Zakendoen in België: de optimale juridische structuur voor uw Belgische activiteiten

Bent u als internationale ondernemer van plan om uw activiteiten uit te breiden naar de Belgische markt? Dan is het essentieel om de verschillende mogelijke juridische structuren te begrijpen. U kunt ervoor kiezen om een Belgische (dochter)vennootschap op te richten, een bijkantoor te openen, een vertegenwoordigingskantoor in te richten of een vestigingseenheid te registreren. Om u wegwijs te maken doorheen de verschillende opties, hebben we een beknopt overzicht samengesteld zodat u kunt bepalen welke optie het meest geschikt is voor uw onderneming en uw noden.

1. Oprichting van een Belgische (dochter)vennootschap

Als internationale ondernemer kunt u een volwaardige Belgische vennootschap oprichten, zoals een BV (Besloten Vennootschap) of NV (Naamloze Vennootschap). In dat geval bevindt de zetel zich in België en wordt de nieuw opgerichte vennootschap een Belgische rechtspersoon, onderworpen aan Belgische wetgeving (op het gebied van vennootschapsrecht, fiscaal recht, sociaal recht, enz.). De vennootschap is dan ook verplicht een jaarrekening neer te leggen bij de overheid en is onderworpen aan de Belgische vennootschapsbelasting (standaardtarief: 25%).

De buitenlandse moedervennootschap is in principe niet aansprakelijk voor de verplichtingen en schulden van de Belgische dochtervennootschap, behoudens ten belope van het door haar ingebrachte vermogen. De dochtervennootschap wordt als zelfstandige rechtspersoon bestuurd door een eigen bestuursorgaan.

De oprichting verloopt via een notariële akte en vereist onder meer een inschrijving bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), registratie van de uiteindelijke begunstigden in het UBO-register en activering van het btw-nummer.

Keuze van de rechtsvorm

De twee meest gekozen rechtsvormen voor een Belgische onderneming zijn:

• BV (Besloten Vennootschap): Een flexibele rechtsvorm met beperkte aansprakelijkheid, uiterst geschikt voor KMO’s en start-ups. Er is geen minimumkapitaal vereist, maar het aanvangsvermogen moet wel “toereikend” zijn om de beoogde activiteiten van de onderneming te ondersteunen. Door haar flexibiliteit is deze rechtsvorm zeer populair in België en tevens geschikt voor grotere bedrijven met een complexere structuur.
• NV (Naamloze Vennootschap): Deze rechtsvorm is onderworpen aan strengere vereisten, zoals een minimumkapitaal van €61.500,00, en is daardoor voornamelijk geschikt voor grotere ondernemingen met meerdere aandeelhouders of voor beursgenoteerde vennootschappen.

Uw keuze dient aan te sluiten bij het beoogde aandeelhoudersmodel, de kapitaalstructuur en de groeiambities van de onderneming. Daarnaast bestaan er in België nog andere rechtsvormen. Voor meer informatie hierover kunt u steeds terecht bij onze juridisch adviseurs.

Vereisten voor oprichting om rekening mee te houden

• Oprichters/aandeelhouders en bestuurders
  • Minstens één oprichter/aandeelhouder (natuurlijk of rechtspersoon) is vereist, ongeacht de nationaliteit of woonplaats/adres van de zetel.
  • Hoewel bestuurders niet in België moeten verblijven, wordt lokale aanwezigheid vaak aangeraden voor een efficiënte werking.
  • Er kunnen aanvullende vereisten gelden per sector (vb. vergunningen of beroepskwalificaties).
  • Zodra de onderneming meerdere aandeelhouders heeft, is het essentieel om een aandeelhoudersovereenkomst op te stellen. Dit helpt om mogelijke bestuursproblemen in onverwachte situaties, zoals het overlijden of de onbekwaamheid van een aandeelhouder, te voorkomen. Idealiter bevat de overeenkomst op maat gemaakte beperkingen op de vrije overdracht van aandelen, of voorziet zij in een voorkooprecht.

• Bankattest
  • Het aanvangsvermogen moet worden overgeschreven op een geblokkeerde bankrekening op naam van de op te richten vennootschap bij een financiële instelling die in de EU is geregistreerd.
  • Als bewijs van storting dient de bank of de cliënt een bankattest aan de notaris te bezorgen.

• Financieel plan
  • Er moet een financieel plan worden opgesteld. Onze accountants bij Van Havermaet kunnen u hierbij adviseren en bijstaan.
  • Het aanvangsvermogen moet worden verantwoord in verhouding tot de beoogde activiteiten van de vennootschap over een periode van minstens twee jaar. Dit plan speelt een cruciale rol bij de oprichtersaansprakelijkheid indien de vennootschap binnen drie jaar na oprichting failliet gaat.
  • Het financieel plan wordt door de notaris vertrouwelijk bewaard.

• Statuten
  • De statuten bepalen onder andere de naam van de vennootschap, het voorwerp (beoogde activiteiten), de vertegenwoordigingsbevoegdheid en interne bestuursregels, het boekjaar en de datum van de jaarlijkse algemene vergadering, evenals de toepasselijke regels inzake de overdracht van aandelen.
  • De statuten worden opgesteld in samenwerking met een notaris en geformaliseerd in de oprichtingsakte.

Het oprichten van een Belgische dochtervennootschap vergroot de geloofwaardigheid bij Belgische klanten, leveranciers en partners, aangezien het een in België opgerichte vennootschap betreft met eigen rechtspersoonlijkheid. Dit kan zakelijke relaties en markttoetreding aanzienlijk vergemakkelijken. Bovendien kunnen eventuele (schulden)risico’s voor de buitenlandse moedervennootschap worden beperkt, aangezien de Belgische vennootschap een afzonderlijke rechtspersoon vormt.

Gemiddeld neemt de oprichting van een Belgische dochtervennootschap drie tot vier weken in beslag, zodra alle vereiste documenten beschikbaar en volledig zijn.

2. Een Belgisch bijkantoor

Een bijkantoor is een verlengstuk van een buitenlandse moedervennootschap. Het is geen afzonderlijke rechtspersoon, maar een operationele vestiging in België. Om die reden behoren al haar activa en passiva rechtstreeks toe aan de buitenlandse moedervennootschap. Alle overeenkomsten die door het bijkantoor worden gesloten, worden beschouwd als overeenkomsten gesloten door de buitenlandse moedervennootschap, die hiervoor dan ook de juridische verantwoordelijkheid draagt.

Voor het oprichten van een bijkantoor is geen notariële oprichtingsakte vereist, er bestaat geen oprichtersaansprakelijkheid en er is geen minimumkapitaal vereist. Niettemin dient het bijkantoor te worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, moet het bijkantoor een Belgisch ondernemingsnummer en btw-nummer aanvragen om rechtsgeldig in België te kunnen opereren en zich inschrijven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen. Hiervoor moeten gelegaliseerde en notariële documenten aangeleverd worden (vaak met apostilles), zoals de statuten van de moedervennootschap en een volmacht voor de vertegenwoordiger van het bijkantoor. Gemiddeld neemt de oprichting van een Belgisch bijkantoor 3 tot 4 weken in beslag zodra alle vereiste documenten beschikbaar en volledig zijn.

Daarnaast zijn er enkele formele neerleggings- en publicatieverplichtingen na te leven. De jaarrekening van de moedervennootschap moet in België worden neergelegd, en het bijkantoor moet jaarlijks rapporteren over bepaalde financiële informatie over de buitenlandse moedervennootschap. De wettelijke vertegenwoordiging van het bijkantoor gebeurt door een vaste lokale vertegenwoordiger, aangesteld door de buitenlandse moedervennootschap, die handelt in naam en voor rekening van de moedervennootschap en die haar tegenover derden kan verbinden.

Voor fiscale doeleinden wordt een bijkantoor behandeld als een ‘vaste inrichting’, waardoor er jaarlijks een aangifte in de niet-inwonersbelasting moet worden ingediend.  De in België gegenereerde en aan het bijkantoor toerekenbare winsten worden in België belast. Het standaardtarief van de vennootschapsbelasting bedraagt 25%. Om dubbele belasting te vermijden, kan de Belgische belasting in het land van de buitenlandse moedervennootschap worden vrijgesteld. Bovendien heeft een Belgisch bijkantoor ook specifieke lokale verplichtingen inzake boekhouding en btw.

Samengevat biedt deze structuur een flexibele manier om in België actief te zijn, zonder een afzonderlijke rechtspersoon te moeten oprichten.

3. Een Belgisch vertegenwoordigingskantoor

Een vertegenwoordigingskantoor (“representation office” of “rep office”) is een flexibele structuur die bedrijven toelaat haar aanwezigheid in een ander land op te zetten, zonder een volwaardige Belgische dochteronderneming of een bijkantoor op te richten. Het is een soort “virtueel kantoor” dat bedrijven in staat stelt om in België actief te zijn, terwijl ze de juridische complexiteit en administratieve verplichtingen van het oprichten van een vennootschap vermijden. Het vertegenwoordigingskantoor kan fungeren als brug tussen het buitenlandse hoofdkantoor en potentiële klanten, concurrenten en zakenpartners in België.

Een vertegenwoordigerskantoor dient niet te worden ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen, tenzij er personeel in België werkzaam is.

Over het algemeen zullen de activiteiten beperkt zijn tot niet-winstgevende activiteiten, zoals marktonderzoek en netwerken. Er mogen geen commerciële activiteiten met winstoogmerk uitgeoefend worden.

Een vertegenwoordigingskantoor is geen afzonderlijke rechtspersoon, maar opereert volledig onder de buitenlandse moedervennootschap. Dit betekent dat zij niet onderworpen is aan dezelfde vereisten als een bijkantoor of dochteronderneming. Het vertegenwoordigingskantoor fungeert eerder als een tijdelijke administratieve structuur. De buitenlandse moedervennootschap behoudt de volledige aansprakelijkheid voor de activiteiten van het vertegenwoordigingskantoor. In tegenstelling tot een bijkantoor beschikt een vertegenwoordigingskantoor niet over een eigen wettelijke vertegenwoordiger.

De aanwezigheid van een vertegenwoordigingskantoor wordt in de regel beschouwd als niet-belastbaar. Het vertegenwoordigingskantoor wordt doorgaans niet aangemerkt als vaste inrichting voor belastingsdoeleinden, tenzij er via het vertegenwoordigingskantoor commerciële activiteiten worden verricht.

Aangezien een vertegenwoordigingskantoor in de regel geen uitgaande transacties verricht, dient het zich niet voor btw-doeleinden te registreren. Het kantoor kan echter Belgische btw op aankopen terugvorderen, op voorwaarde dat het buitenlandse hoofdkantoor recht heeft op btw-teruggave.

Kortom, een vertegenwoordigingskantoor is in essentie een tijdelijke en flexibele manier om een aanwezigheid in België te vestigen, zonder de volledige verplichtingen van een dochtervennootschap of bijkantoor. Het kan nuttig zijn voor ondernemingen die eerst willen testen of de Belgische markt geschikt is voor uitbreiding, voordat zij een volwaardige structuur oprichten.

4. Een Belgische vestigingseenheid

Tot slot is de minst ingrijpende optie het registreren van een vestigingseenheid in België, zonder een bijkantoor of een dochteronderneming op te richten. Een vestigingseenheid oefent haar activiteiten in België uit vanuit een vestiging (bijvoorbeeld een magazijn, fabriek, winkel of kantoor), maar vormt geen afzonderlijke rechtspersoon.

In tegenstelling tot een bijkantoor kan een vestigingseenheid in België niet worden vertegenwoordigd door een wettelijke vertegenwoordiger die de buitenlandse moedervennootschap tegenover derden kan verbinden. Alle contracten die door de vestigingseenheid worden afgesloten, worden daarom geacht rechtstreeks door de buitenlandse moedervennootschap te zijn aangegaan.

Een vestigingseenheid wordt geregistreerd met een uniek identificatienummer in de Kruispuntbank van Ondernemingen, een proces dat doorgaans ongeveer één week in beslag neemt. De activering van het ondernemingsnummer als btw-nummer neemt meestal nog enkele extra weken in beslag.

Buitenlandse ondernemingen die tijdelijke of occasionele projecten in België willen uitvoeren, dienen niet altijd een vestigingseenheid te registreren. Dit hangt af van de aard, duur en omvang van het project.

De registratie van een vestigingseenheid leidt niet automatisch tot vennootschapsbelasting in België. De belangrijkste overweging is of de Belgische vestigingseenheid kwalificeert als een ‘vaste inrichting’.  Wanneer de vestigingseenheid zich beperkt tot voorbereidende of ondersteunende taken (bijvoorbeeld contactpunt, marktonderzoek of ondersteunende diensten) en geen echte zakelijke activiteiten verricht (zoals het afsluiten van contracten of het genereren van inkomsten), is de buitenlandse vennootschap niet onderworpen aan Belgische vennootschapsbelasting.

Indien de vestigingseenheid daarentegen beschikt over een vaste bedrijfsvestiging in België en commerciële activiteiten verricht, zoals het onderhandelen of ondertekenen van contracten, het verlenen van diensten of de verkoop van producten, kan zij wel worden aangemerkt als een vaste inrichting. In dat geval zal de buitenlandse vennootschap Belgische vennootschapsbelasting dienen te betalen op de winsten die aan de lokale activiteiten zijn toe te rekenen. Het standaardtarief voor de vennootschapsbelasting bedraagt 25%. Om dubbele belasting te vermijden, kan de Belgische belasting worden vrijgesteld in het land van de buitenlandse entiteit.

Zelfs zonder lokale vestiging kan een Belgisch btw-nummer vereist zijn wanneer de buitenlandse onderneming in België btw-plichtige diensten of leveringen verricht. In dergelijke gevallen kan een fiscale vertegenwoordiger optioneel zijn (voor EU-ondernemingen) of verplicht (voor niet-EU-ondernemingen).

Hoe kunnen wij u helpen?

Als uw rechterhand kan Van Havermaet u begeleiden bij elke stap in het proces van de uitbreiding van uw activiteiten naar de Belgische markt. Van advies over de meest geschikte structuur tot bijstand bij de daadwerkelijke oprichting, vertegenwoordiging bij de notaris als uw gevolmachtigde, het vervullen van administratieve verplichtingen en het verzorgen van de corporate governance van uw onderneming: wij bieden de nodige ondersteuning om uw activiteiten succesvol in België te vestigen.

Aarzel niet om contact met ons op te nemen voor meer informatie.