudnione oraz stażyści będą musieli samodzielnie rejestrować swoje wejście i wyjście z placu budowy. 

W jaki sposób będzie przebiegała rejestracja? 

Rejestracja będzie mogła być dokonana a pomocą: 

• kodu QR na placu budowy; 

• linku internetowego; 

• systemu identyfikatorów lub ewidencji czasu pracy połączonego z aplikacją NSSO/RSZ; 

• innych uznanych środków rejestracji zaakceptowanych przez władze. 

W praktyce oznacza to, że pracownicy muszą mieć dostęp do odpowiedniego narzędzia rejestracyjnego, najczęściej smartfonu lub identyfikatora (badge). W przypadku pracowników tymczasowych odpowiednie rozwiązanie musi zapewnić klient-użytkownik pracowników tymczasowych. 

Dlaczego warto podjąć działania już teraz? 

Chociaż obowiązek wejdzie w życie dopiero od 1 kwietnia 2027, zalecamy już teraz przeanalizowanie jego wpływu na działalność przedsiębiorstwa. 

Dla wielu firm zmiana ta oznacza znacznie więcej niż jedynie dostosowanie procedur administracyjnych: 

• konieczność aktualizacji istniejących procedur wewnętrznych; 

• konieczność poinformowania i przeszkolenia pracowników oraz podwykonawców; 

• sprawdzenie, czy wszyscy dysponują wymaganymi środkami do rejestracji; 

• ewentualne dostosowanie lub integrację cyfrowych systemów ewidencji czasu pracy i systemów identyfikatorów; 

• przygotowanie zagranicznych pracowników do nowego sposobu działania. 

Firmy, które obecnie wykonują rejestracje z wyprzedzeniem lub korzystają z centralnej obsługi administracyjnej, będą musiały gruntownie przeanalizować i dopasować swoje procesy. 

Uwaga: przedsiębiorstwa zagraniczne 

Zagraniczni wykonawcy i podwykonawcy często nie doceniają praktycznych konsekwencji tej zmiany. Pracownicy delegowani czasowo do Belgii muszą nie tylko posiadać prawidłowe zgłoszenie Limosa oraz dokument A1, lecz od 2027 roku będą również zobowiązani do osobistej rejestracji na miejscu budowy przy przybyciu i opuszczeniu placu budowy. 

Brak odpowiedniego przygotowania może prowadzić do problemów organizacyjnych na budowie oraz wzmożonego zainteresowania ze strony inspekcji pracy. 

Rejestracja w sektorze usług sprzątających już obowiązuje 

W przypadku określonych usług sprzątających na nieruchomościach system Check In and Out at Work obowiązuje już od września 2024 roku. Dla tego sektora nic się więc nie zmienia. 

Nasza wskazówka 

Rok 2026 będzie kluczowym okresem przygotowawczym. Nie warto czekać do ostatniej chwili z oceną procedur, łańcucha podwykonawców oraz systemów rejestracji. Szczególnie firmy regularnie korzystające z zagranicznych pracowników lub podwykonawców powinny odpowiednio wcześnie sprawdzić, czy ich obecny sposób działania będzie zgodny z przyszłymi przepisami. 

Van Havermaet na bieżąco monitoruje dalszy rozwój sytuacji i chętnie wesprze Państwa w przygotowaniu się do nowych obowiązków.