Quelles dépenses de télétravail pouvez-vous rembourser en Belgique, aux Pays-Bas, en France ou en Allemagne ?

Tous les montants s’appliquent à l’année de revenu 2026 

Le télétravail est devenu une habitude permanente dans de nombreuses entreprises. Les employeurs interviennent souvent dans les coûts d’internet, d’équipements NTIC, de mobilier de bureau ou de l’utilisation de la maison. Mais quels coûts peut-on rembourser sans impôt, quel est ce remboursement et dans quelles conditions peut-il être accordé ? 

Pour les employeurs actifs à l’international, la réponse n’est pas toujours simple. Une entreprise peut employer des employés dans différents pays, tandis que des employés vivent de l’autre côté de la frontière ou travaillent temporairement depuis un autre pays. Même au sein d’un groupe international, des collègues ayant un régime de télétravail similaire peuvent être soumis à des règles fiscales et de sécurité sociale différentes. Une taxe exonérée dans un pays peut être traitée différemment dans un autre pays ou soumise à des conditions supplémentaires. 

C’est pourquoi, dans cet article, nous comparons les allocations télétravail et NTIC en Belgique et dans les trois pays voisins les plus importants : les Pays-Bas, la France et l’Allemagne. Nous examinons quels remboursements forfaitaires sont possibles, quels coûts ils couvrent et quels points d’attention les employeurs de chaque pays doivent respecter. Cette comparaison est utile, entre autres, pour les entreprises ayant des agents étrangers, les travailleurs transfrontaliers ou les employés qui travaillent structurellement depuis chez eux. Cela vous permet d’élaborer une politique internationale de télétravail aussi cohérente que possible, sans perdre de vue les règles locales. 

Belgique 

En Belgique, les employeurs sont autorisés à verser à leurs employés une allocation mensuelle de télétravail lorsqu’ils travaillent structurellement à domicile. En pratique, cela représente en moyenne au moins un jour ouvrable par semaine, deux demi-jours par semaine ou une semaine par mois. Cela s’applique aussi bien aux employés à temps plein qu’à temps partiel. 

Cette allocation est considérée comme des frais propres à l’employeur et est totalement exonérée d’impôts et de cotisations sociales jusqu’à un montant de 160,99 €. Les employeurs peuvent également verser 20 € par mois aux employés qui utilisent leur propre connexion internet. De plus, 20 € par mois peuvent également être versés pour l’utilisation d’un ordinateur privé avec périphériques. Si cela concerne uniquement les périphériques (comme un écran, une imprimante, etc.), 10 € par mois peuvent être remboursés. 

L’allocation pour le télétravail est censée couvrir tous les coûts fixes du télétravail, allant de l’espace lui-même (loyer et dépréciation), aux fournitures de bureau, aux charges et autres. Il est possible de rembourser le mobilier de bureau sur la base de documents justificatifs (factures, preuve d’achat), tels qu’une chaise ou une table de bureau, une lampe de bureau, un clavier et une souris, etc. Ces dépenses ne sont éligibles que si l’employeur met également ce matériel à disposition sur le lieu de travail dans des circonstances normales. 

Les Pays-Bas 

Les autorités fiscales néerlandaises vous permettent de verser aux employés une indemnité nette de 2,45 € par jour travaillé à domicile. Cette exemption s’ajoute à la déduction fiscale pour les outils NTIC. 

De plus, vous pouvez rembourser les frais d’abonnement que l’employé engage pour sa connexion internet. Cette allocation peut également être calculée au prorata en fonction du nombre de jours de travail à domicile de l’employé. Si l’employé a un abonnement avec Internet, téléphone et télévision, seule la partie de la connexion internet peut être remboursée. 

De plus, il existe une exemption pour les outils contribuant à la sécurité et à l’ergonomie du lieu de travail. Cela peut être, par exemple, une chaise de bureau ergonomique, des lunettes d’ordinateur ou un repose-pied. 

Aux Pays-Bas, il existe une distinction entre un espace de travail (par exemple un bureau ou un bureau à domicile) et un lieu de travail. Ce dernier doit avoir sa propre entrée et ses propres installations sanitaires, entre autres. L’employeur conclut également un bail commercial avec l’employé, afin qu’il puisse accéder à cet espace. Et l’employé doit effectivement travailler dans ce lieu de travail. Si tel est le cas, alors une évaluation fiscale dite « nulle » s’applique à toutes les installations du lieu de travail, comme un bureau, une photocopieuse, mais aussi des boissons comme le café et le thé : elles ne sont pas considérées comme des éléments de salaire. 

France 

En France, vous pouvez verser une allocation exonérée d’impôt et de cotisations sociales allant jusqu’à 2,70 € pour chaque jour de télétravail, la fameuse « indemnité télétravail ». Pour les employés qui travaillent toujours à domicile, l’allocation mensuelle est de 59,40 € au maximum. Si une convention collective sectorielle ou interprofessionnelle prévoit une allocation forfaitaire, une exemption allant jusqu’à 72,60 € par mois est possible. Chaque jour de travail à domicile doit être soigneusement enregistré, et une indemnité de télétravail ne peut pas être combinée avec des indemnités de déplacement ou des frais de voyage. 

Si les employés utilisent leurs propres appareils NTIC, l’employeur peut rembourser ces coûts (par exemple, appels téléphoniques). La plupart des utilisateurs souscrivent aujourd’hui un abonnement à tarif forfaitaire, ce qui rend difficile la détermination du coût d’un usage professionnel. Dans ce cas, une somme allant jusqu’à 55,20 € par mois peut être remboursée, sauf si l’abonnement coûte moins cher au total. Cependant, vous n’êtes pas autorisé à verser cette allocation si vous payez déjà l’indemnité forfaitaire pour le télétravail, car elle est déjà censée couvrir l’utilisation des ressources NTIC privées. 

En plus de ces montants forfaitaires, il est également possible de rembourser les frais liés au télétravail en fonction de leur valeur réelle. Par exemple, tous les coûts associés à la maison (loyer, services publics) peuvent être remboursés en proportion de la part de l’espace de travail dans la surface totale de la maison. Si l’employé achète du mobilier et des fournitures de bureau au nom de son employeur, mais en reste propriétaire, la moitié de ces coûts peut être remboursée sans impôt. Cependant, cela n’est pas possible si l’employé ne devait pas engager de frais supplémentaires (car il possédait déjà ce matériel). 

Allemagne 

En Allemagne, les autorités fiscales n’autorisent actuellement pas d’indemnités télétravail exonérées. Lorsque les employés utilisent leur propre connexion téléphonique pour effectuer leurs tâches, l’employeur peut rembourser leurs frais engagés. Comme les abonnements ont généralement un tarif forfaitaire, ces coûts sont parfois difficiles à déterminer. Par conséquent, un tarif forfaitaire de 20 % des frais d’abonnement peut être remboursé, jusqu’à un maximum de 20 € par mois. 

L’employeur peut également payer des frais pour l’utilisation d’internet, mais en principe cela n’est pas exonéré d’impôts. L’employeur peut payer lui-même une taxe dite à taux forfaitaire ou Pauschalsteuer de 25 % sur l’allocation. De cette manière, il libère l’employé des impôts et des cotisations à la sécurité sociale sur cette prestation. 

Une politique de télétravail bien pensée au-delà des frontières 

Les allocations pour le télétravail et les NTIC varient considérablement d’un pays à l’autre, tant en termes de montants que de conditions. Pour les employeurs actifs à l’international, une réglementation uniforme n’est donc pas toujours suffisante. 

Souhaitez-vous élaborer une politique internationale de télétravail ou vérifier si vos allocations actuelles respectent les règles fiscales et sociales locales ? Les experts internationaux de Van Havermaet vous aident à adapter correctement et efficacement votre police aux différents pays où opèrent vos employés. N’hésitez pas à nous contacter.