DEFINICJA STAŁEGO ZAKŁADU PODATKOWEGO

1. Materialny stały zakład podatkowy – pomieszczenie

Zakład taki może powstać, jeżeli przedsiębiorstwo posiada przestrzeń fizyczną (jako właściciel, dzierżawca lub ma w inny sposób do dyspozycji).

Zakład ten, może mieć następującą formę:

• miejsce, z którego zarządza się firmą;
• oddział;
• biuro;
• fabryka;
• warsztat; i
• kopalnia, złoże gazu czy ropy, kamieniołom albo inne miejsce wydobywania zasobów naturalnych.

ZWIĘKSZONA UWAGA BELGIJSKICH ORGANÓW PODATKOWYCH

Zauważamy, że belgijskie organy podatkowe prowadzą wzmożone kontrole przedsiębiorstw zagranicznych, które prowadzą działalność/projekty przez długi okres (dłuższy niż 6 miesięcy) lub powtarzające się w dłuższym okresie czasu dla tego samego klienta i w tej samej lokalizacji geograficznej w Belgii. W takich przypadkach belgijskie organy podatkowe mogą uznać, że przedsiębiorstwo posiada w Belgii, podlegający opodatkowaniu materialny stały zakład podatkowy.

Mianowicie sam fakt, że Państwa firma korzysta w Belgii z danej placówki (np. warsztat klienta), którą wykorzystuje w celu prowadzenia swojej działalności gospodarczej, może wystarczyć, aby stanowić materialny zakład podatkowy. W tym kontekście nie jest również wymagane, aby ta przestrzeń (budynki, urządzenia, instalacje itp.) była własnością lub była wynajmowana lub w inny sposób pozostawała do dyspozycji Państwa firmy.

Na podstawie konkretnych danych możemy, w razie potrzeby, sprawdzić, czy istnieje rzeczywiste ryzyko, że prowadzona działalność może prowadzić do powstania zakładu podlegającego opodatkowaniu w Belgii.

Dodatkowo, dla uzupełnienia, zwracamy uwagę, że w pewnych sytuacjach biuro domowe może również tworzyć materialny stały zakład podatkowy. Analiza ta jest jednak w dużym stopniu uzależniona od konkretnych faktów i okoliczności. Ważnym elementem jest tutaj to, że biuro domowe musi być „w dyspozycji” firmy, aby powstał materialny zakład podatkowy. W wielu przypadkach prowadzenie działalności zawodowej w domu pracownika będzie na tyle okazjonalne, że dom nie będzie uznawany za będący w dyspozycji przedsiębiorstwa. Jednak w przypadku gdy biuro domowe jest stale wykorzystywane do prowadzenia działalności zawodowej na rzecz przedsiębiorstwa, a fakty i okoliczności wskazują, że przedsiębiorstwo wymagało od danej osoby, aby wykorzystywała to miejsce do prowadzenia działalności przedsiębiorstwa (na przykład poprzez niezapewnienie pracownikowi biura w okolicznościach, w których charakter pracy wyraźnie wymaga biura), można uznać, że biuro domowe pozostaje w dyspozycji przedsiębiorstwa.

2. Plac budowy lub prace konstrukcyjne czy montażowe

Miejsce wykonywania prac budowlanych, konstrukcyjnych lub montażowych stanowi belgijski zakład podatkowy, który prowadzi do obowiązku złożenia deklaracji dla nierezydentów podatkowych w Belgii, jeżeli okres trwania takich prac przekracza 30 dni.

Ponadto definicja prac budowlanych obejmuje również czynności związane z planowaniem na placu budowy oraz zarządzaniem lub nadzorem nad pracami budowlanymi. Przepis ten jednoznacznie obejmuje również roboty ziemne.

Na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z krajem, w którym przedsiębiorstwo ma siedzibę, taki zakład będzie jednak dopiero opodatkowany w Belgii jeśli takie prace trwają przez dłuższy okres czasu. Większość umów uwzględnia okres 12 miesięcy, ale w kilku umowach, jako wyjątek od tej reguły, jest ujęty krótszy okres (na przykład 6 miesięcy w umowie z Francją).

Dotyczy to prac, które w 2022 przekroczyły okres 12 miesięcy lub które zostały rozpoczęte w 2022 i przekroczą okres 12 miesięcy później np. w roku 2023.

W celu obliczenia okresu 12 miesięcy trwania prac należy wziąć pod uwagę następujące elementy:

• okres rozpoczyna się w momencie, gdy pierwsze prace przygotowawcze odbywają się na terytorium Belgii;

• odrębne prace budowlane lub indywidualne prace konstrukcyjne czy montażowe nie powinny być sumowane do obliczenia okresu dwunastu miesięcy;

• za odrębne można w zasadzie uznać prace wykonywane na rachunek różnych zleceniodawców, chyba, że prace stanowią całość z punktu widzenia gospodarczego lub handlowego;

• różne projekty realizowane na podstawie jednej umowy dla jednego zleceniodawcy będą traktowane jako jeden projekt (chyba że projekty nie są ze sobą w żaden sposób powiązane i są realizowane bez żadnej spójności);

• różne projekty wykonywane dla tego samego zleceniodawcy na podstawie kilku umów, będą stanowić jedną całość nawet wykonywane w różnych miejscach, jeżeli różne projekty stanowią część większej całości, i jeśli nie było znaczących przerw między różnymi projektami;

• wykonywanie powiązanych ze sobą prac budowlanych, konstrukcyjnych lub instalacyjnych na rzecz tych samych projektów przez spółki wchodzące w skład grupy, niezależnie od tego, czy dotyczą one różnych okresów, czy też nie, musi być motywowane przesłankami biznesowymi.

Zaznaczamy, że w kontekście ostatniej ewolucji przepisów międzynarodowych potwierdzono, że zakład może również powstać pomimo że minimalny czas trwania projektu dla utworzenia zakładu nie jest przekroczony w przypadku przedsiębiorstwa, jeżeli istnieje inspirowany względami podatkowymi podział projektów/umów między przedsiębiorstwami należącymi do grupy.

3. Osobowy stały zakład podatkowy – przedstawiciel

Jeżeli przedsiębiorstwo ma w Belgii (zależnego) przedstawiciela, który może, ale nie musi mieć uprawnień do zawierania umów w imieniu firmy i zazwyczaj korzysta z tego prawa. W tym przypadku przedsiębiorstwo będzie uznane za posiadające belgijski zakład podatkowy i ma obowiązek złożenia deklaracji dla nierezydentów podatkowych w Belgii.

Proszę zwrócić uwagę, że pod pojęciem przedstawiciela rozumiany jest na przykład przedstawiciel handlowy lub dyrektor przedsiębiorstwa; natomiast nie podlega pod to pojęcie reprezentant do celów podatku VAT.

NOWE PODEJŚCIE

W kontekście ostatniej ewolucji przepisów międzynarodowych stały zakład może występować również wtedy, kiedy przedstawiciel nie jest upoważniony do zatwierdzania kontraktów ale odgrywa ważną rolę w negocjowaniu i/lub zawieraniu kontraktów, w których nie są wprowadzane dalsze rzeczowe, istotne zmiany przez zagraniczną główną siedzibę przedsiębiorstwa. Innymi słowy, rzeczywista sytuacja ekonomiczna będzie miała decydujące znaczenie.

Na podstawie szczegółowego opisu istniejącej sytuacji i mającej zastosowanie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, możemy przeprowadzić analizę istniejącego (i przyszłego) ryzyka tworzenia zakładu podatkowego w Belgii przez przedstawiciela firmy.