Praca na belgijskich budowach: kiedy można odprowadzać niższe zaliczki na podatek dochodowy?

Czy Państwa zagraniczne przedsiębiorstwo wykonuje w Belgii prace budowlane, instalacyjne, konserwacyjne, naprawcze lub porządkowe? W takim przypadku może ono być zwolnione z odprowadzania części potrąconych zaliczek na podatek dochodowy do belgijskiego fiskusa. Może to stanowić istotną korzyść finansową.

Z tym rozwiązaniem podatkowym związane są jednak rygorystyczne warunki. W ostatnich latach zaostrzono również wymogi dotyczące ciężaru dowodu. Prawidłowe zastosowanie wymaga zatem dokładnego monitorowania i rzetelnej dokumentacji. Poniżej przedstawiamy w przejrzysty sposób warunki stosowania, sposób obliczania korzyści oraz wymagane dokumenty potwierdzające.

Warunki stosowania

Aby móc skorzystać ze zwolnienia z odprowadzania części zaliczek na podatek dochodowy dla prac na nieruchomościach, zagraniczne przedsiębiorstwa muszą łącznie spełniać następujące warunki:

1. Pracownicy wykonują pracę zmianową

W przypadku prac na nieruchomościach przez „przedsiębiorstwa, w których wykonywana jest praca zmianowa” rozumie się przedsiębiorstwa, w których prace na nieruchomościach wykonywane są przez jedną lub kilka zmian, przy czym każda zmiana składa się z co najmniej dwóch osób wykonujących w miejscu pracy te same lub komplementarne zadania pod względem treści i zakresu.

Zmiana musi składać się z co najmniej dwóch osób, ale niekoniecznie z dwóch pracowników. Zmiana może być również tworzona np. przez osobę samozatrudnioną/dyrektora przedsiębiorstwa i jego pracownika. Zwolnienie może być jednak stosowane wyłącznie wobec pracowników (a nie do osób samozatrudnionych). Studenci lub uczniowie odbywający staż na nie mogą być uwzględniani przy ustalaniu, czy mamy do czynienia ze zmianą.

2. Działalność dotyczy prac na nieruchomościach

Zwolnienie ma zastosowanie wyłącznie do prac kwalifikujących się jako „prace na nieruchomościach” zgodnie z przepisami Kodeksu VAT.

Niezbędne jest zatem, aby charakter wykonywanych prac mógł zostać prawidłowo wykazany. Ogólne odniesienie do działalności przedsiębiorstwa lub do stanowisk pracowników jest niewystarczające do spełnienia wymogów.

3. Pracownicy wykonują pracę w terenie

Prace na nieruchomościach wykonywane przez zmianę na placu budowy u klienta pracodawcy uznawane są za prace wykonywane w terenie.

Natomiast prace wykonywane przez zmianę w siedzibie głównej, oddziale, warsztacie lub magazynie pracodawcy nie są uznawane za prace wykonywane w terenie.

4. Wynagrodzenie brutto za godzinę pracowników wynosi co najmniej 17,64 EUR (rok kalendarzowy 2026)

Aby móc skorzystać ze zwolnienia, wynagrodzenie godzinowe brutto pracownika musi wynosić co najmniej 17,64 EUR dla wynagrodzeń za rok 2026. Kwota ta jest corocznie indeksowana 1 stycznia zgodnie z uśrednionym wskaźnikiem inflacji. Wynagrodzeniem, które należy uwzględnić, jest wynagrodzenie godzinowe brutto przed potrąceniem składek pracownika na ubezpieczenie społeczne, zgodnie z umową o pracę.

5. Zgłoszenie prac „30bis”

Od 1 kwietnia 2022 pracodawca może stosować tą korzyść wyłącznie wtedy, gdy – w przypadkach, w których jest to obowiązkowe – zgłoszenie prac „30 bis” dotyczące prac na nieruchomościach zostało prawidłowo złożone.

Jeżeli zgłoszenie prac nie jest obowiązkowe, nic się nie zmienia i pracodawca może nadal stosować zwolnienie, pod warunkiem spełnienia pozostałych wymogów.

6. Zasada 1/3

Przedsiębiorstwa mogą stosować zwolnienie wyłącznie wobec pracowników, którzy w danym miesiącu przepracowali co najmniej jedną trzecią całkowitego czasu pracy (wyrażonego w godzinach) przy pracach na nieruchomościach wykonywanych jako zmiana w terenie.

Aby ustalić, czy spełniona jest norma 1/3, stosuje się następujący wzór oparty na przepracowanych godzinach:

• licznik: liczba godzin rzeczywiście przepracowanych jako zmiana, a także godziny, w których wykonywanie umowy o pracę zostało zawieszone, lecz wynagrodzenie było nadal wypłacane przez pracodawcę, pod warunkiem że można wykazać, iż dany pracownik zgodnie ze swoim harmonogramem pracy wykonywałby zmianowo prace na nieruchomościach w terenie;
• mianownik: całkowita liczba faktycznie przepracowanych godzin oraz całkowita liczba godzin, za które wykonywanie umowy o pracę zostało zawieszone, ale za które wynagrodzenie było nadal wypłacane.

Jeżeli próg nie zostanie osiągnięty, zwolnienie nie może zostać zastosowane wobec tego pracownika w danym miesiącu.

Jakie prace kwalifikują się do zwolnienia?

Zwolnienie może być stosowane wyłącznie wobec pracowników wykonujących następujące prace:

1. Budowa, przebudowa, wykończenie, wyposażenie, naprawa, konserwacja, czyszczenie i rozbiórka, w całości lub częściowo, obiektu nieruchomego z natury.

Ponadto czynność polegająca na dostarczeniu rzeczy ruchomej i zamontowaniu jej w taki sposób do nieruchomości, że staje się ona nieruchomością z natury.

Nieruchomość stanowią grunt i budynki znajdujące się na tym gruncie, a więc są one nieprzenośne;

2. Inne czynności zrównane z pracami na nieruchomościach:

a. każda czynność obejmująca zarówno dostawę, jak i montaż w budynku:

• elementów lub części elementów instalacji centralnego ogrzewania lub klimatyzacji, w tym palników, zbiorników oraz urządzeń regulacyjnych i kontrolnych połączonych z kotłami lub grzejnikami;
• elementów lub części elementów instalacji sanitarnej budynku oraz bardziej ogólnie wszystkich stałych urządzeń sanitarnych lub higienicznych podłączonych do instalacji wodociągowej lub kanalizacyjnej;
• elementów lub części elementów instalacji elektrycznej budynku, z wyjątkiem urządzeń oświetleniowych i lamp;
• elementów lub części elementów elektrycznej instalacji dzwonkowej, urządzeń alarmu przeciwpożarowego, urządzeń alarmowych antywłamaniowych oraz domofonu;
• szafek do przechowywania, zlewów, szafek pod zlew, mebli z wbudowanym zlewem, umywalek i mebli z wbudowaną umywalką, okapów, wentylatorów i urządzeń wymiany powietrza, w które wyposażona jest kuchnia lub łazienka;
• okiennic, rolet i żaluzji montowanych na zewnątrz budynku;

b. każda czynność obejmująca zarówno dostawę okładzin ściennych lub podłogowych, jak i ich montaż w budynku, niezależnie od tego, czy okładzina lub pokrycie jest trwale przymocowane do budynku, czy też jedynie przycinane na miejscu według wymiarów powierzchni przeznaczonej do pokrycia;

c. wszelkie prace polegające na montażu, instalacji, naprawie, konserwacji i czyszczeniu towarów wymienionych w punktach a. lub b. powyżej.

Wysokość zwolnienia

Przedsiębiorstwa spełniające powyższe warunki są zwolnione z odprowadzania 18% kwoty opodatkowanej wynagrodzeń pracowników jako zaliczki na podatek dochodowy. Z podstawy kalkulacji wyłączone są premie (inne niż premie za pracę zmianową, w tym m.in. premie roczne), wynagrodzenie urlopowe oraz zaległe wynagrodzenia.

Kalkulacja nie jest dokonywana oddzielnie dla każdego pracownika, lecz na podstawie sumy wszystkich kwot opodatkowanych wynagrodzeń pracowników kwalifikujących się do zwolnienia. Jeżeli dla jednego pracownika pozostaje jeszcze nadwyżka zwolnienia, może ona zostać przeniesiona na jednego lub kilku innych pracowników w celu zmniejszenia zaliczki na podatek od wynagrodzeń.

Kwota zwolnienia jest jednak ograniczona do wysokości zaliczki na podatek dochodowy faktycznie potrąconej od wynagrodzeń podlegających zwolnieniu.

Ciężar dowodu i dokumentacja

Aby móc zastosować zwolnienie, pracodawca musi być w stanie wykazać, że spełnione zostały wyżej wymienione warunki zwolnienia. Należy jednoznacznie wykazać, że pracownicy rzeczywiście wykonywali prace na nieruchomościach, że wykonywali je w systemie zmianowym, że wykonywali te same lub komplementarne zadania oraz że prace te były wykonywane w terenie i w odpowiednim okresie.

Od kwietnia 2022 ciężar dowodu został znacząco zaostrzony, przy czym administracja wymaga konkretnych i możliwych do zweryfikowania dowodów. W praktyce oznacza to, że umowy, specyfikacje techniczne, zlecenia pracy, raporty budowy, podziały zadań oraz inne dokumenty wspierające muszą być starannie przechowywane. Cały ciężar dowodu spoczywa bowiem na pracodawcy.

Ponadto pracodawca musi posiadać do dyspozycji administracji imienną listę zawierającą dla każdego pracownika pełną tożsamość oraz okres roku, w którym wykonywał on pracę zmianową. Administracja może w każdej chwili skontrolować prawidłowość tych danych oraz zażądać i zbadać niezbędne dokumenty potwierdzające.

Dla każdej lokalizacji, w której wykonywane są zmianowo prace na nieruchomościach, należy móc wykazać, że dokonano zgłoszenia 30bis lub że nie było ono wymagane.

W odniesieniu do deklaracji zaliczek na podatek dochodowy pracodawca korzystający ze zwolnienia jest zobowiązany do złożenia podwójnej deklaracji: ogólnej deklaracji 274.10 oraz szczególnej deklaracji z kodem 57.

Ograniczenie zwolnienia

Od 1 stycznia 2027 zostanie zastosowany współczynnik korygujący. Spowoduje to obniżenie kwoty zwolnienia, a w konsekwencji konieczność odprowadzania wyższej zaliczki na podatek dochodowy.

Współczynnik korygujący wynosi:

• 97% dla wynagrodzeń wypłaconych lub przyznanych między 1 stycznia 2027 a 31 grudnia 2027;
• 93,35% dla wynagrodzeń wypłaconych lub przyznanych między 1 stycznia 2028 a 31 grudnia 2028;
• 95,9% dla wynagrodzeń wypłaconych i przyznanych od 1 stycznia 2029.

Obecnie nie jest jeszcze jasne, czy procent ten po 2029 zostanie utrzymany na stałym poziomie, czy też będzie dalej zmieniany.

Ogólny sposób obliczania zwolnienia nie ulega zmianie.

Podsumowanie

Zwolnienie z odprowadzania części zaliczek na podatek dochodowy może stanowić istotną dźwignię finansową, wymaga ono jednak starannego, dobrze uzasadnionego i odpowiednio udokumentowanego podejścia, aby uniknąć sporów z organami podatkowymi dotyczących jego stosowania.

Chcą Państwo sprawdzić, czy obecna dokumentacja spełnia wymogi, lub dowiedzieć się, jakie korzyści dla Państwa przedsiębiorstwa może przynieść zwolnienie z odprowadzania części zaliczek na podatek dochodowy dla prac na nieruchomościach? Nasi specjaliści są gotowi Państwu pomóc.