Definitie vaste inrichting - Van Havermaet International

DEFINITIE BELGISCHE VASTE INRICHTING OP BASIS VAN HET BELGISCH INTERN RECHT

Materiële Belgische inrichting

Onder de uitdrukking materiële Belgische inrichting wordt verstaan: “elke vaste bedrijfsinrichting met behulp waarvan de beroepswerkzaamheden van de buitenlandse onderneming geheel of gedeeltelijk in België worden uitgevoerd”.

Een vaste bedrijfsinrichting vormt in het bijzonder:

een plaats waar leiding wordt gegeven;
een filiaal;
een kantoor;
een fabriek;
een werkplaats;
een agentuur;
een mijn, een steengroeve of enige andere plaats waar natuurlijke rijkdommen worden gewonnen
een opslagplaats;
een goederenvoorraad

Constructie Belgische inrichting

Onder de uitdrukking constructie Belgische inrichting wordt verstaan: “een bouw- of constructiewerk waarvan de duurtijd een periode van 30 dagen overschrijdt.”

Personele Belgische inrichting

Onder de uitdrukking personele Belgische inrichting wordt verstaan: “een vertegenwoordiger of andere tussenpersoon die in België optreedt voor een buitenlandse onderneming, zelfs wanneer die persoon geen machtiging bezit om namens die onderneming overeenkomsten te sluiten.”

De vereiste van handtekenbevoegdheid speelt dus niet in de Belgische definitie.

Diensten Belgische inrichting

Onder de uitdrukking diensten Belgische inrichting wordt verstaan: “een buitenlandse onderneming die in België voor eenzelfde of met elkaar verband houdende projecten diensten levert door middel van één of meer natuurlijke personen die in België aanwezig zijn en er die diensten levert gedurende een tijdvak of tijdvakken waarvan de duur in totaal 30 dagen te boven gaat of gaan tijdens enig tijdperk van twaalf maanden.”

DEFINITIE VASTE INRICHTING OP BASIS VAN EEN DUBBELBELASTINGVERDRAG

Materiële vaste inrichting

Op basis van het dubbelbelastingverdrag met het thuisland van de onderneming in kwestie zal er in België een belastbare materiële vaste inrichting ontstaan wanneer de onderneming in België over een materiële ruimte beschikt (als eigenaar, huurder of op gelijk welke manier beschikkingsmacht heeft) en de bedrijfsactiviteiten van de buitenlandse onderneming vanuit deze ruimte geheel of gedeeltelijk worden uitgeoefend.

De uitdrukking “materiële vaste inrichting” omvat in het bijzonder:

een plaats waar leiding wordt gegeven;
een filiaal;
een kantoor;
een fabriek;
een werkplaats; en
een mijn, een olie of gasbron, een steengroeve of enige andere plaats waar natuurlijke rijkdommen worden gewonnen.

VERHOOGDE AANDACHT VAN DE BELGISCHE BELASTINGDIENST

We stellen vast dat de Belgische Belastingdienst hun onderzoeksactiviteiten met betrekking tot buitenlandse bedrijven die gedurende een lange periode (langer dan 6 maanden) of op een recurrente basis gedurende een welbepaalde periode activiteiten/projecten uitvoeren voor dezelfde opdrachtgever of op dezelfde geografische locatie in België hebben opgedreven. In dergelijke gevallen kan de Belgische belastingdienst mogelijks het standpunt innemen dat de onderneming een belastbare materiële vaste inrichting heeft in België.

Zo kan het loutere feit dat uw onderneming gebruikmaakt van een bepaalde ruimte in België – bijvoorbeeld een werkplaats bij een klant – reeds volstaan om te worden beschouwd als een materiële vaste inrichting. In dit verband is het bovendien niet vereist dat de betreffende ruimte (zoals gebouwen, installaties of andere faciliteiten) eigendom is van, gehuurd wordt door of contractueel ter beschikking staat van uw onderneming.

Merk op dat ook een thuiskantoor als een materiële vaste inrichting kan kwalificeren. Deze beoordeling hangt echter in sterke mate af van de concrete feiten en omstandigheden. Een cruciaal element is dat het thuiskantoor “ter beschikking” moet staan van de onderneming om als materiële vaste inrichting te worden beschouwd. In veel gevallen is het gebruik van een woning voor bedrijfsactiviteiten eerder incidenteel, waardoor de woning niet wordt aangemerkt als een locatie die effectief ter beschikking van de onderneming staat.

Wanneer een thuiskantoor daarentegen structureel en op permanente basis wordt gebruikt voor de uitoefening van bedrijfsactiviteiten, en uit de feiten blijkt dat de onderneming van de werknemer verwacht dat hij die ruimte gebruikt (bijvoorbeeld omdat geen ander kantoor wordt aangeboden terwijl de aard van het werk dit wel vereist), dan kan worden aangenomen dat het kantoor aan huis ter beschikking staat van de onderneming.

Op basis van de exacte feiten, kunnen wij desgewenst nagaan of er daadwerkelijk een risico bestaat dat de uitgevoerde activiteiten aanleiding kunnen geven tot een belastbare vaste inrichting in België.

Bouwwerken of constructie- of installatiewerkzaamheden

Op basis van het dubbelbelastingverdrag met het thuisland van de onderneming in kwestie zal er in België een belastbare constructie vaste inrichting ontstaan wanneer er bouwwerkzaamheden of constructie- of installatiewerkzaamheden worden uitgevoerd over een bepaalde tijdspanne (bijvoorbeeld 12 maanden).

De bouwwerkzaamheden of constructie- of installatiewerkzaamheden dienen ruim te worden geïnterpreteerd. Hieronder vallen bijvoorbeeld ook de on-site planningswerkzaamheden en het management of toezicht over de constructiewerkzaamheden. Ook graafwerken vallen expliciet onder de definitie.

België is weliswaar pas heffingsbevoegd wanneer de werkzaamheden een langere duur overschrijden. In de meeste dubbelbelastingverdragen is een periode van 12 maanden van toepassing, maar bij wijze van uitzondering vermelden een aantal dubbelbelastingverdragen ook een kortere periode (bijvoorbeeld 9 of 6 maanden).

De tijdspanne van de werkzaamheden moet niet per kalenderjaar worden bekeken. Het kan ook gaan om werken die ofwel in de loop van het jaar 2024 de termijn van 12 maanden hebben overschreden, ofwel in de loop van het jaar 2024 zijn opgestart en die later de termijn van 12 maanden zullen overschrijden (bijvoorbeeld in 2025).

Voor de berekening van de duur van een bouwwerk of van constructie- of installatiewerkzaamheden dienen volgende spelregels in acht genomen te worden:

De periode vat aan vanaf het moment waarop de eerste voorbereidende werkzaamheden plaatsvinden op het Belgisch grondgebied;
Afzonderlijke bouwwerken of afzonderlijke constructie- of installatiewerkzaamheden moeten voor de berekening van de minimum duurtijd volgens het betreffende verdrag (bijvoorbeeld 12 maanden) niet worden samengenomen;
In principe kunnen als ‘afzonderlijke werken’ worden beschouwd, werken die voor rekening van verschillende opdrachtgevers worden uitgevoerd, tenzij die werken vanuit economisch oogpunt één geheel vormen;
Indien verschillende werken voor rekening van één enkele opdrachtgever worden uitgevoerd ingevolge één enkele overeenkomst, worden zij als één geheel behandeld (tenzij die werken niet in enige samenhang worden verricht);
indien verschillende werken voor rekening van één enkele opdrachtgever worden uitgevoerd ingevolge meer dan één overeenkomst, dienen zij eveneens te worden samengenomen in geval de werken, ofschoon op verschillende plaatsen uitgevoerd, slechts een deel van een groter geheel vormen en er geen noemenswaardige werkonderbreking is;
de uitvoering van samenhorige activiteiten die worden uitgevoerd voor eenzelfde bouw-, constructie- of installatiewerk door groepsvennootschappen, al dan niet gedurende verschillende tijdsperiodes, moet gemotiveerd kunnen worden door zakelijke motieven.

Merk op dat in kader van recente internationale ontwikkelingen nogmaals werd bevestigd dat een vaste inrichting toch kan ontstaan ondanks het feit dat de minimum duurtijd voor een vaste inrichting niet wordt overschreden, wanneer er sprake zou zijn van een fiscaal geïnspireerde opsplitsing van projecten/contracten tussen groepsvennootschappen (i.e. contract splitting)

Personele vaste inrichting

Op basis van het dubbelbelastingverdrag met het thuisland van de onderneming in kwestie zal er in België een belastbare personele vaste inrichting ontstaan wanneer uw onderneming in België een (afhankelijke) vertegenwoordiger heeft, die de machtiging bezit (= handtekenbevoegdheid) om namens de onderneming overeenkomsten af te sluiten en dit recht ook gewoonlijk uitoefent.

Denk hierbij aan accountmanagers en commerciële functieprofielen.

Onder (afhankelijk) vertegenwoordiger wordt verstaan: “eenieder die zich identificeert als vertegenwoordiger van een vennootschap en in naam en voor rekening van deze vennootschap spreekt en/of contracteert.” Merk op dat onder het begrip vertegenwoordiger geen aansprakelijk vertegenwoordiger voor btw-doeleinden wordt bedoeld.

RECENTE ONTWIKKELINGEN

In het kader van recente internationale fiscale ontwikkelingen kan de vertegenwoordiger reeds een vaste inrichting uitmaken indien deze niet gemachtigd is om overeenkomsten af te sluiten, maar wel een belangrijke rol speelt in het negotiëren en/of sluiten van contracten, waarbij nadien geen materiële contractuele wijzigingen meer worden doorgevoerd door het buitenlandse hoofdhuis (i.e. rubber stamping). De economische realiteit zal m.a.w. doorslaggevend zijn.

Op basis van de exacte feiten en het toepasselijke dubbelbelastingverdrag, kunnen wij desgewenst nagaan of er daadwerkelijk een (toekomstig) risico bestaat dat de vertegenwoordiger(s) aanleiding kunnen geven tot een belastbare vaste inrichting in België.

NIEUW DUBBELBELASTINGVERDRAG BELGIE – NEDERLAND – VERRUIMDE DEFINITIE VASTE INRICHTING

Bovenstaande zienswijze is inmiddels opgenomen in het nieuwe dubbelbelastingverdrag tussen België en Nederland. Hoewel het verdrag formeel nog niet in werking is getreden – de inwerkingtreding wordt verwacht in 2025 of begin 2026, afhankelijk van de parlementaire goedkeuring in beide landen – merken wij op dat zowel de Belgische- als de Nederlandse belastingadministratie deze ruimere interpretatie vandaag reeds in de praktijk toepassen.

Waar op heden het formele criterium van handtekenbevoegdheid doorslaggevend is, zal in het nieuwe dubbelbelastingverdrag sprake zijn van een belastbare personele vaste inrichting wanneer een vertegenwoordiger een doorslaggevende rol speelt in de totstandkoming van contracten. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de uiteindelijke ondertekening door het hoofdkantoor slechts een formaliteit is, zonder inhoudelijke aanpassingen aan het contract.

In het licht van deze evolutie raden wij aan om uw grensoverschrijdende activiteiten opnieuw te evalueren, rekening houdend met de verlaagde drempel voor het ontstaan van een belastbare personele vaste inrichting. In het bijzonder wanneer vertegenwoordigers van uw onderneming op structurele wijze betrokken zijn bij contractonderhandelingen in België of Nederland, kan dit aanleiding geven tot een (nieuwe) belastingplicht in één van beide landen.

DEFINITIE BTW VASTE INRICHTING OP BASIS VAN HET BELGISCH RECHT

Een buitenlandse belastingplichtige kan voor btw-doeleinden ook een vaste inrichting vormen in België.

Een buitenlandse belastingplichtige beschikt over een btw vaste inrichting in België wanneer de volgende voorwaarden cumulatief vervuld zijn:

De belastingplichtige heeft in België een directiezetel, een filiaal, een fabriek, een werkplaats, een agentschap, een magazijn, een kantoor, een laboratorium, een inkoop- of verkoopkantoor, een depot of enige andere vaste inrichting.
Die inrichting wordt gekenmerkt door een voldoende graad van bestendigheid en een aangepaste structuur in termen van personele en technische middelen.
De voornoemde personele en technische middelen staan de inrichting toe geregeld goederen te leveren of diensten te verstrekken in de zin van het Belgisch Btw-Wetboek waar deze activiteit ook plaatsvindt en zonder onderscheid te maken of deze handelingen inderdaad aan de belasting onderworpen worden of vrijgesteld zijn.

Een buitenlandse belastingplichtige met een btw vaste inrichting in België wordt voor de Belgische btw, met betrekking tot de handelingen via deze inrichting, gelijkgesteld aan een belastingplichtige met een maatschappelijke of statutaire zetel in België.

Dit brengt diverse verplichtingen op vlak van btw met zich mee in België, waaronder de noodzaak tot een Belgische btw-registratie en het indienen van periodieke btw-aangiftes

Merk op dat het uitvoeren van bouwwerkzaamheden op een bouwwerf in principe geen btw vaste inrichting zal doen ontstaan, ongeacht de duur van de werkzaamheden.