Zwroty kosztów związane z pracą zdalną dozwolone w Belgii, Holandii, Francji lub Niemczech

Wszystkie kwoty dotyczą roku podatkowego 2026

Praca zdalna stała się już standardem w wielu przedsiębiorstwach. Pracodawcy często pokrywają koszty związane z dostępem do Internetu, sprzętem informatycznym, meblami biurowymi lub wykorzystaniem mieszkania do celów służbowych. Ale jakie koszty można zwracać bez opodatkowania, jaka jest wysokość takiego zwrotu i na jakich warunkach można go przyznać?

Dla pracodawców działających na arenie międzynarodowej odpowiedź nie zawsze jest prosta. Przedsiębiorstwo może zatrudniać pracowników w różnych krajach, podczas gdy pracownicy mieszkają za granicą lub tymczasowo pracują z innego kraju. Również w ramach międzynarodowej grupy współpracownicy objęci podobnym systemem pracy zdalnej mogą podlegać różnym przepisom podatkowym i socjalnym. Zwrot kosztów, który w jednym kraju jest zwolniony z podatku, w innym kraju może być traktowany inaczej lub podlegać dodatkowym warunkom.

Dlatego w niniejszym artykule porównujemy zwroty kosztów za pracę zdalną oraz za sprzęt i usługi informatyczne w Belgii oraz w trzech największych krajach sąsiednich: Holandii, Francji i Niemczech. Sprawdzamy, jakie ryczałtowe dodatki są możliwe, jakie koszty pokrywają oraz na jakie kwestie pracodawcy w każdym z tych krajów powinni zwrócić uwagę. Porównanie to jest przydatne między innymi dla przedsiębiorstw posiadających oddziały zagraniczne, zatrudniających pracowników transgranicznych lub pracowników, którzy na stałe pracują z domu z zagranicy. Informacje te umożliwią opracowanie spójnej międzynarodowej polityki dotyczącej pracy zdalnej, nie tracąc z oczu lokalnych przepisów.

Belgia

W Belgii pracodawcy mogą wypłacać swoim pracownikom miesięczny dodatek za pracę zdalną, jeśli pracują oni regularnie z domu. W praktyce oznacza to średnio co najmniej jeden dzień roboczy w tygodniu, dwie połowy dni w tygodniu lub jeden tydzień w miesiącu. Dotyczy to zarówno pracowników zatrudnionych w pełnym jak i niepełnym wymiarze czasu pracy.

Dodatek ten stanowi koszt ponoszony przez pracodawcę i jest całkowicie zwolniony z podatków oraz składek na ubezpieczenie społeczne do kwoty 164,21 euro. Ponadto pracodawcy mogą przyznawać 20 euro miesięcznie pracownikom korzystającym z własnego łącza internetowego. Dodatkowo dozwolone jest przyznawanie 20 euro miesięcznie za korzystanie z prywatnego komputera wraz z urządzeniami peryferyjnymi. Jeśli chodzi wyłącznie o urządzenia peryferyjne (takie jak monitor, drukarka itp.), dozwolony jest dodatek w wysokości 10 euro miesięcznie.

Dodatek za pracę w domu ma na celu pokrycie wszystkich stałych kosztów związanych z pracą w domu, począwszy od samego pomieszczenia (czynsz i amortyzacja), poprzez materiały biurowe, media i tym podobne. W oparciu o odpowiednie dokumenty potwierdzające (faktury, dowody zakupu) możliwe jest jednak uzyskanie zwrotu kosztów wyposażenia biurowego, takiego jak krzesło lub biurko, lampa biurkowa, klawiatura i mysz itp. Wydatki te kwalifikują się do zwrotu tylko wtedy, gdy pracodawca w normalnych okolicznościach udostępnia ten sprzęt również w miejscu pracy.

Holandia

Holenderski urząd skarbowy zezwala na wypłacanie pracownikom dodatku netto w wysokości 2,45 euro za każdy dzień pracy zdalnej. Ulga ta występuje obok ewentualnych nieopodatkowanych dodatków na sprzęt informatyczny.

Ponadto pracodawca może zwrócić pracownikowi koszty abonamentu internetowego. Zwrot ten można również obliczyć proporcjonalnie do liczby dni, w których pracownik pracuje z domu. Jeśli pracownik posiada abonament obejmujący internet, telefon i telewizję, zwrotowi podlega wyłącznie część dotycząca dostępu do internetu.

Ponadto istnieje także zwolnienie z podatku dotyczące tzw. środków BHP, czyli wszystkich środków przyczyniających się do bezpieczeństwa i ergonomii miejsca pracy. Może to być na przykład ergonomiczne krzesło biurowe, okulary do pracy przy monitorze lub podnóżek.

W Holandii występuje rozróżnienie między przestrzenią roboczą (np. gabinetem lub pokojem do nauki w mieszkaniu – werkruimte) a miejscem pracy (werkplek). To ostatnie musi m.in. posiadać własne wejście i własną łazienkę. Pracodawca zawiera również z pracownikiem umowę najmu, aby ten mógł dysponować daną przestrzenią. Pracownik musi też faktycznie wykonywać pracę w tym miejscu pracy. Jeśli tak jest, wówczas do wszystkich udogodnień w miejscu pracy, na przykład biurka, kserokopiarki, ale także napojów takich jak kawa i herbata, ma zastosowanie tzw. wycena zerowa: nie są one wówczas traktowane jako wynagrodzenie.

Francja

We Francji za każdy dzień pracy zdalnej można wypłacić nieopodatkowane świadczenie w wysokości maksymalnie 2,70 euro, tzw. indemnité télétravail. W przypadku pracowników, którzy zawsze pracują z domu, miesięczne świadczenie wynosi maksymalnie 59,40 euro. Jeżeli branżowy układ zbiorowy lub porozumienie międzybranżowe określa ryczałtowe świadczenie, możliwe jest zwolnienie z podatku do kwoty 72,60 euro miesięcznie. Każdy dzień pracy zdalnej musi być starannie rejestrowany, a dodatek za pracę zdalną nie może być łączony z dietami dziennymi ani zwrotem kosztów dojazdu.

Jeśli pracownicy korzystają z własnego sprzętu informatycznego, pracodawca może zwrócić im związane z tym koszty (np. rozmowy telefoniczne). Obecnie większość użytkowników wykupuje abonament z ryczałtową opłatą, co utrudnia określenie kosztów związanych z wykorzystaniem służbowym. W takim przypadku można wypłacić ryczałtową kwotę w wysokości do 55,20 euro miesięcznie, chyba że całkowity koszt abonamentu jest niższy. Nie wolno jednak wypłacać tego zwrotu, jeśli już wypłacane jest ryczałtowe wynagrodzenie za pracę zdalną, ponieważ zakłada się, że pokrywa ono już koszty korzystania z prywatnych urządzeń informatycznych.

Oprócz tych kwot ryczałtowych możliwe jest również zwracanie kosztów pracy zdalnej na podstawie ich rzeczywistej wartości. W ten sposób wszystkie koszty związane z mieszkaniem (czynsz, media) mogą być zwracane proporcjonalnie do udziału przestrzeni roboczej w całkowitej powierzchni mieszkania. Jeśli pracownik nabywa meble i artykuły biurowe na koszt pracodawcy, ale pozostaje ich właścicielem, połowa tych kosztów może zostać zwrócona bez opodatkowania. Nie jest to jednak możliwe, gdy pracownik nie poniósł żadnych dodatkowych wydatków (ponieważ już posiadał te przedmioty).

Niemcy

W Niemczech urząd skarbowy nie zezwala obecnie na przyznawanie niezopodatkowanych dodatków za pracę zdalną. Jeśli pracownicy korzystają z własnego łącza telefonicznego w celu wykonywania swoich obowiązków, pracodawca może jednak wypłacić im za to dodatek. Ponieważ abonamenty są zazwyczaj oparte na stawce ryczałtowej, koszty te bywają trudne do ustalenia. Dlatego można wypłacić ryczałtową kwotę w wysokości 20% kosztów abonamentu, maksymalnie do 20 euro miesięcznie.

Za korzystanie z internetu pracodawca może również wypłacać dodatek, ale co do zasady nie jest on zwolniony z podatku. Pracodawca może jednak samodzielnie uiścić tzw. podatek ryczałtowy (Pauschalsteuer) w wysokości 25% od kwoty dodatku. W ten sposób zwalnia pracownika z podatków i składek na ubezpieczenie społeczne od tego świadczenia.

Przemyślana polityka pracy zdalnej w kontekście międzynarodowym

Dodatki związane z pracą zdalną i technologiami informatycznymi znacznie różnią się w poszczególnych krajach, zarówno pod względem wysokości, jak i warunków. Dlatego w przypadku pracodawców prowadzących działalność międzynarodową jeden wspólny schemat nie zawsze jest wystarczający.
Czy chcą Państwo opracować międzynarodową politykę pracy zdalnej lub sprawdzić, czy obecne dodatki są zgodne z lokalnymi przepisami podatkowymi i socjalnymi? Międzynarodowi eksperci z Van Havermaet pomogą Państwu prawidłowo i praktycznie dostosować politykę do różnych krajów, w których działają Państwa pracownicy. Zapraszamy do kontaktu.