WYWIAD – Zagraniczni kierowcy w Belgii: o czym powinny pamiętać firmy transportowe?
Van Havermaet International codziennie wspiera firmy prowadzące działalność międzynarodową. Zauważamy przy tym, że zagraniczne firmy transportowe często mają trudności z przepisami dotyczącymi delegowania kierowców do Belgii. Zawiłości prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatków, często są źródłem drobnych błędów, które mogą mieć poważne konsekwencje.
Nasze specjalistki, Anna Mordkowicz i Anouk Vanderwegen, dzielą się w tym wywiadzie swoimi spostrzeżeniami i doświadczeniami. Wyjaśniają, na co firmy powinny zwrócić uwagę, omawiają konkretne sytuacje oraz udzielają praktycznych wskazówek, jak uniknąć problemów i kar.
Dlaczego ten temat jest tak ważny?
VH: Słyszymy coraz częściej, że kontrole zagranicznych kierowców są bardziej rygorystyczne. Dlaczego ten temat jest obecnie tak aktualny?
Anouk: Zgadza się. Od wejścia w życie Pakietu Mobilności UE przepisy zostały zaostrzone. Służby kontrolne w państwach członkowskich współpracują ściślej i szybciej wymieniają informacje. Dla zagranicznych firm oznacza to, że ryzyko kontroli jest większe niż wcześniej.
Anna: Potwierdzają to także nasi klienci. Dawniej zdarzało się, że w przypadku niejasności uchybienia były ignorowane. Obecnie deklaracje delegowania, prawidłowa płaca oraz czasy jazdy i odpoczynku są znacznie skrupulatniej kontrolowane, a kary są bardziej dotkliwe. Dlatego teraz bardziej niż kiedykolwiek firmom transportowym opłaca się przestrzegać przepisów.
Kiedy mówimy o delegowaniu?
VH: Czy zagraniczne firmy transportowe przejeżdżając przez Belgię muszą automatycznie stosować belgijskie przepisy?
Anna: Często się tak zakłada, ale to nieprawda. Nie każda trasa przez Belgię oznacza automatyczne stosowanie belgijskich warunków pracy. Warunki te obowiązują tylko wtedy, gdy, i o ile, zagraniczna firma deleguje kierowcę do Belgii. Gdy kierowca opuszcza Belgię – delegowanie się kończy, chyba że kierowca zostaje delegowany do innego kraju. Jeżeli warunki płacy i pracy w kraju, w którym ma siedzibę pracodawca, są korzystniejsze dla pracownika, to właśnie one mają pierwszeństwo.
Anouk: Najważniejsze przypadki delegowania to kabotaż i przewozy między państwami trzecimi. Kabotaż to prowadzenie transportu w Belgii przez zagranicznego przewoźnika, na przykład słowacka firma przewożąca ładunki z Gandawy do Liège. Przewóz między państwami trzecimi dotyczy firmy spoza Belgii wykonującej transport między dwoma państwami, w których nie jest zarejestrowana (np. rumuńska firma jadąca z Belgii do Francji).
Anna: Często zapomina się o tzw. „pustych przejazdach”. Pusta ciężarówka jadąca po towar z Liège do Gandawy również podlega delegowaniu.
VH: Dla wielu firm to brzmi nielogicznie?
Anouk: Zdecydowanie tak. Doradzaliśmy ostatnio klientowi z Europy Wschodniej, który był przekonany, że puste przejazdy się nie liczą. Kierowca podczas kontroli otwarcie przyznał, że jedzie na pusto. Firma była zaskoczona, że to nadal kwalifikuje się jako delegowanie. To pokazuje, jak ważne jest prawidłowe zrozumienie przepisów.
Kiedy delegowanie nie obowiązuje?
VH: W jakich przypadkach zagraniczne firmy nie podlegają delegowaniu?
Anna: Są dwa wyraźne wyjątki. Pierwszy to tranzyt: Belgia jest jedynie krajem przejazdowym bez załadunku czy rozładunku. Przykładem jest trasa z Holandii do Hiszpanii przez Belgię.
Anouk: Drugi wyjątek to przewozy dwustronne: przewozy z kraju siedziby do innego kraju. Na przykład polska firma jadąca z Polski do Hiszpanii nie musi się martwić. Różnica względem tranzytu jest taka, że przy przewozach dwustronnych pewne operacje mogą się odbywać w krajach tranzytowych bez konieczności stosowania przepisów o delegowaniu – dotyczy to jednak tylko pojazdów wyposażonych w inteligentne tachografy.
Nie ma mowy o delegowaniu jeśli w trakcie operacji dwustronnej w kraju przejazdu maksymalnie raz załadowano i/lub rozładowano towary , pod warunkiem, że do za- i rozładunku nie doszło w tym samym kraju. Podczas powrotu do kraju siedziby – maksymalnie dwa załadunki/rozładunki, również bez załadunku i rozładunku w tym samym kraju. Poza tym ne mogą mieć miejsca dodatkowe operacje w drodze na miejsce docelowe.
Anna: W praktyce firmy chcą mieć pewność: „Czy dany transport podlega delegowaniu?” Nasza rada: dokumentuj wszystko skrupulatnie i nigdy nie “przypuszczaj” – jeśli masz wątpliwości, zwróć się o pomoc.
Belgijskie warunki pracy: źródło nieporozumień
VH: Załóżmy, że delegowanie ma miejsce. Jakie kroki musi podjąć firma?
Anouk: Wówczas należy respektować belgijskie warunki płacy i pracy. Przykładowo, wynagrodzenie kierowcy za okres pracy w Belgii musi odpowiadać belgijskim wynagrodzeniom minimalnym.
Anna: Tu najczęściej pojawiają się błędy. Wiele firm wypłaca wysokie diety lub zwroty kosztów i uznaje, że to wystarczy – ale dodatki te nie mogą być traktowane jako wynagrodzenie, służą jedynie pokryciu kosztów dodatkowych.
Anouk: Te zwroty kosztów mogą być jednak wykorzystane do pokrycia obowiązkowych belgijskich świadczeń, takich jak ryczałtowe wynagrodzenie za pobyt, dodatek ARAB lub zwrot kosztów podróży.
VH: To częste błędy wśród klientów?
Anna: Tak. Mieliśmy klienta płacącego kierowcom 70 euro dziennie jako dietę, co wydawało się hojną kwotą, ale wynagrodzenia brutto były zbyt niskie. Zostało to wykryte podczas kontroli i na szczęście szybka korekta pozwoliła uniknąć wysokiej kary.
Anouk: To pokazuje, że nie wystarczą dobre chęci – konieczna jest właściwa wiedza.
Dokumenty i administracja: największa przeszkoda
VH: Jakie dokumenty muszą dostarczyć firmy zagraniczne?
Anouk: Z wyprzedzeniem złożyć należy deklarację delegowania za pośrednictwem europejskiego portalu IMI. Dsklaracja ta zastępuje dawny meldunek Limosa.
Anna: Pracodawcy z krajów spoza UE lub Wielkiej Brytanii nie korzystają z IMI, a wysyłają dane przez belgijską Inspekcję Pracy, w wyznaczonej aplikacji.
Anouk: Ważne jest, by pracodawca na bieżąco aktualizował deklarację delegowania w bazie IMI lub aplikacji Inspekcji Pracy.
Anna: Ponadto pracodawca musi uprzednio poinformować kierowcę na piśmie o obowiązujących warunkach płacowych. W Belgii można je sprawdzić na stronie Federalnej Służby ds. Zatrudnienia, Pracy i Dialogu Społecznego.
VH: Co dzieje się podczas kontroli?
Anna: Podczas kontroli drogowej kierowca musi okazać deklarację delegowania, listy przewozowe i dane z tachografu. W razie braku tych dokumentów kara w Belgii może przekroczyć 50 000 euro na pracownika.
Anouk: To nie koniec – nawet po kontroli Inspekcja Pracy może zażądać dokumentów: umów o pracę, pasków płacowych czy ewidencji czasu pracy. Wszystko musi być przekazane cyfrowo w ciągu ośmiu tygodni.
Anna: Firmy często nie doceniają skali wymaganej administracji. Klient z Hiszpanii przyznał, że zorientował się w wymaganiach dopiero podczas kontroli, co wygenerowało nie tylko stres, ale i dodatkowe koszty.
Czas jazdy i odpoczynku: nie tylko formalność
VH: Jak restrykcyjnie monitorowane są czasy jazdy i odpoczynku?
Anouk: Bardzo restrykcyjnie. Przepisy są europejskie i zawsze obowiązują, bez względu na delegowanie. Chronią bezpieczeństwo i zdrowie kierowców.
Anna: Podstawowe reguły: maksymalnie 9 godzin jazdy dziennie (2 razy w tygodniu do 10 godzin), po 4,5 godzinach obowiązkowa przerwa 45 minut, maksymalnie 56 godzin w tygodniu i 90 godzin w ciągu dwóch tygodni. Kierowca musi mieć minimum 11 godzin odpoczynku dziennie oraz 45 godzin tygodniowego odpoczynku. Ważne – tygodniowy odpoczynek nie może być spędzany w pojeździe. Musi być dostęp do odpowiedniego zakwaterowania z łóżkiem i łazienką.
VH: W praktyce kierowcy często śpią w kabinie. Czy to jest dozwolone?
Anouk: Jeśli chodzi o tygodniowy odpoczynek, jest to zabronione. Nadal się zdarza ze względów praktycznych, ale inspekcja surowo reaguje na takie przypadki. Jeden z klientów regularnie pozwalał swoim kierowcom spać w ciężarówkach. Podczas kontroli natychmiast nałożono na niego karę.
Anna Mordkowicz (l) i Anouk Vanderwegen (p)
Zapobieganie nieuczciwej konkurencji
VH: Jak uniknąć nieuczciwej konkurencji ze strony firm zagranicznych?
Anouk: Służy temu okres karencji (cooling-off). Po maksymalnie trzech przejazdach kabotażowych w ciągu siedmiu dni ten sam pojazd musi odczekać cztery dni przed kolejnymi przejazdami kabotażowymi w tym kraju.
Anna: W Beneluksie jest wyjątek – liczba przejazdów kabotażowych jest nieograniczona. Nie oznacza to jednak braku delegowania. Trzeba przestrzegać czasu jazdy i odpoczynku obowiązującego w kraju, w którym odbywa się kabotaż, oraz wszystkich innych przepisów dyrektywy o delegowaniu. Celem jest tymczasowość kabotażu i ochrona rynku lokalnego – często jest to źle rozumiane.
Ubezpieczenie społeczne: jeden systemu
VH: Jak wygląda kwestia ubezpieczenia społecznego kierowców?
Anna: Kierowca może podlegać tylko jednemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Podstawowa zasada: obowiązuje tylko jeden system, nawet jeśli ktoś pracuje w kilku krajach.
Anouk: Tzw. zasady wyznaczenia określają kraj właściwy, tak aby uniknąć podwójnych składek i chronić prawa pracowników. Kierowca pracujący dla holenderskiej firmy i jeżdżący w wielu krajach podlega co do zasady holenderskiemu ubezpieczeniu społecznemu. Ale jeśli ten kierowca mieszka w Belgii i/lub ma tam inną pracę, może obowiązywać belgijski system.
Anna: Błędy skutkują podwójnymi składkami lub utratą praw pracownika. Jest to nie tylko niekorzystne finansowo, ale także szkodliwe dla samego pracownika.
Podatek: unikanie podwójnego opodatkowania
VH: Jak wygląda sprawa podatków?
Anouk: Zasada podstawowa – kraj, w którym wykonywana jest praca, może opodatkować wynagrodzenie za te dni. Są jednak wyjątki, np. reguła 183 dni.
Anna: Zgadza się. Firmy transportowe zatrudniające pracowników w wielu krajach muszą wiedzieć, który kraj ma prawo do opodatkowania dochodów z pracy oraz jakie są zobowiązania podatkowe: czy trzeba pobierać zaliczkę na podatek; czy pracownik musi złożyć zeznanie podatkowe; czy może skorzystać z odliczeń podatkowych.
Często pomija się fakt, że praca w kraju innym niż siedziba firmy pociąga za sobą konsekwencje podatkowe. Przykład: kierowca mieszkający w Belgii pracuje dla holenderskiej firmy transportowej. Jeździ w Belgii w poniedziałki i piątki (40%), a w Holandii we wtorki, środy i czwartki (60%). Holandia może wtedy opodatkować 60% dochodu i tylko od tej części holenderski pracodawca musi pobierać zaliczkę na podatek. Jeśli jednak firma pobiera podatki od całości dochodu, pracownik musi złożyć deklarację w celu odzyskania nadpłat.
Anouk: Zawsze zalecamy prowadzenie kalendarza podróży, by było jasne, za które dni dany kraj ma prawo do opodatkowania. Można to dokumentować też w inny sposób, ale jest to kluczowe dla uniknięcia sporów.
Perspektywy: co się jeszcze zmieni?
VH: Czego mogą spodziewać się firmy transportowe w najbliższych latach?
Anna: Od 2026przepisy obejmą także lekkie pojazdy od 2,5 t w transporcie międzynarodowym. Wiele mniejszych firm nie zdaje sobie z tego jeszcze sprawy, ale od tego momentu nawet one będą musiały spełniać te same wymagania.
Anouk: To oznacza, że nie tylko duże firmy, ale także mniejsze przedsiębiorstwa transportowe muszą się przygotować odpowiednio wcześnie. Pakiet Mobilności jest wciąż rozszerzany.
Nasza rada
W Van Havermaet International codziennie widzimy, jak skomplikowane jest delegowanie w sektorze transportu. Zagraniczne firmy działające w Belgii muszą brać pod uwagę nie tylko prawo pracy, ale również ubezpieczenia społeczne i podatki.
Anna: Nasza rada: wszystko należy załatwiać zawczasu. Korekty po fakcie są trudniejsze i droższe.
Anouk: I nigdy nie lekceważ szczegółów. Kierowca odpoczywający w ciężarówce czy pracodawca, który sądzi, że diety zastąpią pensję brutto, mogą być przyczyną kłopotów.
Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu i wsparciu przedsiębiorstwa mogą uniknąć nie tylko kar, ale także niepotrzebnego stresu. Właśnie w tym pomagamy naszym klientom.